Cerrar protocolo en la bandeja de entrada
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Prerrequisitos
- Acceso al menú Ejecución > Bandeja de entrada (PT005) o Mis tareas > Bandeja de entrada.
- Protocolo previamente despachado.
- Usuario definido como destinatario del protocolo.
Presentación
El cierre del protocolo es la etapa final del proceso de tramitación en SoftExpert Protocolo. Es importante comprender que cerrar la tramitación no es lo mismo que cerrar el protocolo.
- Cuando un protocolo es despachado, se envía a los destinatarios definidos.
- Después del despacho, el protocolo pasa a estar en trámite, es decir, en uso.
- Cada destinatario que recibe el protocolo asume una etapa de la tramitación.
La diferencia entre protocolos físicos y electrónicos influye directamente en el proceso de cierre:
- Protocolo físico: solo puede ser despachado a un destinatario a la vez. Por lo tanto, al recibirlo, ese usuario siempre representará la etapa final y cerrará el protocolo completo.
- Protocolo electrónico: puede ser despachado a múltiples destinatarios en paralelo. En este caso, cada destinatario cierra únicamente su propia etapa, hasta que el último involucrado concluya la tramitación y cierre el protocolo en su totalidad.
Existe también una posibilidad de excepción: si en los parámetros generales del componente Documento está marcada la opción “Permitir cerrar el protocolo antes del cierre de todas las etapas”, el sistema permitirá modificar la forma de cierre, incluso si aún existen etapas pendientes.
Para ilustrar el paso a paso de este artículo, se cerrará el protocolo de solicitud de licencia desarrollado como ejemplo durante el flujo.
Cerrar protocolo
1. Acceda al menú Ejecución > Bandeja de entrada (PT005) o Mis tareas > Bandeja de entrada.
2. Localice y seleccione el protocolo deseado.
3. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
4. En el campo Cerrar, se mostrará una de las siguientes opciones, las cuales podrán ser editadas si el parámetro correspondiente está habilitado:
- Etapa: esta opción se muestra cuando el protocolo electrónico tiene más de un destinatario. Al seleccionarla, el usuario cierra únicamente su etapa de la tramitación y ya no podrá despachar el protocolo a otro destinatario. Este cierre es individual y no interrumpe el flujo completo, permitiendo que los demás destinatarios continúen sus propias etapas hasta la conclusión final.
- Protocolo: esta opción se muestra cuando el protocolo es físico o cuando el usuario representa la última etapa de la tramitación de un protocolo electrónico con múltiples destinatarios. En este caso, el cierre se aplica al protocolo en su totalidad. Al seleccionar esta opción, ningún destinatario podrá despachar nuevamente el protocolo. Después de guardar el cierre, el sistema genera automáticamente la tarea Conocimiento de cierre para todos los usuarios que tengan el permiso correspondiente. Si es necesario, el sistema también permite retramitar un protocolo ya cerrado.
5. El campo Descripción se habilitará si la opción seleccionada es “Protocolo”. En este caso, informe el motivo del cierre de la tramitación del protocolo.
- No es posible cerrar la tramitación de protocolos cuyo recibimiento haya sido reprobado o no confirmado.
- Las opciones del campo Cerrar solo podrán ser editadas si en los parámetros generales del componente Documento está marcada la opción “Permitir cerrar el protocolo antes del cierre de todas las etapas”. De lo contrario, el campo mostrará únicamente la opción correspondiente al tipo de protocolo.
- Si el tipo de protocolo exige firma digital, todos los archivos electrónicos asociados deben estar firmados previamente. En caso contrario, el sistema mostrará un mensaje solicitando la firma antes de concluir el cierre. Haga clic aquí para obtener más detalles sobre cómo firmar digitalmente los archivos.
Conclusión
El cierre del protocolo es una etapa fundamental, ya que define el término oficial de todo el ciclo de tramitación. Es esencial diferenciar correctamente los conceptos:
- Despacho: envío del protocolo.
- Trámite: uso del protocolo.
- Etapa: responsabilidad de cada destinatario.
- Protocolo: proceso completo.
Al cerrar, el sistema registra todas las acciones realizadas, garantizando la trazabilidad. De esta forma, la organización mantiene control sobre los procesos, asegurando que ninguna movimentación se pierda y que todas las responsabilidades queden debidamente registradas.
Una vez cerrada la tramitación, es posible crear un nuevo protocolo, retramitar un protocolo cerrado o registrar el archivado del documento en el componente Archivo Físico.
¡Con esto, el flujo de tramitación del protocolo llega a su fin!