Configurar arquivo eletrônico na categoria
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Pré-requisitos
- Acesso ao menu Configuração > Documento > Categoria (DC043).
- Categoria com os dados gerais configurados.
Apresentação
Na categoria, devem ser configurados os parâmetros relacionados aos arquivos eletrônicos.
Assim, o usuário pode determinar a forma com que deseja que os arquivos eletrônicos dos documentos de determinada categoria se comportem.
Por exemplo, o usuário pode definir que os documentos de uma determinada categoria tenham marca d'água em seus arquivos eletrônicos e que eles sejam convertidos para PDF assim que forem associados.
Configurar arquivo eletrônico
1. Acesse o menu Configuração > Categoria (DC043).
2. Selecione a categoria na qual deseja configurar os parâmetros de arquivo eletrônico.
3. Clique no botão 
.
4. Acesse a aba Arquivo eletrônico.
5. Configure os parâmetros da seção Geral:
| Exportação de metadados |
Durante a visualização dos arquivos eletrônicos, será permitido realizar a exportação dos dados do documento para utilização como docvariable. Para isso, no campo Configuração, selecione a configuração de exportação de metadados desejada. |
| Marca d'água |
Os arquivos eletrônicos dos documentos desta categoria terão marca d'água. No campo Configuração, selecione a configuração de marca d'água que será aplicada aos arquivos eletrônicos. |
| Tipo de arquivo |
Defina o tipo de arquivo eletrônico que poderá ser associado aos documentos da categoria:
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| Permitir alterar a estrutura do container | Na aba Arquivo eletrônico do documento, serão habilitadas as opções de incluir, excluir e editar os itens da estrutura do container de arquivos complexos. |
| Exigir a existência de arquivo eletrônico | Não será possível homologar o documento com sucesso se ele não contiver ao menos um arquivo eletrônico associado. |
| Permitir que usuários com a permissão de imprimir possam editar o arquivo eletrônico | Será possível preencher os campos do documento antes de imprimi-lo, sem ser necessário gerar uma nova revisão do documento ou baixá-lo no computador. |
| Publicar arquivos em PDF |
Os arquivos eletrônicos dos documentos da categoria serão convertidos para PDF assim que forem associados ou homologados. Se a categoria já tiver documentos cadastrados (que não foram convertidos para PDF), eles serão adicionados na fila de conversão. Quando o documento estiver associado a um treinamento, o respectivo arquivo eletrônico será convertido para PDF quando o treinamento iniciar, após revisão aprovada. A conversão ocorrerá mesmo que a configuração do parâmetro geral permita editar o documento na etapa de homologação, pois o arquivo será associado ao treinamento e não deverá mais sofrer alterações. Marque uma das seguintes opções para definir a configuração das extensões que serão convertidas:
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| Configuração da assinatura digital | Selecione a configuração da assinatura digital que deseja aplicar aos documentos desta categoria. |
6. Se a categoria possuir controle de revisão, configure a seção Arquivamento da seguinte maneira, estabelecendo como serão arquivados os arquivos eletrônicos do documento. Para cada uma das possíveis situações dos arquivos eletrônicos (corrente, em revisão e obsoletos), configure as seguintes opções:
| Banco de dados | Selecione esta opção para que, durante a etapa em questão, os arquivos eletrônicos dos documentos desta categoria sejam armazenados em banco de dados. Com isso, os arquivos serão salvos sempre de forma comprimida. Em ambientes com PostgreSQL, não será possível armazenar arquivos com 30 MB ou mais. Neste caso, recomendamos que seja selecionada a opção de diretório controlado e realizadas as devidas configurações. |
| Diretório controlado |
Selecione esta opção para que, durante a etapa em questão, os arquivos eletrônicos dos documentos desta categoria sejam armazenados em diretórios controlados. Neste momento, os seguintes campos ficarão habilitados:
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| Exclusão de arquivo eletrônico | As opções para remover os arquivos eletrônicos dos documentos desta categoria não estarão disponíveis para utilização durante a etapa em questão. |
| Inclusão de arquivo eletrônico | As opções para incluir arquivos eletrônicos nos documentos desta categoria não estarão disponíveis para utilização durante a etapa em questão. |
7. Se a categoria não possuir controle de revisão, configure a seção Arquivamento da seguinte maneira, estabelecendo como serão arquivados os arquivos eletrônicos do documento na etapa Corrente:
| Tabela de temporalidade | Selecione a tabela de temporalidade que controlará o armazenamento dos arquivos eletrônicos dos documentos. Utilize os demais botões ao lado do campo para incluir uma nova tabela de temporalidade, associá-la à categoria e limpar o campo. |
| Exclusão de arquivo eletrônico | As opções para remover os arquivos eletrônicos dos documentos desta categoria não estarão disponíveis para utilização. |
| Inclusão de arquivo eletrônico | As opções para incluir arquivos eletrônicos nos documentos desta categoria não estarão disponíveis para utilização. |
8. A seção Modelo somente estará disponível se o tipo de arquivo configurado não for "Complexo". Nela, são incluídos os arquivos modelos que poderão ser utilizados na elaboração das revisões dos documentos da categoria:
- Clique no botão
para associar um arquivo modelo à categoria. Na tela que será aberta, localize, selecione o arquivo modelo desejado e salve a seleção. - Utilize a coluna Padrão da lista de registros para marcar o arquivo modelo desejado como padrão.
- Marque a opção Usar o título do documento como nome dos arquivos gerados a partir do modelo para que o título dos arquivos seja o mesmo título do documento ao criar documentos com arquivos modelos. Com a opção desmarcada, o título dos arquivos continuará sendo o mesmo do arquivo modelo.
9. Na seção Formulário, defina o formulário que será utilizado nos documentos da categoria:
- No campo apresentado, selecione o formulário desejado. Somente estarão disponíveis para seleção os formulários cuja entidade estiver liberada e os quais o usuário conectado tem a permissão "Listar" habilitada.
- Marque a opção Bloquear geração de arquivo eletrônico a partir do formulário para não ser gerado o arquivo eletrônico do formulário. Com a opção desmarcada, será gerado um arquivo eletrônico para o formulário normalmente.
10. Após configurar os parâmetros desejados, clique em 
.
- Na seção Modelo, um arquivo modelo composto de um documento controlado com tipo de arquivo eletrônico Múltiplo não deve ser associado a uma categoria de documento com tipo de arquivo eletrônico Simples.
- Para que o recurso da seção Formulário funcione corretamente, é necessário que o SoftExpert Formulário faça parte das soluções adquiridas pela organização.
Conclusão
Desta forma, os parâmetros relacionados aos arquivos eletrônicos dos documentos da categoria foram configurados com sucesso!