Configurar gestión en la actividad
Prerrequisitos
- Acceso al menú Proceso (PM063).
- Proceso registrado y modelado.
- Actividad del usuario, actividad del sistema o decisión incluida en el diagrama de flujo del proceso.
Introducción
La configuración de la gestión permite definir quién será el gestor de la instancia cuando la actividad o la decisión esté en ejecución.
Vea cómo realizar las configuraciones:
Configurar gestión
1. En la pantalla de datos de la actividad o decisión, haga clic en Configuraciones > Gestión.
2. Marque y configure las opciones deseadas:
Definir gestor de la instancia
Si se marca esta opción, cuando se habilite la ejecución de la actividad, el gestor de la instancia será actualizado, según una de las siguientes opciones:
- Grupo: los gestores de la instancia serán los miembros de un determinado grupo. Para eso, seleccione el grupo deseado en el respectivo campo.
- Usuario: el gestor de la instancia será un usuario específico. Para eso, seleccione el usuario deseado en el respectivo campo.
- Función: los gestores de la instancia serán los usuarios que ejercen una determinada función de la organización. Para eso, seleccione la función deseada en el respectivo campo.
-
Área: los gestores de la instancia serán los usuarios de una determinada área de la organización. Para eso, seleccione el área deseada en el respectivo campo.
En este caso, también será posible definir si el gestor de la instancia será restringido a un grupo o a una función. Para eso, marque el campo Restringido y seleccione una de las opciones. - Definido en la instancia: el gestor de la instancia será definido durante la ejecución de la instancia en SoftExpert Workflow. En este caso, estarán disponibles las siguientes opciones: Iniciador del proceso, Líder del iniciador del proceso, Ejecutor de esta actividad, Ejecutor de la actividad específica o Líder del ejecutor de la actividad específica.
Definir dinámicamente el gestor de la instancia
Si se marca esta opción, cuando se habilite la ejecución de la actividad, el gestor de la instancia será definido dinámicamente por el sistema, según una de las siguientes opciones:
| Matriz de responsabilidad |
El gestor de la instancia será definido por medio de una matriz de responsabilidad. Una matriz de responsabilidad relaciona un atributo y sus valores con un gestor (usuario o rol funcional). Esto permite que, para cada instancia, cuando se habilita la ejecución de la actividad, la gestión de la instancia sea asignada a un usuario o rol funcional diferente, según el valor que ha sido llenado en el atributo. La actividad/decisión debe estar configurada con el mismo atributo de la matriz de responsabilidad que se utilizará en este campo. |
| Atributo |
El gestor de la instancia será definido por medio del valor llenado en un determinado atributo. Por ello, seleccione el atributo deseado, sea un atributo externo, lista de valores o cualquier otro atributo en que el usuario deberá seleccionar/ingresar su valor. A continuación, en el campo Atributo contiene, defina si la información del atributo será el nombre del usuario, la matrícula del usuario o el login del usuario. También será posible configurar si el valor del atributo define al gestor o si el líder de usuario informado en el atributo define al gestor. En la ejecución de la actividad, el valor ingresado para el nombre, el login o la matrícula del usuario que ejecutará la actividad debe estar exactamente igual al registro del usuario en SoftExpert Administración. |
| Fórmula |
Si se selecciona esta opción, el gestor de instancias se definirá utilizando la fórmula seleccionada en este campo. Haga clic en el botón La función MODIFICARGESTOR permite que el gestor sea: Usuario, Área, Área/Función, Grupo, Iniciador del proceso, Líder del iniciador del proceso, Ejecutor de la actividad específica, Líder del ejecutor de actividad específica, Ejecutor de esta actividad y Atributo. Vea a continuación un ejemplo de fórmula para definir el gestor de la instancia (ejecutor de esta actividad): devuelve MODIFICARGESTOR('Ejecutor de esta actividad';'';'') |
e informe la fórmula deseada.3. Si no se marca ninguna de las opciones anteriores, el gestor de la instancia será el gestor definido en el menú Datos generales > Gestión de la pantalla de datos del proceso.
4. Una vez configurada la gestión de la actividad o decisión, haga clic en Guardar y salir.
Conclusión
¡De esta manera, se ha configurado la gestión con éxito!