Editar os dados da atividade durante a execução
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Pré-requisitos
- Workflow inicializado.
- Acesso ao menu Minhas tarefas > Workflow > Execução de atividade.
Apresentação
Durante a execução da atividade da instância, é possível realizar diversas edições na tela de dados da atividade.
Para saber como iniciar a execução da atividade e acessar sua tela de dados, consulte o artigo Executar atividade.
Veja como a tela de execução é dividida e quais dados podem ser editados:
A — Nesta área, são apresentadas as informações sobre a execução da atividade, como: iniciador, solicitante, prioridade, prazo e descrição.
B — O painel Navegação permite acessar as diversas seções que poderão estar configuradas na atividade. Este painel não será exibido se, nos dados da atividade (Configurações > Formulário), tiver sido marcada a opção Mostrar somente o formulário na execução da atividade.
C — Nesta área, são apresentadas as informações referentes à aba selecionada no painel Navegação.
D — Nesta área, são apresentadas algumas seções que foram configuradas para a atividade durante a modelagem do processo. Poderão estar disponíveis para preenchimento: formulários, atributos, requerimentos, checklist, subatividades, entre outros.
E — Nesta área, serão apresentadas as associações que poderão ser realizadas na atividade. As associações apresentadas dependem da configuração realizada na atividade (Configurações > Associação) e da disponibilidade dos componentes relacionados na licença de acesso.
A imagem acima é meramente ilustrativa e tem por objetivo exemplificar as seções e campos que poderão ser apresentados na tela de execução e no painel Navegação. As informações irão variar de acordo com as configurações realizadas durante o cadastro e modelagem do processo.
Dados da atividade
Informações sobre a execução da atividade
No painel da área destacada (A), estão disponíveis as informações sobre a execução da atividade. Estão disponíveis as seguintes informações/configurações:
- Iniciador: Neste campo, são exibidos o nome e a foto do usuário que inicializou o processo. Clique sobre o nome ou foto do iniciador do workflow ao qual pertence a atividade para visualizar seus dados.
- Solicitante: Esta opção permite informar o solicitante da atividade.
- Informar prioridade: Esta opção permite indicar a prioridade da atividade.
- Prazo da atividade: Esta opção indica se a atividade possui um prazo e, caso possua, informa se está em dia ou atrasada.
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Descrição: Se, durante a inicialização do workflow, a descrição foi informada, ela será apresentada neste campo. Caso contrário, clique no botão
para informar ou alterar a descrição do workflow.
• Para que o executor da atividade possa informar ou alterar o solicitante e a prioridade, é necessário que as opções Permitir alterar solicitante e Permitir alterar prioridade tenham sido marcadas nas configurações da atividade (Configurações > Instância), durante a modelagem do processo.
• Para mais detalhes sobre como informar solicitante, informar prioridade e alterar o prazo da atividade, acesse o artigo Gerenciar workflows.
• O prazo de uma atividade é definido por meio do preenchimento do campo Duração da tela de dados da atividade, no momento da modelagem do processo. Com isso, o sistema calcula o prazo baseado no calendário padrão utilizado pelo processo. Saiba como Alterar o prazo das atividades.
• Para que o executor possa informar ou alterar a descrição, é necessário que a opção Permitir alterar a descrição tenha sido marcada na configuração da atividade (Configurações > Instância) que está em execução.
Detalhes da atividade
Ao selecionar o item "pai" da área que corresponde aos dados da atividade (D), serão exibidas as descrições e documentos do processo do workflow e da respectiva atividade que está em execução:
Descrição do processo: Apresenta a descrição informada nos dados do processo. Esta descrição pode, por exemplo, conter informações sobre o uso do processo na organização.
Descrição da atividade: Apresenta a descrição informada nos dados da atividade durante a modelagem do processo. Esta descrição pode, por exemplo, conter informações sobre o que deve ser feito durante a execução da atividade, ou o que se espera alcançar com a execução da atividade.
Documento do processo: Exibe os documentos associados aos dados do processo (Documentação > Documento). Estes documentos poderão ser utilizados como documentos normativos, ou seja, servem como modelo para possíveis consultas. Para isso, utilize os botões da barra de ferramentas lateral de cada campo para visualizar o arquivo eletrônico ou os dados do documento.
Documento da atividade: Exibe os documentos associados aos dados da atividade (Documentação > Documento). Estes documentos poderão ser utilizados como documentos normativos, ou seja, servem como modelo para possíveis consultas. Para isso, utilize os botões da barra de ferramentas lateral de cada campo para visualizar o arquivo eletrônico ou os dados do documento.
No menu Configuração > Parâmetros gerais (WF019), é possível parametrizar opções relacionadas a associação de documentos. Ao marcar a opção Permitir ao executor desassociar documentos associados por outro usuário na execução de atividade, o usuário executor da atividade do workflow pode desassociar documentos associados por outros usuários.
Preencher formulário
A seção de formulários somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações > Formulário), for associado um formulário. Sendo assim, se a atividade tiver sido configurada com um formulário, então o primeiro item apresentado na seção B corresponde ao formulário da atividade.
Por padrão, quando houver um formulário associado, ele estará selecionado pelo sistema e poderá estar habilitado para preenchimento ou apenas para visualização, de acordo a configuração realizada no momento de sua associação à atividade. Se a opção Mostrar somente o formulário na execução da atividade estiver marcada na atividade, a execução da atividade resume-se apenas ao preenchimento do formulário, ou seja, não haverá atributos ou checklists para serem preenchidos durante a execução.
No caso de um processo com alguma automação, será apresentado um novo botão na barra de ferramentas (Ribbon) para que seja possível associar o objeto requerido, como, por exemplo, "Documento da revisão".
Quando estiver habilitado, o preenchimento do formulário irá variar de acordo com a modelagem dele. Sendo assim, preencha todos os campos que forem requeridos (
).
Dependendo das configurações realizadas na ação da atividade, no momento da modelagem do processo, o formulário somente será salvo com sucesso se obedecer à regra configurada.
Atributo
A seção Atributo somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações > Atributo), forem associados um ou mais atributos. Sendo assim, informe o valor dos atributos que complementam a atividade.
Aqueles que forem requeridos devem ter, obrigatoriamente, seus valores preenchidos. Já os atributos bloqueados serão preenchidos pelo sistema com o valor padrão definido no momento de sua associação à atividade do processo que está sendo executada. Lembre-se que a forma de preencher um atributo varia de acordo com as configurações estabelecidas no momento de seu cadastro (SoftExpert Processo).
Saiba mais detalhes sobre o que são os atributos e como preenchê-los clicando aqui.
No menu Configuração > Parâmetros gerais (WF019), é possível marcar a opção Copiar valores dos atributos do perfil do colaborador para a instância para que os valores dos atributos do perfil do colaborador sejam replicados para a instância do processo. Para isso, os atributos que devem ser preenchidos na instância precisam estar associados ao processo e ao perfil do colaborador. Caso nenhum valor esteja preenchido no atributo do perfil, nenhum valor será copiado para a instância.
Checklist
A seção Checklist somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações > Checklist), for associado um checklist.
Nesta seção, será apresentada uma lista de perguntas que auxiliará o responsável a realizar a execução da atividade devidamente.
Saiba mais sobre as configurações e o preenchimento dos checklists clicando aqui.
Requerimentos
A seção Requerimento somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações > Requerimento), for associado um requerimento.
Nesta seção, são apresentados os requerimentos configurados para a atividade, aos quais poderão ser associados documentos ou anexos, de acordo com a configuração definida no momento de seu registro. Para isso, preencha os campos apresentados na coluna Anexo/Documento.
É importante ressaltar que, ao clicar no botão 
, somente estarão disponíveis para seleção os anexos e documentos que foram previamente associados à atividade. Utilize os demais botões desta coluna se for necessário incluir um novo documento/anexo ou visualizar ou limpar o documento/anexo selecionado.
Subatividade
A seção Subatividade somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações > Instância), tiver sido marcada a opção Permitir criar subatividades.
Nesta seção, será possível incluir atividades complementares para serem realizadas durante a execução do workflow. Além da subatividade do próprio workflow, o sistema permite a criação ou associação de atividades do SoftExpert Kanban, desde que este faça parte das soluções adquiridas pela organização.
Os seguintes botões estarão disponíveis:
Todas as atividades: Permite filtrar as atividades já associadas do kanban ou do processo ou então exibir todas as atividades.
Associar: Permite associar atividades já cadastradas no SoftExpert Kanban. Após clicar no botão, selecione as atividades desejadas e clique no botão Salvar e fechar.
Criar: Selecione uma das opções disponíveis e preencha as informações correspondentes:
- Atividade: Permite criar uma atividade de processo.
- Atividade de kanban: Permite criar uma atividade de kanban.
Caso queira desassociar alguma atividade, clique no botão 
no canto superior do card.
Marque a opção Esperar a execução das subatividades para executar a atividade atual para definir que as subatividades devem ser executadas antes da atividade de processo que está em execução.
• A subatividade deve ser executada de forma semelhante à atividade de processo, ou seja, ela será apresentada na lista de registros pendentes do menu de execução. Após preencher os campos necessários de sua tela de dados, basta clicar no botão Executar da seção Ações.
• A subatividade não será apresentada no fluxograma do processo, apenas será identificada por meio de um ícone no elemento que representa a atividade de processo à qual ela pertence.
Formulário de arquivo
A seção Formulário de arquivo somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações > Formulário de arquivo), for associado um formulário de arquivo.
Nesta seção, são apresentados os formulários de arquivo que foram associados à atividade no momento da modelagem do processo. Utilize os botões da barra de ferramentas lateral conforme necessário:
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Clique neste botão para visualizar e/ou editar o arquivo eletrônico do formulário selecionado na lista de registros. Lembre-se que somente será possível editar o arquivo se a coluna Somente leitura não tiver sido marcada na tela de dados da atividade no momento da modelagem do processo. |
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Após visualizar o arquivo eletrônico e realizar as alterações necessárias, clique neste botão para homologá-lo. Selecione o registro desejado antes de clicar no botão. |
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Clique neste botão para visualizar a tela de dados do formulário de arquivo selecionado na lista de registros. |
Tarefas
A seção Tarefa somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações > Tarefa), for associada uma tarefa.
Nesta seção, são apresentadas as tarefas que devem ser realizadas durante a execução da atividade. Para indicar que uma tarefa foi executada, clique no botão da barra de ferramentas lateral e preencha os seguintes campos da tela que será apresentada:
O campo Tarefa é preenchido pelo sistema com o nome da tarefa que está sendo executada.
Na aba Geral, estão disponíveis os seguintes campos referentes à execução da atividade:
Responsável pela execução: Marque a opção correspondente e preencha os campos que ficarão habilitados:
- Área: Selecione a área cujos usuários são os responsáveis pela execução da tarefa.
- Função: Selecione a função exercida pelos usuários que são responsáveis pela execução da tarefa.
- Área/Função: Selecione, nos respectivos campos, a área e a função dos usuários responsáveis pela execução da tarefa.
- Usuário: Selecione o usuário responsável pela execução da tarefa.
- Outro: Informe o responsável pela execução da tarefa.
Realizado: Informe, nos seguintes campos, o quanto da tarefa já foi executado:
- Início: Este campo é preenchido com a data atual, porém, é possível editá-la. Neste caso, selecione a data na qual a execução da tarefa teve início.
- Término: Selecione a data do término da execução da tarefa.
- Duração real: Informe o tempo real de execução da tarefa.
- Duração prevista: Este campo é preenchido com o tempo previsto para execução da tarefa, definido no SoftExpert Processo.
Utilize a aba Comentário para registrar informações relevantes sobre a execução da tarefa.
Após preencher os campos, clique no botão 
.
Objeto da revisão
A seção Objeto da revisão somente será apresentada se o workflow for referente à revisão de objetos. O nome desta seção varia de acordo com o objeto que está sendo revisado. Por exemplo: Documento da revisão, Item da revisão, Ativo da revisão etc.
Nesta seção, são apresentados os objetos que estão passando por revisão via workflow. Utilize os botões da barra de ferramentas lateral para realizar as operações desejadas. Note que os botões disponíveis variam de acordo com o tipo do objeto e da situação da revisão. Para obter mais informações, consulte a documentação específica do componente ao qual o objeto que está sendo revisado pertence.
Observação
Na seção Observação, devem ser registradas informações referentes à execução da atividade. O preenchimento deste campo será obrigatório caso o executor da atividade deseje delegar a atividade para outro usuário ou retornar o fluxo para a execução da atividade anterior à atividade.
Este campo também poderá ser obrigatório se a ação a ser executada estiver configurada com o preenchimento obrigatório do item Observação.
Questionário
A seção Questionário será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações > Questionário), tiver sido selecionado um modelo de questionário.
Nesta seção, será apresentado, em modo de execução, o questionário que foi criado a partir do modelo associado ao processo do workflow. O questionário poderá ser respondido tanto na tela de execução de atividade quanto pela tarefa Responder questionário do SoftExpert Questionário.
Consulte a documentação do componente Questionário para mais informações sobre a resposta do questionário.
Se houver alguma equipe de preenchimento definida no modelo de questionário, o questionário apresentado na atividade somente poderá ser respondido pelos membros dessa equipe, ou seja, o questionário não ficará habilitado para preenchimento pelo executor da atividade do workflow.
Anexo
Através da seção Anexo, é possível incluir anexos relacionados à atividade que está sendo executada. A seção Anexo poderá ser apresentada no Formulário da atividade se o container de anexos estiver modelado no formulário. Caso contrário, esta seção será exibida no painel Navegação.
Na parte superior desta seção, é possível selecionar as seguintes opções:
| Todos os níveis | Apresenta, na lista de registros, os anexos incluídos durante a execução das atividades de qualquer nível do workflow. |
| Instância corrente | Apresenta, na lista de registros, os anexos incluídos durante a execução de todas as atividades do workflow. |
| Atividade em execução | Apresenta, na lista de registros, apenas os anexos incluídos durante a execução da atividade. |
• Se a atividade possuir múltiplos executores, um anexo somente poderá ser editado/excluído pelo usuário que o incluiu e somente durante a execução da atividade.
• Se a atividade NÃO possuir múltiplos executores, um anexo poderá ser editado/excluído durante a execução da atividade, independentemente de quem o incluiu.
Para obter mais detalhes sobre como associar anexos, clique aqui.
Histórico
Através da seção Histórico, localizada no painel Navegação, é possível visualizar os principais eventos ocorridos durante a execução do workflow até a data atual. Ao marcar a opção Exibir histórico completo, todos os eventos ocorridos até a data atual serão apresentados com detalhes.
No menu Configuração > Parâmetros gerais (WF019), no campo Gravar no histórico do workflow, é possível definir detalhadamente quais eventos serão inseridos no histórico de um workflow. O nível de detalhe do histórico pode ser:
- Histórico resumido: Apenas os eventos mais importantes do workflow serão apresentados no histórico.
- Histórico completo (Consome mais espaço na base de dados): Todos os eventos realizados no workflow serão apresentados no histórico. Esta opção, apesar de mais detalhada, consome maior espaço na base de dados.
- Histórico personalizado: Ao selecionar esta opção, o usuário poderá marcar os eventos que deseja na seção Configurações de eventos do histórico dos parâmetros gerais.
Para inserir um comentário, clique no botão Comentar apresentado abaixo de cada evento ocorrido na instância. Também é possível inserir comentários clicando no botão Comentário no painel de botões da instância.
Na tela que será apresentada, registre o comentário desejado. O comentário realizado será apresentado na linha do tempo ou hierarquicamente abaixo do evento comentado. É possível editar o comentário ou eliminá-lo, por meio dos botões Alterar e Excluir do evento do comentário.
• Se a atividade possuir múltiplos executores, um comentário somente poderá ser editado/excluído pelo usuário que o incluiu e somente durante a execução da atividade.
• Se a atividade NÃO possuir múltiplos executores, um comentário poderá ser editado/excluído durante a execução da atividade, independente de quem o incluiu.
• O sistema inclui um evento no histórico ao editar/excluir um comentário.
• Ao realizar um comentário durante a execução, uma notificação no e-mail poderá disparar se o processo estiver devidamente configurado. Para mais detalhes, acesse o artigo Configurar notificações no processo.
Fluxograma
Por meio da seção Fluxograma, é possível visualizar o fluxograma do processo instanciado, permitindo acompanhar em qual ponto do fluxo está ocorrendo a execução da atividade.
Passe o mouse sobre os elementos do fluxograma (atividades, subprocessos, decisões etc.) para visualizar seus dados (situação, data de início, executor etc.).
Consulte a documentação específica do componente Processo para obter mais informações sobre fluxogramas de processos.
Segurança
Se, nos dados da segurança do processo, a opção Permitir ao iniciador alterar permissões de consulta da instância estiver marcada, a aba Segurança será apresentada ao iniciador do processo.
Por meio desta aba, durante a execução de qualquer atividade sob a responsabilidade do iniciador, ele poderá definir os usuários que poderão ou não visualizar a instância em questão. Para isso, os seguintes botões devem ser utilizados:
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Clique neste botão para incluir uma nova permissão de visualização ao workflow em questão. É importante ressaltar que o iniciador somente poderá atribuir o controle Visualizar para o novo controle de acesso. |
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Clique neste botão para editar uma das permissões de visualização do workflow em questão. |
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Clique neste botão para remover uma das permissões de visualização ao workflow em questão. Selecione o registro desejado antes de clicar neste botão. |
Conclusão
Assim, os dados da atividade estarão devidamente configurados!
Para mais informações sobre as associações com itens de outros componente do sistema, consulte o artigo Associar itens nos dados da atividade.