Assinar documento via DocuSign
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Pré-requisitos
- Documento que tenha a categoria com uma configuração de assinatura associada.
- O usuário deve pertencer à lista de segurança do documento, configurada na aba Segurança > Documento da categoria, com o controle "Assinar" permitido.
- Possuir conta do DocuSign.
- Acesso ao menu Cadastro > Documento (DC003).
Apresentação
As assinaturas eletrônicas diferem das assinaturas digitais, pois necessitam da integração com plataformas externas ao SoftExpert Documento. O procedimento inicial, no entanto, é basicamente o mesmo em relação à assinatura digital.
Para assinar os arquivos eletrônicos de um documento, é necessário que ele tenha uma configuração de assinatura eletrônica associada em sua categoria.
Veja, a seguir, o passo a passo para assinar um documento via DocuSign:
Assinar documento via DocuSign
1. Acesse o menu Cadastro > Documento (DC003).
2. Selecione um arquivo na lista de registros da tela principal.
3. Na barra de ferramentas, expanda a opção Mais e clique em Assinar arquivo eletrônico. Se o documento conter múltiplos arquivos eletrônicos, será necessário confirmar a seleção dos arquivos que deseja assinar.
4. Na tela que será aberta, preencha os campos descritos abaixo:
| Modelo | Se foi selecionado um modelo na categoria do documento que está sendo assinado, será apresentado aqui. Se o tipo de modelo for Fixo, não será possível editá-lo. Caso for Variável, será possível. Os modelos disponíveis serão os configurados no DocuSign no menu "Modelo". Consulte a documentação específica do DocuSign para obter mais informações. |
| Definir ordem de envio | Marque esta opção para definir uma ordem de assinatura do arquivo. Dessa forma, o DocuSign notificará os assinantes em ordem numérica até todos assinarem. |
| Assinatura | Informe nome e e-mail do assinante. Selecione a opção Adicionar novo signatário, na parte inferior da tela, para adicionar um novo assinante. |
5. Clique em Próximo.
6. Em seguida, informe o assunto e o texto da mensagem que será enviada aos assinantes.
7. Na parte inferior da tela, selecione o botão Enviar agora para que o documento seja enviado para o DocuSign e ele notifique os assinantes da necessidade de assinar o documento. Ainda na parte inferior da tela, será possível selecionar a opção Editar no DocuSign para que, no sistema do DocuSign, seja definido o local das assinaturas e rubricas, caso a opção Permitir informar local das assinaturas e rubricas tenha sido marcada na configuração da assinatura.
Ao fim da assinatura, clique sobre o ícone verde da coluna AD para visualizar os dados da assinatura no arquivo eletrônico na lista de registro da tela principal.
Por meio da coluna AD também é possível visualizar a situação da assinatura do arquivo eletrônico. Posicione o mouse sobre o ícone para identificar o que ele representa.
Conclusão
A assinatura eletrônica do documento via DocuSign foi concluída. Desta forma, é possível garantir maior integridade e autenticidade nos seus documentos.