Configurar importación de e-mails en SoftExpert Workflow
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Prerrequisito
- Acceso al menú SoftExpert Workflow > Configuración > Importación de e-mail (WF015).
Introducción
SoftExpert Suite permite configurar la captura de e-mails enviados a una determinada cuenta, con sus respectivos adjuntos, e inicializar workflows a partir de ellos.
Vea cómo configurar la importación de e-mails:
Configurar importación de e-mails
1. Acceda al menú SoftExpert Workflow > Configuración > Importación de e-mail (WF015).
2. Haga clic en el botón 
.
3. Informe un identificador y un nombre para la programación.
4. Siga los pasos del vídeo a continuación para configurar las informaciones:
Aunque existen algunas diferencias, las configuraciones para importar correos electrónicos es similar a las configuraciones para otras programaciones del sistema. En el siguiente vídeo, aprenderá a configurar una programación, cuyos pasos mostrados se pueden replicar en la pestaña General y en la pestaña Notificado, al crear una importación de e-mail en el menú SoftExpert Workflow > Configuración > Importación de e-mail (WF015).
Configuraciones de frecuencia y recurrencia
General
Frecuencia: seleccione la frecuencia con la que se ejecutará la programación:
- Sin recurrencia: la programación se ejecutará una sola vez; es decir, no habrá repetición.
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Hora(s)/Minuto(s): la programación se ejecutará en intervalos de horas o minutos. Introduzca el intervalo deseado en el campo cada __ hh:mm. Por ejemplo: cada 01:15, cada 00:30, cada 03:00, etc.
No será posible seleccionar un tiempo inferior a 15 para la programación.
- Diario: la programación se ejecutará en intervalos de días. Introduzca el intervalo deseado en el campo cada __ día(s). Por ejemplo: cada 2 días, cada 5 días, etc.
- Semanal: la programación se ejecutará durante días específicos de la semana. En el campo Días de la semana, marque los días en los que se debe ejecutar la programación. Por ejemplo: todos los lunes, miércoles y viernes.
- Mensual: la programación se ejecutará en determinados meses del año. En el campo Meses, marque los meses deseados en los que se debe ejecutar la programación. Por ejemplo: marzo, junio, septiembre y noviembre.
Fin de la recurrencia: seleccione el modo en que finalizará la recurrencia de la ejecución de la programación:
- Sin fecha de fin: la recurrencia de la ejecución de la programación no tendrá un fin definido.
- Termina después de: la ejecución de la programación finaliza tras un determinado número de ocurrencias. Introduzca, en el campo Ocurrencias, la cantidad de ocurrencias límites de las ejecuciones de la programación.
- Finaliza el: la ejecución de la programación finaliza en una fecha determinada. Seleccione, en el campo Fecha, el día, mes y año en que finalizará la ejecución de la programación.
Si la opción Excluir al finalizar programación no está marcada, el registro de la programación no será eliminado después de terminar su ejecución, y aparecerá en la lista de registros.
5. En la pestaña Configuración, complete los siguientes campos:
Servidor de e-mail
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Protocolo: seleccione el protocolo que será utilizado por el servidor.
El protocolo IMAP es el más recomendado porque permite mantener los mensajes en el servidor, simplemente marcándolos como leídos.
El protocolo POP3 es un protocolo antiguo que, por defecto, borra el mensaje una vez leído.
SoftExpert Suite no admite el uso de la autenticación oAuth 2.0 (obligatoria para las cuentas de correo electrónico de Microsoft y Google) con el protocolo POP3.
- Dirección del servidor: introduzca la dirección del servidor.
- Puerto: introduzca el puerto del servidor.
- Usuario/Contraseña (visible con autenticación básica): introduzca el usuario y la contraseña de la cuenta que tendrá los e-mails capturados. Utilice el botón Probar conexión para verificar la conexión con el servidor.
- Client ID: informe el código de identificación de la aplicación en el servidor de correo en el que se configura la autenticación oAuth 2.0.
- Secret ID: informe el valor de la credencial para acceder al buzón de la cuenta de correo electrónico. Este valor solo puede verse en el portal del servidor cuando se crea la credencial.
- Usuario: informe la cuenta de e-mail que será monitoreada (debe incluir el dominio).
- Access Token: informe el código de autorización utilizado para realizar la autenticación de la cuenta de correo electrónico. Para generarlo, haga clic en el botón Generar nuevo token para abrir una ventana de inicio de sesión de Microsoft o Google. Este token tiene un límite de tiempo y solo se puede usar una vez.
- Desactivar búsqueda parcial de contenido MIME: marque esta opción para que no se utilice el recurso de recuperación parcial de un contenido de e-mail del tipo MIME.
Durante la configuración de oAuth 2.0 en el portal de Microsoft o Google, deberá informar la dirección URL que recibirá el valor del Access Token. Esta dirección deberá ser: “https://{CONTEXTO_SUITE}/se/workflow/gn_scheduling/inbox_processor/oauth_token.php”
El "CONTEXTO_SUITE" debe ser reemplazado por la dirección del servidor donde se encuentra SoftExpert Suite.
Por ejemplo: "sesuite.softexpert.com"
No se permitirá utilizar los mismos datos de la configuración de la bandeja de entrada (Servidor y Usuario) en más de una programación activa. Solo será posible repetir los datos de una programación inactiva.
Reglas
Configure las operaciones que serán ejecutadas por la programación de importación de e-mail.
a) En la sección Reglas, haga clic en el botón de la barra de herramientas lateral.
b) En la pantalla que se abrirá, informe un nombre para la regla.
El campo Secuencia se llenará automáticamente con el orden de registro de la regla; sin embargo, cuando haya otras reglas ya configuradas, esta secuencia se puede cambiar.
La secuencia define el orden en que se procesarán las reglas. Si hay dos o más reglas, la segunda regla solo se procesará si la primera falla, la tercera regla solo se procesará si la segunda falla, y así sucesivamente. En otras palabras, en cuanto se encuentre una regla que cumpla las condiciones para aceptar el e-mail, el sistema la ejecutará e ignorará todas las reglas siguientes.
El procesamiento de las reglas solo finalizará cuando una regla no haya fallado (y se haya ejecutado), o hasta que no haya más reglas que procesar.
Se recomienda que las reglas más complejas, como ejecutar una actividad, o las reglas con condiciones muy específicas sean las primeras reglas que se procesen (valor secuencial inferior), mientras que las reglas más fáciles de pasar sean las últimas de la secuencia.
c) En la pestaña General, complete los siguientes campos:
Tipo de ejecución
Seleccione la operación que será ejecutada con la regla:
- Instanciar proceso: seleccione esta opción para que la regla ejecute la inicialización del objeto configurado en la programación.
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Incluir historial: seleccione esta opción para que la regla incluya un registro en el historial del objeto configurado en la programación.
Para aceptar las reglas configuradas con esta acción, el asunto del mensaje de e-mail debe contener el identificador de la instancia entre los caracteres "<<" y ">>". Por ejemplo: Aprobación del llamado <<000011>> según lo acordado. -
Ejecutar actividad: seleccione esta opción para que la regla ejecute una acción de una actividad del objeto configurado en la programación. A continuación, seleccione la actividad que se ejecutará en el campo Actividad de ejecución y, en el campo Acción a ser ejecutada, seleccione la acción que se ejecutará en la actividad.
Para aceptar las reglas configuradas con esta acción, el asunto del mensaje de e-mail debe contener el identificador de la instancia entre los caracteres "<<" y ">>". Por ejemplo: Aprobación del llamado <<000011>> según lo acordado.
Proceso/Tipo de Workflow
Esta sección quedará habilitada si se selecciona la opción Instanciar proceso en el campo Tipo de ejecución:
- Proceso: seleccione el proceso que será inicializado por la regla.
- Tipo de Workflow: seleccione el tipo de workflow que será inicializado por la regla.
- Iniciador estándar: seleccione el usuario que será considerado el iniciador de la instancia.
- Definir el remitente como Iniciador si es un usuario registrado: marque esta opción para que el remitente del mensaje importado sea el iniciador del proceso, si hay un usuario registrado con la misma dirección de correo electrónico que el remitente. Si no hay usuario o si el remitente no tiene permiso para instanciar el proceso, el iniciador estándar será definido como iniciador del proceso.
- Atributo para almacenar el remitente: seleccione el atributo del proceso que almacenará el correo electrónico del remitente del mensaje.
Ejecución
Esta sección quedará habilitada si se selecciona la opción Ejecutar actividad en el campo Tipo de ejecución:
- Actividad de ejecución: seleccione la actividad del objeto que será ejecutada.
- Acción a ser ejecutada: seleccione la acción para ejecutar la actividad del objeto.
Validar si el remitente es un usuario con permiso para ejecución
Esta opción solo quedará habilitada si se selecciona la opción Ejecutar actividad en el campo Tipo de ejecución.
Marque esta opción para que la actividad solo se ejecute si el remitente del correo electrónico es el responsable de su ejecución. Es decir, el sistema verificará, a través de la dirección de correo electrónico del remitente, si el remitente es el ejecutor de la actividad.
Utilizar condiciones para ejecución de la regla
Marque esta opción para que esta regla solo se ejecute cuando una de las siguientes situaciones sea válida:
- Ejecutar regla solamente si todas las condiciones son válidas: la regla será ejecutada solo si todas las demás reglas son válidas.
- Ejecutar regla cuando cualquier condición sea válida: la regla será ejecutada cuando al menos una de las demás reglas sea válida.
d) Si se ha seleccionado la opción Utilizar condiciones para ejecución de la regla, la pestaña Condiciones quedará habilitada.
Haga clic en el botón para incluir una condición. En la pantalla que se abrirá, llene los siguientes campos:
- Secuencia: este campo será llenado automáticamente por el sistema con el orden de la condición que se está registrando; sin embargo, si hay otros registros de condiciones, este valor se podrá cambiar.
- Origen: defina el origen de la condición que se comprobará: Remitente, Destinatarios, Asunto, Contenido del mensaje, Fecha de envío, Prioridad o Contiene adjunto.
- Operador: seleccione el operador a ser utilizado para comprobar la condición: Igual a, Diferente de, Contiene, No contiene, Está incluido en, No está incluido en, Está vacío o No está vacío. Este campo quedará deshabilitado si se selecciona la opción Contiene adjunto para el origen.
- Valor fijo: introduzca el valor que será utilizado por el operador en el origen. Este campo quedará deshabilitado si se selecciona la opción Contiene adjunto para el origen o si se selecciona la opción Está vacío o No está vacío para el operador.
Guarde los datos de la condición para que se incluya en la regla.
e) Guarde los datos de la regla.
6. Haga clic en el botón 
.
Para las programaciones de importación de e-mails configuradas en SoftExpert Workflow, después de guardar el registro la primera vez, se mostrará la pestaña Bandeja de entrada. En ella, serán presentados los e-mails capturados por la programación.
Los e-mails se copiarán en el sistema, para un mejor desempeño y mayor cobertura al monitorear la importación de e-mails.
Esta pestaña presenta el status de la captura de los e-mails y cualquier otra información, lo que facilita la lectura y el monitoreo de la importación:
- Permite visualizar las validaciones de las reglas aplicadas individualmente a cada mensaje de la bandeja de entrada de la programación.
- Muestra las condiciones validadas que contienen los parámetros configurados en la regla y el valor correspondiente verificado en el mensaje.
- Muestra un mensaje de error cuando no se encuentra el identificador de la instancia en el asunto, para las reglas de ejecución de la actividad y la inclusión en el historial.
- Muestra de forma intuitiva la advertencia en el historial de programaciones y en la validación del mensaje de correo electrónico para los procesos configurados incorrectamente.
- Permite el reprocesamiento manual de mensajes rechazados o que tuvieron un error de importación.
Conclusión
La ejecución se realizará según la frecuencia de recurrencia configurada en la pestaña General.
Al guardar el registro por primera vez, el sistema verificará la cuenta y capturará los correos electrónicos de acuerdo con la configuración que haya realizado. Haga clic aquí para saber cómo probar capturas de e-mails.