Configurar importação de e-mails no SoftExpert Workflow
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Pré-requisito
- Acesso ao menu SoftExpert Workflow > Configuração > Importação de e-mail (WF015).
Apresentação
O SoftExpert Suite permite configurar a captura de e-mails enviados para uma determinada conta, com seus respectivos anexos, e inicializar workflows a partir deles.
Veja como configurar a importação de e-mails:
Configurar importação de e-mails
1. Acesse o menu SoftExpert Workflow > Configuração > Importação de e-mail (WF015).
2. Clique no botão 
.
3. Informe um identificador e um nome para o agendamento.
4. Siga os passos do vídeo abaixo para configurar as informações:
Embora existam algumas diferenças, as configurações da importação de e-mails se assemelham com as configurações dos demais agendamentos do sistema. No vídeo abaixo você aprenderá a configurar um agendamento, as etapas exibidas nele podem ser replicadas na aba Geral e na aba Notificado, ao criar uma importação de e-mail no menu SoftExpert Workflow > Configuração > Importação de e-mail (WF015).
Configurações de frequência e recorrência
Geral
Frequência: selecione a frequência em que a execução do agendamento será realizada:
- Sem recorrência: o agendamento será executado somente uma vez, ou seja, não terá repetição.
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Hora(s)/Minuto(s): o agendamento será executado em intervalos de horas ou minutos. Informe, no campo a cada __ hh:mm, o intervalo desejado. Por exemplo: a cada 01:15, a cada 00:30, a cada 03:00, etc.
Não será possível selecionar um tempo inferior a 15 minutos para o agendamento.
- Diário: o agendamento será executado em intervalos de dias. Informe, no campo a cada __ dia(s), o intervalo desejado. Por exemplo: a cada 2 dias, a cada 5 dias, etc.
- Semanal: o agendamento será executado em dias específicos da semana. No campo Dias da semana, marque os dias nos quais a execução do agendamento deverá ser realizada. Por exemplo: toda segunda-feira, quarta-feira e sexta-feira.
- Mensal: o agendamento será executado em determinados meses do ano. No campo Meses, marque os meses desejados nos quais a execução do agendamento deverá ser realizada. Por exemplo: março, junho, setembro e novembro.
Término da recorrência: selecione como será o término da recorrência da execução do agendamento:
- Sem data de término: a recorrência da execução do agendamento não terá fim definido.
- Termina após: a execução do agendamento termina após determinado número de ocorrências. Informe, no campo Ocorrências, a quantidade de ocorrências-limite de execuções do agendamento.
- Termina em: a execução do agendamento termina em uma determinada data. Selecione, no campo Data, o dia, o mês e o ano em que a execução do agendamento terminará.
Se a opção Excluir ao finalizar agendamento não for marcada, o registro do agendamento não será eliminado após o término de sua execução, sendo apresentado na lista de registros.
5. Na aba Configuração, preencha os seguintes campos:
Servidor de e-mail
-
Protocolo: selecione o protocolo a ser utilizado pelo servidor.
O protocolo IMAP é o mais recomendado por permitir manter as mensagens no servidor, apenas as marcando como lidas.
O protocolo POP3 é um protocolo antigo que, por padrão, exclui a mensagem após ela ser lida.
O SoftExpert Suite não suporta a utilização da autenticação oAuth 2.0 (obrigatória para as contas de e-mail da Microsoft e do Google) com o protocolo POP3.
- Endereço do servidor: informe o endereço do servidor.
- Porta: informe a porta do servidor.
- Usuário/Senha (visível com a autenticação básica): informe o usuário e a senha da conta que terá os e-mails capturados. Utilize o botão Testar conexão para verificar a conexão com o servidor.
- Client ID: informe o código de identificação da aplicação no servidor de e-mail, no qual está configurada a autenticação oAuth 2.0.
- Secret ID: informe o valor da credencial para acesso à caixa postal da conta de e-mail. Este valor pode ser visto no portal do servidor apenas no momento da criação da credencial.
- Usuário: informe a conta de e-mail que será monitorada (é necessário incluir o domínio).
- Access Token: informe o código de autorização utilizado para realizar a autenticação da conta de e-mail. Para gerá-lo, clique no botão Gerar novo token para abrir uma janela de login da Microsoft ou do Google. Este token tem um tempo limite e pode ser utilizado uma única vez.
- Desativar busca parcial de conteúdo MIME: marque esta opção para não utilizar o recurso de recuperação parcial de um conteúdo de e-mail do tipo MIME.
Durante a configuração do oAuth 2.0 no portal da Microsoft ou do Google, será necessário informar a URL que receberá o valor do Access Token. Este endereço deverá ser: “https://{CONTEXTO_SUITE}/se/workflow/gn_scheduling/inbox_processor/oauth_token.php”
O “CONTEXTO_SUITE” precisa ser substituído pelo endereço do servidor em que está o SoftExpert Suite.
Por exemplo: "sesuite.softexpert.com"
Não será permitido o uso dos mesmos dados da configuração da caixa de entrada (Servidor e Usuário) em mais de um agendamento ativo. Somente será possível repetir os dados de um agendamento inativo.
Regras
Configure as operações que serão executadas pelo agendamento de importação de e-mail.
a) Na seção Regras, clique no botão da barra de ferramentas lateral.
b) Na tela que será aberta, informe um nome para a regra.
O campo Sequência será automaticamente preenchido com a ordem de cadastro da regra, porém, quando houver outras regras já configuradas, este sequencial poderá ser alterado.
A sequência define a ordem em que as regras serão processadas. Caso haja duas ou mais regras, a segunda regra somente será processada se a primeira regra falhar, a terceira regra somente será processada se a segunda regra falhar, e assim por diante. Ou seja, assim que for encontrada uma regra que possua as condições de aceitação do e-mail, o sistema irá executá-la e ignorar todas as regras seguintes.
O processamento das regras somente será finalizado quando alguma regra não falhar (e ser executada), ou até que não haja mais regras para serem processadas.
Recomenda-se que regras mais complexas, como executar uma atividade, ou regras com condições muito específicas, sejam as primeiras regras a serem processadas (valor sequencial mais baixo), enquanto regras mais fáceis sejam as últimas da sequência.
c) Na aba Geral, preencha os seguintes campos:
Tipo de execução
Selecione a operação que será executada com a regra:
- Instanciar processo: selecione esta opção para que a regra execute a inicialização do objeto configurado neste agendamento.
-
Incluir histórico: selecione esta opção para que a regra inclua um registro no histórico do objeto configurado neste agendamento.
Para aceitação das regras configuradas com esta ação, o assunto da mensagem de e-mail deve conter o identificador da instância entre os caracteres "<<" e ">>". Por exemplo: Aprovação do chamado <<000011>> conforme combinado. -
Executar atividade: selecione esta opção para que a regra execute uma ação de uma atividade do objeto configurado neste agendamento. Em seguida, selecione a atividade a ser executada no campo Atividade de execução e selecione, no campo Ação a ser executada, qual ação será executada na atividade.
Para aceitação das regras configuradas com esta ação, o assunto da mensagem de e-mail deve conter o identificador da instância entre os caracteres "<<" e ">>". Por exemplo: Aprovação do chamado <<000011>> conforme combinado.
Processo/Tipo de Workflow
Esta seção será habilitada se a opção Instanciar processo for selecionada no campo Tipo de execução:
- Processo: selecione o processo que será inicializado pela regra.
- Tipo de Workflow: selecione o tipo de workflow que será inicializado pela regra.
- Iniciador padrão: selecione o usuário que será considerado o iniciador da instância.
- Definir o remetente como Iniciador caso ele seja um usuário cadastrado: marque esta opção para que o remetente da mensagem importada seja o iniciador do processo, caso exista um usuário cadastrado com o mesmo endereço de e-mail do remetente. Caso não exista um usuário ou o remetente não possua permissão para instanciar o processo, o iniciador padrão será definido como iniciador do processo.
- Atributo para armazenar o remetente: selecione o atributo do processo que irá armazenar o e-mail do remetente da mensagem.
Execução
Esta seção será habilitada se a opção Executar atividade estiver selecionada no campo Tipo de execução:
- Atividade de execução: selecione a atividade do objeto que será executada.
- Ação a ser executada: selecione a ação para a execução da atividade do objeto.
Validar se o remetente é um usuário com permissão de execução
Esta opção somente ficará habilitada se a opção Executar atividade estiver selecionada no campo Tipo de execução.
Marque esta opção para que a atividade seja executada somente se o remetente do e-mail for responsável por sua execução. Ou seja, o sistema verificará, por meio do endereço de e-mail do remetente, se ele é o executor da atividade.
Utilizar condições para a execução da regra
Marque esta opção para que esta regra somente seja executada quando uma das seguintes situações for válida:
- Executar regra somente se todas as condições forem válidas: a regra será executada somente se todas as demais regras forem válidas.
- Executar regra quando qualquer condição for válida: a regra será executada quando ao menos uma das demais regras for válida.
d) Se a opção Utilizar condições para execução da regra for selecionada, a aba Condições ficará habilitada.
Clique no botão para adicionar uma condição. Na tela que será aberta, preencha os seguintes campos:
- Sequência: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com a ordem da condição que está sendo cadastrada, porém, se houver outros registros de condições, este valor poderá ser alterado.
- Origem: defina a origem da condição que será testada: Remetente, Destinatários, Assunto, Conteúdo da mensagem, Data de envio, Prioridade ou Contém anexo.
- Operador: selecione o operador a ser utilizado para testar a condição: Igual a, Diferente de, Contém, Não contém, Está contido em, Não está contido em, Está vazio ou Não está vazio. Este campo ficará desabilitado se for selecionada a opção Contém anexo para a origem.
- Valor fixo: informe o valor que será utilizado pelo operador na origem. Este campo ficará desabilitado se for selecionada a opção Contém anexo para a origem ou se for selecionada a opção Está vazio ou Não está vazio para o operador.
Salve os dados da condição para que ela seja incluída na regra.
e) Salve os dados da regra.
6. Clique no botão 
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Para agendamentos de importação de e-mails configurados no SoftExpert Workflow, após salvar o registro a primeira vez, a aba Caixa de entrada será apresentada. Nela, serão apresentados os e-mails capturados pelo agendamento.
Os e-mails serão copiados para o sistema, visando melhor desempenho e maior cobertura no monitoramento da importação de e-mails.
Esta aba também apresenta o status da captura dos e-mails e outras informações, abordadas a seguir, facilitando a leitura e o monitoramento da importação:
- Permite visualizar as validações das regras aplicadas individualmente em cada mensagem dentro da caixa de entrada do agendamento.
- Exibe as condições validadas contendo os parâmetros configurados na regra e o valor correspondente verificado na mensagem.
- Exibe uma mensagem de erro quando não for encontrado o identificador da instância no assunto, para as regras de execução de atividade e inclusão no histórico.
- Mostra, de forma intuitiva, o aviso no histórico de agendamento e na validação da mensagem de e-mail, para processos configurados incorretamente.
- Permite o reprocessamento manual de mensagens rejeitadas ou que tiveram erro na importação.
Conclusão
A execução é realizada conforme a frequência de recorrência configurada na aba Geral.
Ao salvar o registro pela primeira vez, o sistema realizará a verificação da conta e captura dos e-mails conforme as configurações realizadas anteriormente. Clique aqui para saber como testar a captura de e-mails.