Prerrequisitos

• Acceso al menú Gestión > Revisión (FO017).
• Formulario previamente registrado y homologado, perteneciente a una tabla con control de revisión.

Introducción

Para mantener un historial de cambios realizados en los formularios, SoftExpert Formulario proporciona el control por revisión. El tipo de control de revisión que será utilizado es elegido en la pestaña Revisión de los datos de la tabla a la que pertenece el formulario.

Utilizar el control de revisión permite hacer un seguimiento más preciso de los cambios realizados y evita que se pierdan datos, ya que mantiene un historial de los ajustes realizados en los formularios. 

Cuando se habilita el control, no es posible realizar modificaciones en el formulario sin crear una nueva revisión, y para que el formulario quede disponible para asociación en otros componentes del sistema, es necesario liberar su revisión. Recuerde que, si son necesarios nuevos cambios después de la liberación, habrá que incluir una nueva revisión.

Es importante resaltar que SoftExpert Suite ofrece tres modelos de revisión: ISO9000, Workflow y Simplificado. Si se elige la revisión simplificada en la tabla, los cambios se pueden aplicar a los formularios directamente en el menú de registro (FO005), pero si se eligen los modelos ISO9000 y Workflow, se generará la tarea Revisión de formulario para los responsables de la revisión. Cuando se genere la tarea, los responsables tendrán que acceder al menú Gestión > Revisión (FO017) o a la tarea para editar los datos del formulario o cambiar su modelado.

Vea cómo incluir una nueva revisión, ejecutar, liberar y excluir la revisión de los formularios:

Incluir nueva revisión

1. Acceda al menú Gestión > Revisión (FO017).

2. Seleccione el formulario que necesita cambios.

3. Haga clic en el botón y confirme la operación.

4. En este momento, se abrirá la pantalla Datos del formulario. Si el usuario que ha creado la revisión es uno de los responsables, definidos en la configuración de la tabla, será posible editar los datos del formulario y de la revisión en la ventana; de lo contrario, los datos se abrirán en modo de visualización.

• Consulte el artículo Registrar una revisión para más detalles sobre la inclusión de revisiones.

• Si el formulario tiene el control de revisión Simplificado habilitado, basta con utilizar el botón Habilitar edición, del editor de formulario, para incluir nueva revisión y realizar las modificaciones necesarias.

 

 

 

Ejecutar la revisión y liberar el formulario

Hay dos formas para que la persona responsable realice los ajustes necesarios y haga la homologación del registro durante la revisión del formulario:

 

 Modo 1 - Ejecutar revisión a través del menú Gestión > Revisión (FO017):

1. Acceda al menú Gestión > Revisión (FO017).

2. Seleccione el formulario que se encuentra en revisión.

3. Haga clic en el botón .

4. Realice los cambios necesarios en la sección Datos generales, la sección Registros y la sección Revisión.

5. Haga clic en el botón Aceptar revisión para ejecutar la revisión del formulario.

• No será posible realizar cambios en el modelado del formulario a través del menú Gestión > Revisión (FO017).

• Los usuarios que no forman parte de la ruta o del proceso de revisión podrán acceder al formulario y visualizar su revisión en el menú Gestión > Revisión (FO017), pero no podrán realizar cambios. 

 

 

 Modo 2 - Ejecutar revisión a través de la tarea Revisión de formulario:

1. Acceda al menú Mis tareas.

2. Localice el componente Formulario y seleccione la tarea Revisión de formulario.

3. Seleccione el formulario que se encuentra en revisión.

4. Haga clic en el botón para abrir el Editor de formulario y realizar cambios en el modelado.

5. Cierre el Editor de formulario y haga clic en el botón .

6. Realice los cambios necesarios en la sección Datos generales, la sección Registros y la sección Revisión.

7. Haga clic en el botón Aceptar revisión para ejecutar la revisión del formulario.

• Para más información sobre cómo modificar los datos o el modelado de los formularios, consulte los artículos Editar los datos del formulario, Modelar un formulario y Modelar un formulario adaptativo.

• Si un formulario posee el control de revisión Simplificado habilitado, basta con utilizar el botón Aceptar revisión, del editor de formulario, para finalizar la revisión y homologar el formulario.

 

 

 

Excluir una revisión

En algunas situaciones, los cambios realizados durante la revisión ya no son necesarios. En estos casos, es posible excluir la revisión para que la última revisión vigente del formulario siga siendo válida.

1. Acceda al menú Gestión > Revisión (FO017).

2. Seleccione el formulario que se está revisando.

3. En el tercer cuadrante del menú, seleccione la revisión que desea excluir.

4. Haga clic en el botón y confirme la operación.

Si un formulario tiene el control de revisión Simplificado habilitado, basta con utilizar el botón Exclusión de revisión, del editor de formulario, para excluir la revisión y descartar las modificaciones que están en marcha.

 

 

 

Revisar formularios en lote

El sistema permite revisar formularios simultáneamente dentro del mismo proceso. El recurso garantiza mayor eficiencia en la revisión de formularios interconectados.

Para ejecutar la revisión en lote, los formularios deben tener habilitado el modelo de revisión vía Workflow.

Vea cómo funciona la revisión en lote:

Iniciar revisión en lote

1. Acceda al menú SoftExpert Workflow > Ejecución > Inicialización (WF003).

2. Instancie el proceso con automatización por formulario.

3. Introduzca un título para el workflow y haga clic en el botón Iniciar.

4. En la pantalla que se abrirá, haga clic en el botón de la pestaña Formulario, seleccione los formularios que desea revisar y haga clic en el botón .

5. En la pantalla Instanciar proceso, haga clic en el botón . En este momento, se generará una actividad de workflow para los responsables.

Ejecutar revisión en lote

El responsable de la ejecución de la actividad de workflow, definido en los datos del proceso, debe acceder a la Central de tareas y ejecutar los siguientes pasos:

1. Acceda a la Central de tareas > Workflow > Ejecución de actividad.

2. Localice la actividad deseada y haga clic en el botón disponible en el card.

3. En la pantalla de ejecución del workflow, seleccione el formulario que desea modificar y haga clic en el botón .

4. Después de realizar las ediciones necesarias en los formularios de la revisión, ejecute la actividad de workflow.

Conclusión

Una vez ejecutadas todas las actividades de revisión por parte de los responsables, el formulario quedará homologado y disponible para ser asociado con otros registros del sistema.