Incluir archivos complejos en el documento
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Prerrequisitos:
- Acceso al menú Documento (DC010).
- Categoría configurada con un archivo electrónico del tipo complejo.
- Contenedor de archivo complejo configurado en la categoría.
- Documento registrado con los datos generales configurados.
Introducción
SoftExpert Documento permite la inclusión de archivos electrónicos complejo a través de carpetas configuradas como contenedores.
Estas carpetas admiten diferentes tipos de contenido, como Formato libre, Formato específico, Archivo modelo o Archivo Parasolid, permitiendo una organización más estructurada y versátil de los archivos vinculados al documento.
En este artículo, explicaremos cómo incluir archivos complejos en el documento utilizando estas opciones de configuración, garantizando flexibilidad y control en la gestión de los contenidos electrónicos.
Para saber cómo funcionan los contenedores, consulte el artículo ¿Qué es un contenedor de archivo complejo?
Incluir archivo electrónico
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Localice el documento deseado cuya categoría esté configurada para archivos complejos.
3. Coloque el cursor del mouse sobre el documento y haga clic en el botón Abrir datos que será habilitado.
4. Vaya a la pestaña Archivo electrónico.
5. Seleccione la carpeta del contenedor en la que desea incluir el archivo.
6. Una vez seleccionada la carpeta, haga clic en el botón Incluir.
7. Incluya los archivos deseados y espere a que el sistema los cargue.
- Si se configura para que el contenedor deba utilizar un conector, el proceso de asociación de archivos electrónicos puede variar. Así, al seleccionar un elemento estándar en la estructura, se abrirá una pantalla específica del conector para la selección de archivos electrónicos. Incluya los archivos electrónicos según la pantalla mostrada.
- Si no está configurado el uso de un conector, en la pantalla que aparecerá, arrastre y suelte los archivos en el área indicada o haga clic en el botón Seleccionar archivo para buscar entre los archivos de su computador y seleccione los que desee.
8. En caso de error, el sistema mostrará un icono de alerta. Coloque el cursor del mouse sobre el icono para ver los detalles del error.
Mensajes de error
No será posible incluir un número de archivos superior al máximo admitido por la carpeta.
El sistema emitirá un alerta de error al intentar asociar el mismo archivo electrónico en diferentes documentos, si en la pestaña Documento de los parámetros generales no está marcada la opción "Permitir asociar el mismo archivo electrónico en documentos diferentes".
Los archivos deben estar asociados de acuerdo con el formato definido para cada elemento en la estructura del contenedor. Por ejemplo: al configurar la carpeta con el formato libre, será posible asociar cualquier tipo de archivo electrónico. Al definir un formato específico, solo se pueden asociar los tipos de archivo previamente autorizados. Haga clic aquí para obtener más información sobre esta configuración.
Algunas extensiones de archivo pueden estar bloqueadas para la carga o solo se permitirán algunas extensiones al cargar, de acuerdo con las configuraciones de seguridad de carga realizadas en el menú Configuración > Sistema (CM006) del componente Configuración.
9. Cuando se hayan cargado todos los archivos, haga clic en el botón Finalizar.
Si es necesario, es posible incluir carpetas en la estructura del contenedor de archivos complejo. Para ello, se debe marcar la opción Permitir modificar la estructura del contenedor en la sección Archivo electrónico > Archivo de la categoría.
En la pestaña Archivo electrónico, coloque el mouse sobre la carpeta del contenedor donde desea incluir una nueva carpeta y haga clic en el botón Incluir nueva carpeta que será habilitado.
Utilice los botones disponibles para editar y mover la carpeta incluida en la estructura del contenedor. Vea a continuación las acciones disponibles para modificar la estructura del contenedor y sus restricciones.
Restricción de botones para modificar la estructura del contenedor
Algunos botones estarán activos en la pestaña Archivo electrónico del documento según la configuración del parámetro Permitir modificar la estructura del contenedor en la categoría:
| Parámetro habilitado | Parámetro deshabilitado |
| La carpeta raíz muestra el botón Incluir nueva carpeta. | La carpeta raíz no muestra los botones de acción. |
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Las carpetas con el tipo de archivo "Documento de SoftExpert Documento" muestran los botones:
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Las carpetas con el tipo de archivo "Documento del SoftExpert Documento" muestran los botones:
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Las carpetas con el tipo de archivo "Formato libre" muestran los botones:
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Las carpetas con el tipo de archivo "Formato libre" muestran los botones:
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Las carpetas con el tipo de archivo "Formato específico" muestran los botones:
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Las carpetas con el tipo de archivo "Formato específico" muestran el botón Incluir nuevo archivo. |
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Las carpetas con el tipo de archivo "Archivo modelo" muestran los botones:
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Las carpetas con el tipo de archivo "Archivo modelo" no muestran los botones de acción. |
Conclusión
El uso de carpetas contenedoras para incluir archivos complejos ofrece mayor organización, flexibilidad y control sobre los contenidos asociados a los documentos.
Al configurar correctamente los tipos de contenido, es posible adaptar el uso del sistema a las necesidades específicas de la organización, garantizando una gestión más eficiente y segura de los archivos electrónicos.