Prerrequisitos:

• Acceso al menú Mis tareas > Ejecución > Registro de capacitación.
• Documento registrado a partir de una categoría con control de capacitación.
• Usuarios con el control "Capacitación" permitido en el documento o en la lista de seguridad de la categoría.

Introducción

Tras registrar un documento desde la categoría con control de capacitación configurado, se generará la tarea Registro de capacitación para que el usuario registre la capacitación desde el documento.

En la etapa anterior del flujo, se ha configurado la categoría "CAT013 - Training material" con control de capacitación y, a partir de ella, se ha registrado un documento. En este artículo, a modo de ejemplo, el documento registrado se utilizará para inscribir una capacitación.

Vea cómo ejecutar un registro de capacitación:

Registrar una capacitación

1. Acceda al menú Mis tareas > Ejecución > Registro de capacitación.

2. Ubique y seleccione en el segundo cuadrante el documento en el que desea registrar la capacitación.

3. Una vez seleccionado el documento, la lista de registros del tercer cuadrante muestra los usuarios que tienen el permiso Registrar capacitación en la seguridad del registro.

4. Seleccione los usuarios que participarán en la capacitación.

5. A continuación, haga clic en el botón del tercer cuadrante.

6. Seleccione la opción deseada:

• Incluir planificación de capacitación: Aparecerá la pantalla de datos para incluir una capacitación en la etapa de planificación para los usuarios seleccionados.
• Incluir ejecución de capacitación: Aparecerá la pantalla de datos para incluir una capacitación directamente en la etapa de ejecución para los usuarios seleccionados.

7. Después de llenar la pantalla de datos, guarde el registro.

• Una vez guardados, los usuarios y el documento ya no se mostrarán en la lista de registros pendientes.
• El plazo para ejecutar la tarea se define en la configuración de la capacitación de la categoría del documento en el que se está registrando la capacitación. Tenga en cuenta que es posible configurar un plazo diferente para capacitaciones críticas y no críticas.
• Si la opción Revisión requiere capacitación está marcada en la revisión del documento, cada vez que pase por una revisión, esta tarea se enviará a los debidos responsables.
• El sistema mantendrá la capacitación de la revisión actual y creará una nueva referente a la nueva revisión que sea aprobada si, en la categoría de documento, se marca la opción Mantener tarea de registro de capacitación de la revisión vigente, y se ha configurado para que el inicio de la revisión tenga lugar después de la aprobación, en caso de que aún quede una capacitación por registrar referente a la revisión actual (homologada). Si esta opción no está marcada, el sistema solo mantendrá la tarea de capacitación para la nueva revisión aprobada, eliminando la tarea referente a la revisión vigente.
• Cuando la capacitación sea invalidada, cancelada o el participante sea reprobado, esta tarea será generada nuevamente, para que el grupo de planificación o de ejecución sepa que el usuario necesita de una nueva capacitación.
• Si el participante ha realizado la capacitación más de una vez y la ha aprobado con anterioridad, pero la capacitación no ha sido invalidada o cancelada, la última capacitación realizada será la que se aplique.

Conclusión

Ahora que la capacitación ha sido registrada a partir del documento, el próximo paso es realizar la planificación de la capacitación en SoftExpert Capacitación.