Los lotes son creados en el menú Ejecución > Captura (CAP006). El sistema permite crear lotes de captura manualmente, como se demuestra en el vídeo enlazado en el artículo Ejecutar la captura.

Además, los lotes pueden ser creados por el sistema mediante el monitoreo de carpetas o el monitoreo de e-mail. En este caso, se mostrarán en la lista de registros y será posible editar sus datos según las parametrizaciones establecidas en la configuración de captura.

Al crear o acceder a los datos del lote en el menú Ejecución > Captura (CAP006), es posible realizar algunas operaciones:

Organizar archivos y documentos

Los archivos importados se mostrarán según el siguiente ejemplo. La agrupación de archivos variará según el tipo do lote definido en la configuración de captura:

Acciones en la página

Al hacer clic en la opción que se muestra debajo de la miniatura de la imagen, o al hacer clic con el botón derecho en la miniatura, se mostrarán las siguientes opciones:

Es la primera etapa del proceso de captura y comienza cuando se está creando el lote. De esta manera, mientras el lote creado no sea enviado para la próxima etapa configurada, permanecerá en la etapa de Captura para que se realicen los ajustes necesarios.

Una vez realizados todos los ajustes necesarios, el grupo responsable debe enviar el lote de captura a la siguiente etapa configurada. 

Esta etapa permite realizar una inspección para detectar posibles fallas que puedan haberse producido durante el proceso de digitalización. 

También permite comprobar que los controles definidos en la configuración de captura han sido ejecutados correctamente.

Si el archivo es una imagen, puede ser tratada para mejorar su calidad. Para realizarlo, seleccione el archivo deseado, haga clic en la opción y, a continuación, haga clic en Editar imagen. Aparecerá una pantalla con las opciones que permitirán el tratamiento de la imagen.

Además, estará disponible la opción de expandir el panel de previsualización, permitiendo ver el archivo seleccionado. Solo se podrá visualizar con éxito el archivo si es una imagen (tif, tiff, gif, png, jpg, jpeg y bmp) o un pdf. 

Si se identifica que el archivo debe descartarse y volver a capturarse, el lote debe devolverse a la etapa de captura. 

Para realizarlo, selecciónelo de la lista de registros en la pantalla principal y haga clic en el botón . En la pantalla que se abrirá, seleccione la opción Volver a Captura y guarde el registro. El lote estará disponible nuevamente para que el grupo responsable de la etapa de captura pueda volver a realizar este procedimiento.

Sin embargo, si el archivo tiene una buena calidad, el lote debe enviarse para la próxima etapa de captura configurada. 

Etapa donde se valida la separación de los documentos del lote de captura, independientemente de que haya sido de forma automática o manual. 

La validación de la separación consiste en identificar y corregir los errores que se hayan podido producir en el proceso de separación, comprobar que los archivos (páginas) de los documentos se han clasificado correctamente, así como asignar datos específicos al documento: categoría, identificador y nombre. 

La pantalla del lote en la etapa de Separación se mostrará como en el siguiente ejemplo:

A El panel Capturas muestra los archivos que compone el lote. Si la separación se realiza durante la etapa de “Captura”, los archivos se presentarán en el agrupador “Archivos sueltos – Respetarán las reglas del lote”. Si la separación se realiza en la etapa de "separación", los archivos se presentarán en el agrupador "Sin título".

Si en la configuración de captura se ha parametrizado que la separación de documentos será automática, pero se realiza una separación manual en la etapa de captura, el sistema separará automáticamente solo los archivos que aparezcan en el agrupador "Archivos sueltos - Respetará las reglas de lote".

B Haga clic en cada agrupador para contraerlo y ocultar los archivos que lo componen, o expandirlos y visualizar los archivos.

Para excluir un agrupador (documento), primero es necesario que esté vacío. Para ello, desvincule sus archivos y luego marque la casilla que le corresponde. Una vez realizado, haga clic en el botón Excluir que aparecerá en la parte inferior del panel Capturas. A continuación, confirme la solicitud realizada por el sistema.

C Para definir un título para el agrupador (documento), haga clic en el icono y complete los siguientes campos:

• Identificador: Introduzca un número o sigla para identificar el documento.
• Título: Introduzca un título para el documento.
• Categoría: Si en la configuración de captura está marcada la opción “Selección dinámica de categoría”, haga clic sobre este campo para cambiar la categoría que clasificará el documento. Si esta opción no está marcada, el documento será creado en la categoría definida en la configuración de captura.

Si en la sección Procesamiento de la configuración de captura se ha definido que el identificador y/o título se llene a partir de un índice o variable de relación, este llenado se realizará cuando se ejecute la etapa "Relación". Si estos campos se llenan en la etapa de captura, los datos introducidos se sobrescribirán con los valores definidos en la sección Procesamiento.

D Para crear un nuevo documento al que se asociará un archivo, primero, seleccione el archivo deseado. A continuación, haga clic en y seleccione la opción deseada:

• Solo esta página: Permite separar el archivo seleccionado en un nuevo documento.
• A partir de esta página: Permite separar el archivo seleccionado y todos los archivos que le siguen en un nuevo documento.

Otra forma de crear un documento es seleccionando varios archivos y haciendo clic en la opción Nuevo documento que aparecerá en la parte inferior del panel Capturas. 

El lote se puede dividir en tantos documentos como desee.

E En el lado derecho de la pantalla, se encuentra la opción que le permite expandir y ocultar el panel Previsualización. Si el archivo es una imagen (tif, tiff, gif, png, jpg, jpeg y bmp), será posible visualizar su contenido. 

También es posible visualizar los índices configurados en el perfil de reconocimiento asociado a la configuración de captura del lote.

F Después de realizar todas las configuraciones necesarias, guarde el lote. Esta operación no envía el lote a la próxima etapa configurada.

Si los documentos están debidamente separados, el lote debe enviarse para la próxima etapa de captura configurada. 

En esta etapa, se realiza el OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) en los archivos del lote para extraer los valores de los índices como texto editable. 

Este procedimiento se realizará con éxito si la sección Reconocimiento de la configuración de captura está debidamente configurada.

Si se define una programación para realizar el reconocimiento, el sistema ejecutará y liberará el lote para la próxima etapa, de acuerdo con el intervalo establecido. De lo contrario, el lote debe enviarse manualmente a la siguiente etapa de captura configurada.

Al ejecutar OCR, es posible que algunos caracteres no se reconozcan correctamente, siendo necesario corregir manualmente la ortografía del resultado producido. 

En esta etapa, se realiza la validación de los valores de los índices extraídos en el reconocimiento.

En la pantalla de la etapa de Validación, un panel mostrará los archivos que componen el documento, y el otro mostrará los datos del documento y los índices con los valores que han sido llenados. Para validar los índices del documento, haga clic en el documento deseado.

El valor de cada índice se mostrará según las reglas de validación que les han sido parametrizadas durante su configuración. Para corregir un valor, haga clic en el campo correspondiente al índice cuyo valor se ha reconocido incorrectamente y realice la corrección necesaria:

En caso necesario, es posible devolver el lote de captura a una de las etapas anteriores, de modo que se puedan rehacer los procedimientos y obtener un resultado final del proceso de OCR de mejor calidad. 

Para realizarlo, selecciónelo de la lista de registros en la pantalla principal y haga clic en el botón . En la pantalla que se abrirá, seleccione la opción Volver a, elija la etapa deseada y guarde el registro.

El lote volverá a estar disponible para que el grupo responsable de la etapa seleccionada pueda ejecutarlo nuevamente.

Si los índices han sido llenados correctamente, el lote debe enviarse a la próxima etapa de captura configurada.

En esta etapa, es posible ingresar los valores de los índices. 

En la pantalla de la etapa de Digitación, un panel mostrará los archivos que componen el documento, y el otro mostrará los datos del documento y los índices. Haga clic sobre el documento cuyos valores de los índices desea introducir.

Para informar un valor, haga clic en el campo correspondiente al índice deseado y digite el valor deseado.

Cuando todos los índices hayan sido llenados correctamente, el lote debe enviarse a la próxima etapa de captura configurada. 

En esta etapa, el sistema establece la relación entre los datos y los índices del documento del lote con los metadatos configurados en la configuración de captura. También se ejecutan los procesos definidos en la sección Indexación de la configuración de captura. 

Esta etapa se ejecuta automáticamente, de acuerdo con las configuraciones realizadas en la sección Relación de la configuración de captura, y su frecuencia puede configurarse a través del menú Configuración > Parámetros generales (DC035) > Captura del componente Documento. Por lo tanto, esta etapa será ejecutada con la misma frecuencia que la definida para el servicio de indexación. 

El lote permanecerá en esta etapa hasta que todos los documentos que contiene encuentren un registro de metadatos que cumpla la relación definida en la configuración de captura.

Si es necesario, será posible editar los datos de los documentos que serán creados a partir del lote y los valores de los índices; sin embargo, no será posible enviar el lote a la próxima etapa.

Es importante que las configuraciones en las secciones Relación e Indexación estén correctamente parametrizadas, de lo contrario, el sistema no podrá ejecutar la etapa, impidiendo la liberación del lote a la próxima etapa.

En esta etapa, se debe verificar si todos los procedimientos realizados en los pasos anteriores obtuvieron el resultado deseado y si el lote está listo para ser indexado. 

De acuerdo con las parametrizaciones establecidas en la sección Verificación de la configuración de captura y según las etapas por las que haya pasado el lote, será posible editar los datos reconocidos por OCR, cambiar los datos introducidos, editar la separación de documentos y los datos importados por relación. 

Si un índice no se ha reconocido correctamente debido a una ubicación incorrecta, también podrá editar la ubicación del índice.

Si es necesario, es posible devolver el lote de captura a una de las etapas anteriores, pero si el lote ha sido debidamente verificado y se puede indexar, se debe enviar a la próxima etapa de captura configurada. 

Si en la configuración de captura está parametrizado que la verificación será realizada por workflow, el lote quedará pendiente en esta etapa mientras los responsables correspondientes realizan las actividades de verificación del workflow en SoftExpert Workflow. 

Una vez finalizada la ejecución del workflow, el lote será enviado a la etapa de indexación. 

Esta es la última etapa del proceso de captura y en ella son creados los documentos definidos en la separación de documento en SoftExpert Documento, permitiendo que queden disponibles para la consulta por otros usuarios. 

Mientras no se libere el lote por parte del sistema, podrá ver los datos del lote y realizar ediciones en algunos de los datos del documento. Vea más detalles en el artículo Visualizar los datos del lote. 

La ejecución de esta etapa se realiza de forma automática y es posible configurar su frecuencia a través del menú Configuración > Parámetros generales (DC035) > Captura del componente Documento.