Prerrequisitos

• Acceso al menú Configuración > Parámetros generales (DC035).
• Acceso al menú Registro > Documento (DC003/DC010).
• Usuario de Microsoft Entra ID con privilegio de Administrador Global.
• Usuario de SoftExpert Documento con los controles "Visualizar", "Modificar" y "Guardar localmente" permitidos en la lista de seguridad del documento.
• Parámetro Permitir descarga del archivo original en la consulta marcado en la sección General del menú Configuración > Parámetros generales (DC035).
• Documento en la etapa de “Revisión” o “Indexación”.

Introducción

El componente Documento permite el uso de Microsoft OneDrive para editar y visualizar archivos electrónicos durante las etapas de revisión o indexación.

Al utilizar este recurso, el archivo se abre directamente en las aplicaciones de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, entre otras) y, una vez finalizada la revisión, se vuelve a almacenar automáticamente en el componente Documento.

Para habilitar esta funcionalidad, se requiere la integración de la API de Microsoft 365 con el componente Documento, garantizando la edición posterior de los archivos electrónicos con el paquete de Office.

A continuación, presentamos los procedimientos necesarios para utilizar el recurso.

Crear sitio en el SharePoint de la empresa

1. Acceda a SharePoint.

2. Inicie sesión con su cuenta corporativa de Microsoft.

3. Haga clic en SharePoint, o acceda directamente a: https://yourdomain.sharepoint.com.

4. Haga clic en el botón + Crear sitio en la esquina superior derecha de la pantalla.

5. Elija el tipo de site deseado para el grupo.

6. Configure el site llenando los siguientes campos:

• Nombre del site: introduzca el nombre. Sugerencia: SoftExpert Documento.
• Descripción (opcional): describa la finalidad del site. Sugerencia: "Site destinado a la integración con SoftExpert Documento."
• Privacidad: privado.
• Dirección del sitio (URL): SharePoint genera automáticamente la dirección del sitio (URL), pero es posible ajustarla, si lo desea.

7. Agregue los propietarios y miembros del site (o salte y agréguelos más tarde).

8. Haga clic en Concluir.

Configurar API de Microsoft 365

Parte 1: Registro inicial de la aplicación

1. Acceda al portal Microsoft Entra.

2. En el panel lateral, vaya a Identidad > Aplicaciones > Registros de aplicaciones.

3. Seleccione la opción Nuevo registro. 

4. Llene los campos que se presentan:

• Nombre: SoftExpert Documento
• Tipos de cuenta con soporte: seleccione la opción Cuentas solo en este directorio organizativo.
• URL de redireccionamiento (opcional): seleccione la opción Web y llene el campo al lado con http://localhost.

5. Haga clic en Registrar.

Parte 2: Configuración básica y recolección de ID

1. En la pantalla "Visión general" que se presentará, copie los siguientes valores y guárdelos en un lugar seguro, pues serán utilizados posteriormente:

• ID de la aplicación (cliente)
• ID del directorio (arrendatario)

2. En la sección Gestionar del panel lateral, haga clic en Identidad visual y propiedades.

3. Llene el campo URL de la home page con http://localhost y haga clic en Guardar. 

4. Todavía en la sección Gestionar, haga clic en Propietarios.

5. Si el usuario conectado (o el usuario de servicio apropiado) no aparece en la lista, seleccione la opción Agregar propietarios, localice y seleccione el usuario deseado, y haga clic en el botón Seleccionar.

Parte 3: Configuración de permisos de la API

1. En el panel lateral, en la sección Gestionar, haga clic en Permisos de API.

2. Haga clic en el permiso User.Read de Microsoft Graph. Será presentado de forma predeterminada como otorgado.

3. En el panel que aparecerá, haga clic en la opción Eliminar permiso y confirme la eliminación.

4. Nuevamente en la pantalla principal "Permisos de API", haga clic en Agregar un permiso.

5. En el panel lateral, haga clic en Microsoft Graph.

6. Elija la opción Permisos de aplicación (Application permissions).

7. En la casilla de búsqueda, ingrese Sites.Selected.

8. Marque la opción Sites.Selected y haga clic en el botón Agregar permisos.

9. Tras agregar el permiso, haga clic en el botón Conceder consentimiento de administrador para [Su Directorio] y confirme la acción.

Parte 4: Creación del secreto del cliente (Client secret)

1. En el panel lateral, en la sección Gestionar, haga clic en Certificados y secretos.

2. En la pestaña Secretos del cliente, haga clic en Nuevo secreto del cliente.

3. En el panel que se presentará, llene los campos:

• Descripción: ingrese un valor como "Admin" o "SoftExpertDocumento_Secret".
• Expira el: seleccione la opción 24 meses (o el período deseado).

4. Haga clic en Agregar. 

5. El secreto se mostrará en la lista. Copie el contenido de la columna Valor y guárdelo en un lugar seguro, pues será utilizado posteriormente.

Obtener el ID del site

Parte 1: Preparación - Autenticando en Graph Explorer

1. Acceda a Graph Explorer.

2. En la esquina superior derecha, haga clic en el icono de Sign in (Entrar) e inicie sesión con su cuenta de administrador (Global Admin o SharePoint Admin).

3. Tras la autenticación, haga clic en la pestaña Modify permissions (Modificar permisos).

4. En la casilla de búsqueda, busque los siguientes permisos y haga clic en Consent:

• Sites.Read.All (permiso para encontrar el sitio en la parte 2)
• Sites.Selected (permiso para conceder acceso a su APP en la parte 3)

5. En la ventana pop-up de Microsoft que se generará al hacer clic en Consent, confirme el permiso para "Graph Explorer".

6. Graph Explorer está listo para ser utilizado.

Parte 2: Obtener el ID del sitio (Petición GET)

1. Verifique si el método HTTP está definido como GET (normalmente es el estándar).

2. En la barra de consulta principal, ingrese la URL, sustituyendo los placeholders: https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{hostname}:/sites/{site-path}

• {hostname}: El host de su empresa en SharePoint. Ejemplo: suempresa.sharepoint.com).
• {site-path}: El nombre de su site. Ejemplo: nombredelsitio.

3. Haga clic en Run query (Ejecutar consulta).

4. En la ventana Response preview (Visualización previa de la respuesta) a continuación se presentará un JSON. Copie el valor entero del campo ID y guárdelo. El valor debe seguir el estándar suempresa.sharepoint.com,xxxx-xxxx-xxxx,yyyy-yyyy-yyyy.

Parte 3: Conceder permiso a su aplicación (Petición POST)

1. Cambie el método HTTP de GET a POST.

2. En la barra de consulta, ingrese la nueva URL, sustituyendo el valor {siteId} por el ID copiado recientemente: https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{siteId}/permissions

3. Debajo de la barra de consulta, haga clic en la pestaña Request Headers (Encabezados de la Petición).

4. Llene los campos que se presentan:

• En el campo Key, ingrese: Content-Type
• En el campo Value, ingrese: application/json

5. Haga clic en Add.

6. Haga clic en la pestaña Request Body (Cuerpo de la Petición) al lado. 

7. Pegue el siguiente JSON en el editor de texto, sustituyendo los placeholders por los datos de la aplicación que ha acabado de crear en la guía anterior:

{
  "roles": ["write"],
  "grantedToIdentities": [
    {      "application": {
        "id": "<client-id-de-su-app>",
        "displayName": "<nombre-de-su-app>"
      }
    }
  ]
}

• <client-id-de-su-app>: sustituya por el "ID de la aplicación (cliente)" guardado anteriormente.
• <nombre-de-su-app>: sustituya por el nombre de su aplicación. Ejemplo: “SoftExpert Documento”.

8. Confirme si todo está correcto (URL del POST, Request Header y Request Body) y haga clic en Run query.

9. Si todo está correcto, se presentarán el status 201 Created y el JSON del permiso que se acabó de crear en la pantalla de respuesta.

Configurar integración en el componente Documento

1. Acceda al menú Configuración > Parámetros generales (DC035) y vaya hasta la sección Microsoft 365.

2. Marque la opción Habilitar edición con Microsoft 365.

3. Complete los campos necesarios:

4. Marque la opción Convertir archivo a PDF utilizando Microsoft 365, si lo desea. Con esta opción marcada, el sistema utilizará la integración con Microsoft 365 para convertir archivos electrónicos de los documentos a PDF, siempre que, en la categoría del documento, esté configurada la publicación en PDF.

Utilizar Microsoft 365 para editar y visualizar archivos electrónicos

1. Acceda al menú Registro > Documento (DC003) o Documento (DC010).

2. Localice y seleccione el documento deseado.

3. Haga clic en el botón para editar el archivo electrónico, guardando los cambios al salir.

4. Haga clic en el botón para visualizar el archivo electrónico.

Conclusión

De esta manera, Microsoft 365 se ha integrado correctamente y será posible editar y visualizar archivos electrónicos con el paquete de Office.