Utilizar OneDrive para archivos electrónicos
Prerrequisitos:
- Acceso al menú Configuración > Parámetros generales (DC035).
- Acceso al menú Registro > Documento (DC003).
- Usuario de Microsoft Azure con privilegios de administrador global.
- Usuario de SoftExpert Documento con los controles "Visualizar" y "Modificar" habilitados en la lista de seguridad del documento.
- Dirección de correo electrónico de Outlook registrada con el usuario de SoftExpert Suite.
- Documento en la etapa de “Revisión” o “Indexación”.
Introducción
El componente Documento permite utilizar OneDrive para editar y visualizar archivos de documentos electrónicos durante su revisión o indexación. El archivo se abrirá utilizando las aplicaciones de Office365 (Word, Excel, Power Point, etc.) y, al final de la revisión, se almacenará nuevamente en el componente Documento.
Sin embargo, es necesario integrar OneDrive con el componente Documento para poder editar posteriormente los archivos electrónicos con el paquete Office.
Vea a continuación cómo realizar estas operaciones:
Configurar la API de OneDrive
1. Acceda al portal Microsoft Azure.
2. En el panel lateral, haga clic en Azure Active Directory > Registros de aplicación.
3. Seleccione la opción Nuevo registro.
4. Complete los campos que aparecerán:
| Nombre | Introduzca el nombre "SE Document". |
| Tipos de cuenta admitidos | Seleccione la opción Cuentas únicamente en este directorio de organización. |
| URL de redireccionamiento | Seleccione Web y llene el campo de al lado con http://localhost. |
5. Haga clic en Registrar.
6. En la pantalla que aparecerá, copie los valores de los campos ID de la aplicación (cliente), ID del directorio (arrendatario) y guárdelos en un lugar seguro, ya que se utilizarán más adelante.
7. En la sección Gestionar del panel lateral, haga clic en Identidad visual y propiedades. Llene el campo URL de la home page con http://localhost y guarde.
8. Todavía en la sección Gestionar, haga clic en Propietarios.
9. Si el usuario conectado no aparece en la lista, seleccione la opción Agregar propietarios, localice y seleccione el usuario conectado y haga clic en el botón Seleccionar de la parte inferior.
10. Haga clic en el nombre del usuario en la lista que aparece. En la pantalla que se abrirá, copie el valor del campo ID de objeto y guárdelo en un lugar seguro, ya que este es el ID de usuario que se utilizará para configurar la API en los parámetros generales del componente Documento.
11. Vuelva a la pantalla de inicio de la aplicación, acceda a la sección Permisos de API y haga clic en la opción Microsoft Graph > User.read.
12. En el panel que aparecerá, haga clic en la opción Eliminar permiso y confirme la eliminación.
Si aparece el error "Unable to complete due to service connection error, please try again later”, espere unas horas y vuelva a intentarlo.
13. Una vez hecho esto, haga clic en la opción Agregar un permiso que aparecerá.
14. En el panel lateral, haga clic en Microsoft Graph > Permisos de aplicación.
15. Localice y marque las opciones: Files.Read.All, Files.ReadWrite.All, Sites.Read.All, Sites.ReadWrite.All.
16. Una vez realizado, haga clic en el botón Agregar permisos.
17. Todavía en la sección Permisos de APIs, haga clic en Conceder y confirme.
18. En el panel que aparecerá, llene el campo Descripción con el valor "admin" y en el campo Expira el seleccione la opción 24 meses. Por último, haga clic en Agregar.
19. En este momento, el secreto del cliente será presentado en la lista. Copie el contenido que aparece en la columna Valor y guárdelo, ya que se utilizará más adelante.
Para más detalles sobre este procedimiento, consulte el canal Training SoftExpert y adquiera una capacitación.
Integración en el componente Documento
1. Acceda al menú Configuración > Parámetros (DC035) y vaya a la sección Microsoft OneDrive.
2. Marque la opción Habilitar edición con Microsoft OneDrive.
3. Complete los campos necesarios:
| ID del arrendatario | Introduzca el ID de directorio (arrendatario) obtenido en las propiedades de Azure Active Directory. |
| ID de usuario | Introduzca el ID de objeto del usuario cuyo OneDrive se utilizará para almacenar los archivos. |
| Client ID | Introduzca el ID de la aplicación (cliente) obtenido durante la configuración de Azure Active Directory. |
| Client Secret | Introduzca el valor del secreto del cliente obtenido durante la configuración de la aplicación en Azure Active Directory. |
4. Marque la opción Convertir archivo a PDF utilizando OneDrive, si lo desea. Con esta opción marcada, el sistema utilizará Google Drive para convertir archivos de documentos electrónicos a PDF, siempre y cuando la publicación en PDF esté configurada en la categoría del documento.
- La API del OneDrive es compatible con archivos de las siguientes extensiones: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp y .pdf.
- Si intenta editar archivos con una extensión no compatible, como .doc o .xls, el sistema no le permitirá realizar esta operación. Deberá guardar el archivo en una extensión compatible.
- Cuando se cambie de cuenta (de administrador), los archivos seguirán vinculados a la cuenta antigua. Para evitar cualquier pérdida de información, asegúrese de que los documentos están homologados antes de modificar la cuenta.
- Al utilizar esta API, no se aplicarán recursos como las docvariables y las marcas de agua.
Utilizar One Drive para archivos electrónicos
1. Acceda al menú Registro > Documento (DC003).
2. En la lista de registros, seleccione el documento deseado.
- Para editar el archivo electrónico, haga clic en el botón
de la barra de herramientas. Guarde los cambios realizados. - Para visualizar el archivo electrónico, haga clic en el botón
de la barra de herramientas.
- Si la opción Visualizar archivo electrónico con doble clic está marcada en la pestaña General de los parámetros generales, los archivos también podrán visualizarse haciendo doble clic en el documento al que pertenecen. Esta opción no estará disponible si la situación del documento es “Emisión”.
- Para visualizar rápidamente el archivo electrónico, haga clic en el icono de la columna AE. Si hay más de un archivo electrónico asociado al documento, se abrirá una pantalla con una lista de todos los archivos electrónicos asociados. Haga clic en el archivo que desea visualizar.
Además del menú Registro > Documento (DC003), es posible ver o editar los archivos electrónicos que están siendo revisados o indexados por OneDrive en los siguientes menús:
- Ejecución > Revisión (DC016);
- Mis tareas (Ejecución) > Revisión de documento;
- Mis tareas (Seguimiento) > Seguimiento de la revisión.
En otros menús, el archivo se abrirá con el visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales.
Conclusión
De este modo, se ha realizado la integración de OneDrive, y el archivo electrónico se ha editado y visualizado utilizando el paquete de Office.