Editar y visualizar archivos electrónicos con OneDrive
Prerrequisitos:
- Acceso al menú Configuración > Parámetros generales (DC035).
- Acceso al menú Registro > Documento (DC003/DC010).
- Usuario de Microsoft Entra ID con privilegio de Administrador Global.
- Usuario de SoftExpert Documento con los controles "Visualizar" y "Modificar" habilitados en la lista de seguridad del documento.
- Documento en la etapa de “Revisión” o “Indexación”.
Introducción
El componente Documento permite el uso de Microsoft OneDrive para editar y visualizar archivos electrónicos durante las etapas de revisión o indexación.
Al utilizar este recurso, el archivo se abre directamente en las aplicaciones de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, entre otras) y, una vez finalizada la revisión, se vuelve a almacenar automáticamente en el componente Documento.
Para habilitar esta funcionalidad, se requiere la integración de la API de Microsoft 365 con el componente Documento, garantizando la edición posterior de los archivos electrónicos con el paquete de Office.
A continuación, presentamos los procedimientos necesarios para utilizar el recurso.
Crear site en el Sharepoint de la empresa
1. Acceda a SharePoint.
2. Inicie sesión con su cuenta corporativa de Microsoft.
3. Haga clic en SharePoint, o acceda directamente a: https://yourdomain.sharepoint.com.
4. Haga clic en el botón + Crear site en la esquina superior derecha de la pantalla.
5. Elija el tipo de site deseado para el grupo.
3. Configure el site llenando los siguientes campos:
- Nombre del site: introduzca el nombre.
- Descripción (opcional): describa la finalidad del site.
- Privacidad (para sites de grupo):
- Público: cualquier persona de la organización puede acceder.
- Privado: solo miembros invitados pueden acceder.
- SharePoint genera automáticamente la dirección del sitio web (URL), pero es posible ajustarla si lo desea.
4. Agregue los propietarios y miembros del site (o salte y agréguelos más tarde).
5. Haga clic en Concluir.
Para realizar los pasos anteriores, debe tener una cuenta de Microsoft 365 con acceso a SharePoint y permiso para crear sitios web en la organización.
Configurar API de Microsoft 365
1. Acceda al portal Microsoft Entra.
2. En el panel lateral, haga clic en Registros de aplicación.
3. Seleccione la opción Nuevo registro.
4. Complete los campos que aparecerán:
| Nombre | Introduzca el nombre "SE Document". |
| Tipos de cuenta admitidos | Seleccione la opción Cuentas únicamente en este directorio de organización. |
| URL de redireccionamiento | Seleccione la opción Web y llene el campo de al lado con "http://localhost". |
5. Haga clic en Registrar.
6. En la pantalla que aparecerá, copie los valores de los campos ID de la aplicación (cliente), ID del directorio (arrendatario) y guárdelos en un lugar seguro, ya que se utilizarán más adelante.
7. En la sección Gestionar del panel lateral, haga clic en Identidad visual y propiedades. Llene el campo URL de la home page con "http://localhost" y guarde.
8. Todavía en la sección Gestionar, haga clic en Propietarios.
9. Si el usuario conectado no aparece en la lista, seleccione la opción Agregar propietarios, localice, seleccione el usuario y haga clic en el botón Seleccionar.
10. Vuelva a la pantalla de inicio de la aplicación, acceda a la sección Permisos de API y haga clic en la opción Microsoft Graph > User.read.
11. En el panel que aparecerá, haga clic en la opción Eliminar permiso y confirme la eliminación.
Si aparece el error "Unable to complete due to service connection error, please try again later”, espere unas horas y vuelva a intentarlo.
12. Una vez hecho esto, haga clic en la opción Agregar un permiso que aparecerá.
13. En el panel lateral, haga clic en Microsoft Graph > Permisos de aplicación.
14. Localice y marque la opción Sites.Selected.
15. Una vez realizado, haga clic en el botón Agregar permisos.
16. Todavía en la sección Permisos de APIs, haga clic en Conceder consentimiento y confirme.
17. En el panel que aparecerá, llene el campo Descripción con el valor "admin" y en el campo Expira el seleccione la opción 24 meses. Por último, haga clic en Agregar.
18. En certificados y secretos, haga clic en Nuevo secreto del cliente, llene el campo Descripción con el valor “admin” y, en el campo Expira el, seleccione la opción “24 meses”. Por último, haga clic en Agregar.
19. En este momento, el secreto del cliente será presentado en la lista. Copie el contenido presentado en la columna Valor y guárdelo, ya que será usado más adelante.
Obtener ID del site
1. Para obtener el ID del site, acceda a Graph Explorer.
2. Ejecute una petición GET para la URL https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{hostname}:/sites/{site-path}, siendo {hostmname} el host de la empresa en SharePoint, y {site-path} el nombre del site.
Ejemplo: si el site es https://yourdomain.sharepoint.com/sites/yoursite, el host es “yourdomain.sharepoint.com” y el nombre del site es “yoursite”.
3. Al ejecutar la petición, copie el valor del campo ID.
4. A continuación, conceda permiso para que la aplicación acceda al site. Para hacerlo, utilice el ID copiado en el paso anterior para hacer otra petición vía Graph Explorer:
POST https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{siteId}/permissions
Content-Type: application/json
{
"roles": ["write"],
"grantedToIdentities": [
{
"application": {
"id": "<client-id-de-su-app>",
"displayName": "<nombre-de-su-app>"
}
}
]
}
Si se produce el error 403 en la petición, siga las instrucciones a continuación:
1. Haga clic en la pestaña Modify permissions de la parte superior de Graph Explorer.
2. Busque por Sites.Selected.
3. Haga clic en Consent as admin (si es global admin o SharePoint admin).
4. En la pantalla de inicio de sesión de Microsoft que se abrirá, confirme el permiso para Graph Explorer.
Hasta que se otorgue el permiso, Graph Explorer no podrá ejecutar el POST /permissions para asignar el acceso de la aplicación al site.
Configurar integración en el componente Documento
1. Acceda al menú Configuración > Parámetros generales (DC035) y vaya hasta la sección Microsoft 365.
2. Marque la opción Habilitar edición con Microsoft 365.
3. Complete los campos necesarios:
| ID del arrendatario | Ingrese el ID del directorio (arrendatario) obtenido en las propiedades de la aplicación en Microsoft Entra. |
| ID del site | Ingrese el ID del site de Microsoft SharePoint configurado. |
| Client ID | Ingrese el ID de la aplicación (cliente) obtenido durante la configuración de la aplicación en Microsoft Entra. |
| Client Secret | Ingrese el valor del secreto del cliente obtenido durante la configuración de la aplicación en Microsoft Entra. |
4. Marque la opción Convertir archivo a PDF utilizando Microsoft 365, si lo desea. Con esta opción marcada, el sistema utilizará la integración con Microsoft 365 para convertir archivos electrónicos de los documentos a PDF, siempre que, en la categoría del documento, esté configurada la publicación en PDF.
- La API de Microsoft 365 es compatible con archivos con las siguientes extensiones: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp y .pdf.
- Cuando se cambia de site, los archivos permanecerán vinculados al site antiguo. Para no perder información, asegúrese de que los documentos están homologados antes de cambiar el site.
- Al utilizar esta API, recursos como las marcas de agua no serán aplicados.
Utilizar Microsoft 365 para editar y visualizar archivos electrónicos
1. Acceda al menú Registro > Documento (DC003) o Documento (DC010).
2. Localice y seleccione el documento deseado.
3. Haga clic en el botón 
para editar el archivo electrónico, guardando los cambios al salir.
4. Haga clic en el botón 
para visualizar el archivo electrónico.
- Si la opción Visualizar archivo electrónico con doble clic está marcada en la pestaña General de los parámetros generales, los archivos también podrán visualizarse haciendo doble clic en el documento al que pertenecen. Esta opción no estará disponible si la situación del documento es “Emisión”.
- Para visualizar rápidamente el archivo electrónico, haga clic en el icono de la columna AE. Si hay más de un archivo electrónico asociado al documento, se abrirá una pantalla con una lista de todos los archivos electrónicos asociados. Haga clic en el archivo que desea visualizar.
- Además del menú Registro > Documento (DC003), también es posible visualizar o editar archivos electrónicos por Microsoft 365 en los siguientes menús. En otros menús, el archivo se abrirá con el visualizador configurado en la pestaña Aplicación de los parámetros generales.
- Ejecución > Revisión (DC016).
- Mis tareas (ejecución) > Revisión de documento.
- Mis tareas (seguimiento) > Seguimiento de la revisión.
Conclusión
De esta manera, Microsoft 365 se ha integrado correctamente y será posible editar y visualizar archivos electrónicos con el paquete de Office.