Utilizar OneDrive para arquivos eletrônicos
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035).
- Acesso ao menu Cadastro > Documento (DC003).
- Usuário do Microsoft Azure com privilégio de Administrador Global.
- Usuário do SoftExpert Documento com controle “Visualizar” e “Alterar” permitido na lista de segurança do documento.
- E-mail do Outlook cadastrado no usuário do SoftExpert Suite.
- Documento em etapa de “Revisão” ou “Indexação”.
Apresentação
O componente Documento permite utilizar o OneDrive para editar e visualizar os arquivos eletrônicos dos documentos durante a revisão ou indexação. O arquivo será aberto através dos aplicativos do Office365 (Word, Excel, Power Point, etc.) e, no fim da revisão, será armazenado novamente no componente Documento.
No entanto, precisa-se integrar o OneDrive com o componente Documento para, posteriormente, editar os arquivos eletrônicos com o pacote office.
Veja, a seguir, como realizar estas operações:
Configurar API do OneDrive
1. Acesse o portal do Microsoft Azure.
2. No painel lateral, clique em Azure Active Directory > Registros de aplicativo.
3. Selecione a opção Novo registro.
4. Preencha os campos que serão apresentados:
| Nome | Informe o nome “SE Document”. |
| Tipos de conta com suporte | Selecione a opção Contas somente neste diretório organizacional. |
| URL de redirecionamento | Selecione a opção Web e preencha o campo ao lado com http://localhost. |
5. Clique em Registrar.
6. Na tela que será apresentada, copie os valores dos campos ID do aplicativo (cliente) e ID do diretório (locatário) e guarde-os em local seguro, pois serão usados posteriormente.
7. Na seção Gerenciar do painel lateral, clique em Identidade visual e propriedades. Preencha o campo URL da home page com http://localhost e salve.
8. Ainda na seção Gerenciar, clique em Proprietários.
9. Caso o usuário conectado não apareça na listagem, selecione a opção Adicionar proprietários, localize, selecione o usuário conectado e clique no botão Selecionar na parte inferior.
10. Clique no nome do usuário na listagem apresentada. Na tela que será aberta, copie o valor do campo ID de objeto e guarde-o em local seguro, pois este é o ID do usuário que será utilizado para configurar a API nos parâmetros gerais do componente Documento.
11. Volte à tela inicial do aplicativo, acesse a seção Permissões de APIs e clique na opção Microsoft Graph > User.read.
12. No painel que será apresentado, clique na opção Remover permissão e confirme a exclusão.
Se ocorrer o erro “Unable to complete due to service connection error, please try again later”, espere algumas horas e tente novamente.
13. Feito isso, clique na opção Adicionar uma permissão que será apresentada.
14. No painel lateral, clique em Microsoft Graph > Permissões de aplicativo.
15. Localize e marque as opções: Files.Read.All, Files.ReadWrite.All, Sites.Read.All, Sites.ReadWrite.All.
16. Feito isso, clique no botão Adicionar permissões.
17. Ainda na seção Permissões de APIs, clique em Conceder consentimento e confirme.
18. No painel que será apresentado, preencha o campo Descrição com o valor “admin” e no campo Expira em selecione a opção 24 meses. Por fim, clique em Adicionar.
19. Neste momento, o segredo do cliente será apresentado na listagem. Copie o conteúdo mostrado na coluna Valor e guarde-o, pois será usado posteriormente.
Para mais detalhes sobre este procedimento, consulte o Training SoftExpert e obtenha uma capacitação.
Integração no componente Documento
1. Acesse o menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035) e vá até a seção Microsoft OneDrive.
2. Marque a opção Habilitar edição com Microsoft OneDrive.
3. Preencha os campos necessários:
| ID do locatário | Informe o ID do diretório (locatário) obtido nas propriedades do Active Directory do Azure. |
| ID do usuário | Informe o ID de objeto do usuário que terá seu OneDrive utilizado para armazenar os arquivos. |
| Client ID | Informe o ID do aplicativo (cliente) obtido durante a configuração do Active Directory do Azure. |
| Client Secret | Informe o valor do segredo do cliente obtido durante a configuração do aplicativo no Active Directory do Azure. |
4. Marque a opção Converter arquivo para PDF utilizando OneDrive, se desejar. Com esta opção marcada, o sistema usará o Google Drive para converter arquivos eletrônicos dos documentos para PDF, desde que na categoria do documento esteja configurada a publicação em PDF.
- A API do OneDrive é compatível com arquivos com as seguintes extensões: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp e .pdf.
- Ao tentar editar arquivos com extensão não compatível como, .doc ou .xls, o sistema não permitirá realizar esta operação. Será necessário salvar o arquivo em uma extensão compatível.
- Quando houver troca de conta (do administrador), os arquivos permanecerão vinculados à conta antiga. Para não haver perda de informações, certifique-se que os documentos estão homologados antes de trocar a conta.
- Ao utilizar esta API, recursos como docvariables e marcas d'água serão aplicados.
Utilizar One Drive para arquivos eletrônicos
1. Acesse o menu Cadastro > Documento (DC003).
2. Na lista de registros, selecione o documento desejado.
- Para editar o arquivo eletrônico, clique no botão
da barra de ferramentas. Salve as alterações ao sair. - Para visualizar o arquivo eletrônico, clique no botão
da barra de ferramentas.
- Se a opção Visualizar arquivo eletrônico com duplo clique estiver marcada na aba Geral dos parâmetros gerais, os arquivos poderão ser visualizados também ao dar um duplo clique sobre o documento ao qual eles pertencem. Essa opção não estará disponível se a situação do documento for “Emissão”.
- É possível visualizar o arquivo eletrônico de forma rápida ao clicar no ícone apresentado na coluna AE. Se houverem mais de um arquivo eletrônico associado ao documento, uma tela será aberta com uma lista com todos os arquivos eletrônicos associados. Clique no arquivo que deseja e visualize-o.
Além do menu Cadastro > Documento (DC003), é possível visualizar ou editar os arquivos eletrônicos em etapa de revisão ou indexação pelo OneDrive nos menus abaixo:
- Execução > Revisão (DC016);
- Minhas tarefas (execução) > Revisão de documento;
- Minhas tarefas (Acompanhamento) > Acompanhamento de revisão.
Em outros menus, o arquivo será aberto pelo visualizador configurado na aba Aplicativo dos parâmetros gerais.
Conclusão
Desta forma, o OneDrive foi integrado e o arquivo eletrônico foi editado e visualizado com o pacote Office.