Prerequisitos

• Acceso al menú Registro > Dispositivo multimedia (AR005).
• Tipo de dispositivo multimedia previamente registrado.

Presentación

El dispositivo multimedia es una unidad física utilizada para la grabación de documentos, como CDs, DVDs, pendrives, discos externos u otros medios adoptados por la organización.

El registro de soportes permite identificar cada unidad utilizada, controlando su identificación, situación, ubicación física e informaciones complementarias.

El sistema también permite asociar soportes a repositorios, posibilitando organizar la guarda física de estos ítems en el acervo.

Además, cuando el tipo de soporte está configurado para exigir verificación periódica, el sistema habilita funcionalidades adicionales para registrar el resultado de las verificaciones, garantizando el control sobre la integridad y el estado del medio utilizado.

Registrar dispositivo multimedia

1. Acceda al menú Registro > Dispositivo multimedia (AR005).

2. Haga clic en Modificar en la barra de herramientas principal.

3. En la pantalla exhibida, seleccione el tipo de soporte que clasificará el nuevo soporte y guarde la selección.

4. En la pantalla de datos del soporte, complete los campos de la pestaña General:

• Identificador: informe el identificador del soporte. Utilice el botón junto al campo para generar un número secuencial, si lo desea.
• Nombre: informe el nombre del soporte.
• Tipo: confirme el tipo de soporte seleccionado al incluirlo o edítelo si es necesario.
• Situación: verifique la situación actual del soporte: emisión, en grabación, grabado o cancelado.
• Repositorio: seleccione el repositorio de soportes cuando el tipo de soporte esté configurado para controlar archivado en un local físico. Solo estarán disponibles repositorios del tipo Repositorio de soportes.
• Descripción: registre informaciones relevantes sobre el soporte.
• Fecha de grabación: seleccione la fecha estimada para la grabación de los documentos en el soporte.
• Plazo de retención: seleccione la fecha hasta la cual el soporte permanecerá almacenado.
• Verificación de soporte: cuando el tipo de soporte exija verificación, el sistema completará automáticamente la periodicidad, permitiendo ajuste manual. Informe el intervalo deseado en días, meses o años.

5. Haga clic en el botón . Después de guardar por primera vez, las demás pestañas serán habilitadas.

6. La pestaña Contenido presenta todos los documentos grabados en el soporte, incluyendo categoría, identificador, fecha de grabación, identificador de posición en el soporte y título. Utilice los botones disponibles en la barra lateral si desea:

• Visualizar documento: abre la pantalla de datos del documento seleccionado.
• Visualizar archivo electrónico: abre el archivo electrónico correspondiente, cuando exista.

7. La pestaña Verificación de dispositivo multimedia aparece solamente cuando el tipo de soporte está configurado con “Verificación de soporte”. Para verificar un soporte, selecciónelo y haga clic en el botón .

8. En la pantalla exhibida, confirme los campos completados automáticamente: Soporte, Tipo y Local de almacenamiento.

9. Complete los siguientes campos:

• Fecha de grabación: seleccione la fecha en que ocurrió la grabación.
• Resultado: seleccione “OK” cuando el soporte esté conservado o “No OK” cuando necesite sustitución.
• Observaciones de la verificación: registre observaciones relevantes sobre el estado del soporte.

10. Guarde el registro. La verificación debe realizarse conforme a la periodicidad definida en la pestaña General.

Conclusión

Después del registro, el soporte estará disponible para uso en las operaciones de grabación de Archivo Físico.

Cuando está configurado con control de archivado, el sistema permite asociarlo a repositorios específicos y registrar su ubicación física.

También es posible acompañar su ciclo de vida por medio de la pestaña de verificación, garantizando que el estado del soporte sea monitoreado y mantenido conforme a los patrones definidos por la organización.