Pré-requisitos

• Acesso ao menu Cadastro > Mídia (AR005).
• Tipo de mídia previamente cadastrado.

Apresentação

A mídia é uma unidade física utilizada para gravação de documentos, como CDs, DVDs, pendrives, HDs externos ou outros suportes adotados pela organização.

O cadastro de mídias permite registrar cada unidade utilizada, controlando sua identificação, situação, localização física e informações complementares.

O sistema também permite associar mídias a repositórios, possibilitando organizar a guarda física desses itens no acervo.

Além disso, caso o tipo de mídia esteja configurado para exigir verificação periódica, o sistema habilita funcionalidades adicionais para registrar o resultado das verificações, garantindo o controle sobre a integridade e o estado do suporte utilizado.

Cadastrar mídia

1. Acesso ao menu Cadastro > Mídia (AR005).

2. Clique em Incluir na barra de ferramentas principal.

3. Na tela exibida, selecione o tipo de mídia que classificará a nova mídia e salve a seleção.

4. Na tela de dados da mídia, preencha os campos da aba Geral:

• Identificador: informe o identificador da mídia. Utilize o botão ao lado do campo para gerar um número sequencial, se desejar.
• Nome: informe o nome da mídia.
• Tipo: confirme o tipo de mídia selecionado na inclusão ou edite-o, se necessário.
• Situação: verifique a situação atual da mídia: emissão, em gravação, gravada ou cancelada.
• Repositório: selecione o repositório de mídias, quando o tipo de mídia estiver configurado para controlar arquivamento em local físico. Somente repositórios do tipo “Repositório de mídias” estarão disponíveis.
• Descrição: registre informações relevantes sobre a mídia.
• Data de gravação: selecione a data estimada para gravação dos documentos na mídia.
• Prazo de retenção: selecione a data até a qual a mídia permanecerá armazenada.
• Verificação de mídia: quando o tipo de mídia exigir verificação, o sistema preencherá automaticamente a periodicidade, permitindo ajuste manual. Informe o intervalo desejado em dias, meses ou anos.

5. Clique no botão . Após salvar pela primeira vez, as demais abas serão habilitadas.

6. A aba Conteúdo apresenta todos os documentos gravados na mídia, incluindo categoria, identificador, data de gravação, identificador de posição na mídia e título. Utilize os botões disponíveis na barra lateral se desejar:

• Visualizar documento: abre a tela de dados do documento selecionado.
• Visualizar arquivo eletrônico: abre o arquivo eletrônico correspondente, quando existir.

7. A aba Verificação de mídia aparece somente quando o tipo de mídia estiver configurado com “Verificação de mídia”. Para verificar uma mídia, selecione ela e clique no botão .

8. Na tela exibida, confira os campos preenchidos automaticamente: Mídia, Tipo e Local de armazenamento.

9. Preencha os seguintes campos:

• Data de gravação: selecione a data em que a gravação ocorreu.
• Resultado: selecione “OK” quando a mídia estiver conservada ou “Não OK” quando necessitar substituição.
• Observações da verificação: registre observações relevantes sobre o estado da mídia.

10. Salve o registro. A verificação deve ser realizada conforme a periodicidade definida na aba Geral.

Conclusão

Após o cadastro, a mídia passa a estar disponível para uso nas operações de gravação do Arquivo Físico.

Quando configurada com controle de arquivamento, o sistema permite associá-la a repositórios específicos e registrar sua localização física.

Também é possível acompanhar seu ciclo de vida por meio da aba de verificação, garantindo que o estado do suporte seja monitorado e mantido conforme os padrões definidos pela organização.