Tarefas do SoftExpert Auditoria
Pré-requisito
- Acesso ao menu Central de tarefas.
Apresentação
Tarefas são registros gerados para os usuários realizarem determinadas ações. Elas são divididas em duas categorias: Execução e Acompanhamento.
As tarefas de acompanhamento não precisam ser executadas pelo usuário, embora ele seja responsável por elas.
As tarefas de execução precisam ser realizadas pelo usuário em um prazo definido.
Veja detalhes das tarefas do SoftExpert Auditoria a seguir:
Tarefas de execução
Aprovação de auditoria
| Quem recebe | Usuários definidos como membros do roteiro responsável pela aprovação da etapa da auditoria (planejamento, execução, preparação ou encerramento), definida na categoria. |
| Quando | Assim que a etapa da auditoria (planejamento, execução, preparação ou encerramento) é finalizada. |
| Finalidade | Verificar se a etapa em questão foi devidamente realizada. |
| Onde | No menu Central de tarefas > Execução. |
Aprovação de execução de auditoria
| Quem recebe | Usuários que compõem o roteiro responsável pela aprovação da execução da atividade, definido no tipo de atividade do SoftExpert Projeto. |
| Quando | Assim que a execução da atividade é finalizada. |
| Finalidade | Aprovar ou não a execução de uma atividade. |
| Onde | No menu Central de tarefas > Execução. |
Esta atividade está relacionado aos projetos de auditoria, criados utilizando a integração com o SoftExpert Projeto.
Encerramento de auditoria
| Quem recebe | Usuários definidos como membros da equipe responsável pela auditoria, auditor ou auditor líder, conforme definido na categoria da auditoria. |
| Quando | Após a finalização/aprovação da execução da auditoria. |
| Finalidade | Verificar se a auditoria foi devidamente realizada. |
| Onde | No menu Central de tarefas > Execução. |
Execução de auditoria
| Quem recebe | Usuários definidos como membros da equipe responsável pela auditoria, auditor ou auditor líder, conforme definido na categoria da auditoria. |
| Quando | Após a finalização/aprovação da etapa de planejamento ou preparação da auditoria. |
| Finalidade | Permitir que os auditores verifiquem e avaliem os objetos do escopo das auditorias que estão sob suas responsabilidades. |
| Onde | No menu Central de tarefas > Execução. |
Após a execução da tarefa, a auditoria pode ser encaminhada para uma das seguintes etapas:
- Aprovação da execução: se for configurado na categoria da auditoria que esta etapa passará por aprovação, o sistema gerará a tarefa Aprovação da execução para todos os membros do roteiro responsável por esta operação.
- Encerramento: se não possuir a etapa de aprovação configurada, mas possuir a etapa de encerramento parametrizada, a auditoria será encaminhada para ela. Neste momento, o sistema gera a tarefa Encerramento de auditoria para os devidos responsáveis.
- Finalização: se a auditoria não possuir mais nenhuma etapa configurada, ela será encerrada.
Planejamento de auditoria
| Quem recebe | Usuários definidos como membros da equipe responsável pela auditoria. |
| Quando | Assim que a auditoria é planejada, porém, não enviada para a próxima etapa. |
| Finalidade | Possibilitar que os membros da equipe verifiquem os dados da auditoria para, então, enviá-la para a próxima etapa do fluxo. |
| Onde | No menu Central de tarefas > Execução. |
Após a execução da tarefa, a auditoria pode ser encaminhada para uma das seguintes etapas:
- Aprovação do planejamento: se for configurado na categoria de auditoria que esta etapa passará por aprovação, o sistema gerará a tarefa Aprovação de auditoria para todos os membros do roteiro responsável por esta operação.
- Preparação de auditoria: se for configurado na categoria de auditoria que ela passará por preparação antes de ser executada, o sistema gerará a tarefa Execução de auditoria.
- Execução: se a auditoria não possuir as etapas de Aprovação do planejamento e Preparação de auditoria configuradas, ela estará pronta para ser iniciada, ou seja, pronta para a execução.
Revisão de auditoria
| Quem recebe | Usuário e equipe responsáveis pelo projeto de auditoria que está sendo revisado. |
| Quando | É criada uma revisão para o projeto de auditoria. |
| Finalidade | Permitir que os responsáveis executem a revisão do projeto de auditoria. |
| Onde | No menu Central de tarefas > Execução. |
• Esta atividade está relacionada aos projetos de auditoria, criados utilizando a integração com o SoftExpert Projeto.
• Para mais detalhes sobre a configuração e a execução da revisão, consulte o artigo Como funciona a revisão.
Verificação de auditoria
| Quem recebe | Usuários definidos como membros da equipe responsável pela auditoria. |
| Quando | Uma auditoria é planejada, porém, não enviada para a próxima etapa |
| Finalidade | Possibilitar que os membros da equipe verifiquem os dados da auditoria para, então, enviá-la para a próxima etapa do fluxo. |
| Onde | No menu Central de tarefas > Execução. |
Após a execução da tarefa, a auditoria pode ser encaminhada para uma das seguintes etapas:
- Aprovação do planejamento: se for configurado na categoria de auditoria que ela passará por aprovação, o sistema gerará a tarefa Aprovação de auditoria para todos os membros do roteiro responsável por esta operação.
- Preparação de auditoria: se for configurado na categoria de auditoria que ela passará por preparação antes de ser executada, o sistema gerará a tarefa Aprovação de auditoria.
- Execução: se a auditoria não possuir as etapas de Aprovação do planejamento e Preparação de auditoria configuradas, ela estará pronta para ser iniciada, ou seja, pronta para a execução.
Tarefas de acompanhamento
Acompanhamento de auditoria
| Quem recebe | Usuários da equipe responsável associada ao planejamento da auditoria |
| Quando | Ao planejar uma auditoria. |
| Finalidade | Acompanhar o andamento da auditoria e realizar os ajustes necessários. |
| Onde | No menu Central de tarefas > Acompanhamento. |
Confira mais detalhes no artigo Acompanhar auditoria.
Acompanhamento de ocorrência
| Quem recebe | Usuários da equipe responsável pelo acompanhamento de ocorrência, definida na tela de dados da auditoria. |
| Quando | Enquanto existir alguma ação isolada, plano de ação ou workflow associado a uma auditoria encerrada e esta possuir o acompanhamento de ocorrência configurado. |
| Finalidade | Permitir que os responsáveis acompanhem as ocorrências associadas à auditoria. |
| Onde | No menu Central de tarefas > Acompanhamento. |
A execução de uma ação isolada, um plano de ação ou um workflow é feita pelo seu respectivo componente. Consulte as documentações específicas dos componentes Plano de ação e Workflow para obter mais informações.
Acompanhamento de plano de auditoria
| Quem recebe | Usuários da equipe responsável associada ao planejamento da auditoria |
| Quando | Ao registrar um plano de auditoria. |
| Finalidade | Acompanhar o andamento do plano de auditoria e realizar os ajustes necessários. |
| Onde | No menu Central de tarefas > Acompanhamento. |
As tarefas também podem ser executadas por meio do botão disponível no e-mail de notificação referente a elas.
Conclusão
Conforme são executadas e encerradas, as tarefas deixam de aparecer na lista de registros pendentes do menu de tarefas.