Mudança na integração com o Microsoft 365

A integração do módulo Documento ao Microsoft 365 passará a utilizar o SharePoint em substituição ao OneDrive.

Com essa mudança, os arquivos ficam armazenados em um repositório corporativo, assegurando governança, compliance e continuidade mesmo em casos de alteração de usuários.

As funcionalidades permanecem inalteradas e preservam a confiabilidade e a experiência de uso. Também é importante destacar que nenhum arquivo vinculado à integração anterior será perdido.

Para que a integração continue funcionando, é necessário realizar os procedimentos descritos a seguir:

Ações necessárias

Para os clientes que já utilizam a integração do OneDrive com o módulo Documento, será necessário ajustar a configuração antes da atualização de versão do sistema. Caso contrário, não será possível continuar utilizando o OneDrive para editar arquivos.

Os passos exigidos são:

1. Criar um site no SharePoint – local onde os arquivos serão hospedados durante a edição e visualização.
2. Criar ou editar a API de integração com o Microsoft 365 – por meio do Microsoft Entra ID.
3. Vincular a API ao site do SharePoint, utilizando o Graph Explorer.
4. Atualizar os dados no sistema, acessando o menu Configuração > Parâmetros gerais (DC035).

Central de tarefas

A Central de tarefas é a evolução do antigo menu Minhas tarefas, agora com uma proposta mais moderna e eficiente. 

Antes, os usuários precisavam acessar diferentes telas para executar atividades como revisões, revalidações e outras. 

Com a nova Central, todas as tarefas ficam reunidas em um único ambiente otimizado, proporcionando uma navegação mais fluida e centralizada. 

Essa reformulação traz maior praticidade no dia a dia, permitindo visualizar, filtrar e executar tarefas de diferentes tipos em um só lugar. 

Descubra mais sobre esta novidade: 

Assinador SoftExpert

O SoftExpert Documento agora conta com o seu próprio assinador digital chamado EasySign!

Essa solução foi desenvolvida em parceria com a BRy, ampliando a segurança, o desempenho e a autonomia na assinatura de documentos no SoftExpert Suite.

Com o novo assinador, as operações de assinatura digital e eletrônica passam a ser executadas de forma nativa, sem depender de recursos externos, garantindo maior estabilidade e integração entre os módulos do sistema.

Essa implementação representa um passo importante na evolução da plataforma.

Assinador Adobe Acrobat Sign

Agora o sistema conta com integração ao Adobe Acrobat Sign para ampliar as opções de assinatura e oferecer alternativas com flexibilidade, segurança e conformidade nos processos de validação de documentos.

Variáveis: nova forma de utilizar metadados

As novas variáveis do SoftExpert Documento chegaram para ampliar as possibilidades de automação e deixar os modelos de documentos muito mais dinâmicos.

Diferente das docvariables, que permitem apenas o preenchimento direto de metadados, as novas variáveis possibilitam criar estruturas automáticas dentro dos arquivos, como tabelas dinâmicas, que geram linhas de forma inteligente conforme a quantidade de registros disponíveis (por exemplo, os participantes de uma revisão ou os documentos relacionados).

É possível combinar variáveis de diferentes contextos, como dados de documento, workflow, treinamento e usuário logado, tornando os metadados muito mais completos e flexíveis.

Durante a conversão para PDF, o sistema preenche automaticamente todas as variáveis reconhecidas, garantindo padronização e agilidade.

Essa evolução amplia o uso das docvariables tradicionais e traz o recurso para dentro da aba Arquivo eletrônico dos documentos, oferecendo uma experiência de automação mais intuitiva para qualquer processo que envolva documentos.

Centralização de menus

A versão 3.0 do sistema segue avançando na padronização da gestão de dados. 

Os seguintes menus foram removidos do SoftExpert Documento e estão centralizados no SoftExpert Administração:

• Assinatura digital (DC060)
• Arquivo modelo (DC039)
• Atributo (DC029)
• Checklist (DC031)
• Container de arquivo complexo (DC041)
• Equipe (DC030)
• Motivo (DC050)

Essa centralização torna a experiência de uso mais simples e eficiente, permitindo que a manutenção dos dados seja feita em um único local.

Com a migração do menu Assinatura digital (DC060) em especial, o recurso de assinatura digital passa a estar disponível para todos os módulos do sistema, permitindo também a assinatura de arquivos que não pertencem ao SoftExpert Documento.

Editor SoftExpert no Documento

O SoftExpert Documento agora conta com o mesmo editor disponível no SoftExpert Drive, mas com recursos exclusivos voltados à gestão de documentos.

Com o novo Editor SoftExpert, é possível criar e editar arquivos diretamente no módulo Documento, sem precisar recorrer a ferramentas externas, como o Word. Tudo é feito dentro do módulo, com salvamento automático e integração total com o sistema.

Além das funcionalidades tradicionais de formatação e colaboração simultânea, o editor no Documento traz diferenciais importantes:

• Inserção de metadados e variáveis configuradas na categoria, exibidos automaticamente dentro do arquivo.
• Uso de blocos de conteúdo reutilizáveis, permitindo montar textos padronizados a partir de uma biblioteca interna.
• Download em formato .docx, para garantir compatibilidade com outros editores.
• Conversão automática para PDF e integração direta com o SoftExpert Drive.

Essas funcionalidades tornam o Documento ainda mais completo, permitindo criar, editar e gerenciar conteúdos sem sair do sistema, com produtividade, padronização e controle total sobre as informações.

Lançamento dos blocos de conteúdo

Conforme apresentado no vídeo sobre o novo editor do SoftExpert Documento, foram disponibilizados os dois novos menus Tipo de bloco de conteúdo (DC065) e Bloco de conteúdo (DC066).

Esses menus permitem ao usuário criar e gerenciar blocos de conteúdo reutilizáveis, como cláusulas contratuais, trechos padronizados ou textos institucionais.

Funcionam como um repositório centralizado, permitindo inserir esses blocos diretamente nos documentos criados ou editados no editor nativo, com apenas um clique.

O novo menu Bloco de conteúdo (DC066) já conta com o recurso Chat com IA integrado. Com isso, basta escrever de maneira simples o que você deseja e o sistema cuida de todo o preenchimento de novos registros.

Confira como o recurso funciona:

• Escreva o pedido em um campo de texto, como se fosse uma conversa. 
• Escolha entre as sugestões que o sistema apresentará. 
• O sistema incluirá o registro automaticamente a partir do exemplo escolhido.

Separação dos parâmetros gerais

Para organizar melhor as configurações, os parâmetros gerais dos módulos Arquivo Físico, Captura e Protocolo foram separados do SoftExpert Documento, passando a ficar disponíveis diretamente dentro dos respectivos ambientes.

Juntamente dessa separação, o menu Parâmetros gerais (DC035) do SoftExpert Documento recebeu algumas melhorias. Confira as mudanças:

Novidades da assinatura digital e eletrônica

A tela de visualização da assinatura foi reformulada para tornar a consulta mais intuitiva.

As informações mais relevantes agora são apresentadas em destaque, incluindo os detalhes do envelope, o status da assinatura e os dados dos signatários.

Essa tela é exibida sempre que a opção Visualizar dados da assinatura for acessada.

Esta versão também traz melhorias nas integrações com provedores de assinatura, permitindo maior flexibilidade e praticidade no envio de documentos pelo sistema.

Confira as principais novidades:

ClickSign

• Envio de múltiplos arquivos no mesmo envelope: a integração passou a ser compatível com a API 3.0 do ClickSign, permitindo o envio de vários arquivos para assinatura em um único envelope.
• Campo "Assunto": incluída a possibilidade de informar um assunto ao enviar documentos para assinatura.
• Recusa de assinatura: ao configurar um fluxo de assinatura, é possível definir se o signatário terá a opção de recusar a assinatura.

DocuSign

• Receber uma cópia: foi adicionada a opção de indicar destinatários que não precisam assinar, mas que devem receber uma cópia do documento assinado para acompanhamento.

BRy

• Coluna “Data da assinatura”: disponibilizada a coluna de “Data da assinatura” na tela de histórico do envelope das assinaturas Bry.
• Botões “Cancelar envelope” e “Reenviar e-mail”: disponibilizados os botões “Cancelar envelope” e “Reenviar e-mail” na tela de histórico.

OneSpan

• Configuração de template: agora é possível configurar templates com o OneSpan para posicionamento das assinaturas e definição da mensagem que será enviada.

Converter para PDF com o Microsoft 365

Para reduzir problemas de desformatação de arquivos na conversão para PDF, especialmente em documentos que utilizam metadados, agora é possível realizar a conversão diretamente pela integração com o Microsoft 365.

Essa funcionalidade é opcional e recomendada para usuários que enfrentam dificuldades de formatação com o recurso de conversão padrão.

Utilizar esta novidade é muito simples, basta acessar a seção Configuração > Parâmetros gerais > Integração > Microsoft 365 e habilitar a opção Converter os arquivos para PDF utilizando o Microsoft 365.

Exibição, download e busca de arquivos

Agora, além dos documentos complexos, também são exibidos na estrutura do container os documentos simples e múltiplos associados, permitindo visualizar todos os arquivos eletrônicos vinculados.

Além disso, ao baixar o container, o sistema passa a incluir todos os arquivos contidos na estrutura, garantindo que nenhum item seja omitido durante o download.

Essa melhoria amplia a rastreabilidade e facilita a gestão de documentos que fazem parte de estruturas complexas.

Também foi incluído um campo de busca na listagem de arquivos eletrônicos, facilitando a localização de arquivos conforme o tipo de documento:

• Para documentos complexos: é possível pesquisar pelo identificador da estrutura, nome da estrutura ou nome do arquivo eletrônico.
• Para documentos simples ou múltiplos: a busca pode ser feita pelo nome do arquivo eletrônico.

Tradução automática por IA para novos formatos

Agora, além dos arquivos .pdf, também é possível utilizar a tradução automática por inteligência artificial para os formatos .docx, .pptx e .xlsx.

Ao solicitar a tradução de um arquivo nesses formatos, a janela de tradução exibirá a seção de tradução automática, permitindo que o usuário selecione o idioma desejado.

Após a tradução, será gerado um novo arquivo no mesmo formato do original.

Os arquivos traduzidos podem ser editados normalmente por meio do aplicativo configurado pelo usuário, como o Microsoft OneDrive, por exemplo.

Além disso, se a categoria do documento estiver configurada para conversão automática para PDF, o sistema garantirá que os arquivos traduzidos também sejam convertidos.

Parâmetros novos na categoria

Foram adicionados dois novos parâmetros nas categorias de documento, ampliando as possibilidades de configuração e controle sobre a geração de arquivos eletrônicos.

1. Usar o título do documento como nome dos arquivos gerados a partir do modelo

Disponível em Categoria > Arquivo eletrônico > Modelo.

• Quando  estiver marcado, os arquivos criados a partir de modelos terão o mesmo título do documento.
• Quando estiver desmarcado, os arquivos manterão o nome original do modelo, comportamento padrão das versões anteriores.

Esse parâmetro permite padronizar automaticamente os nomes dos arquivos criados a partir de modelos, facilitando a identificação e organização.

2. Bloquear geração de arquivo eletrônico a partir do formulário

Disponível em Categoria > Arquivo eletrônico > Formulário.

• Quando estiver marcado, o sistema não gerará um arquivo eletrônico com base no formulário.
• Quando estiver desmarcado, o sistema gerará automaticamente o arquivo eletrônico, mantendo o comportamento anterior.

Esse parâmetro garante maior controle sobre a geração automática de arquivos a partir de formulários, permitindo ajustar o comportamento conforme a necessidade de cada categoria.

Editar arquivos antes da impressão

Foi disponibilizado o parâmetro Permitir que usuários com a permissão de imprimir possam editar o arquivo eletrônico, localizado em Categoria > Arquivo eletrônico > Geral.

O recurso é aplicável exclusivamente aos visualizadores DocView e ExcelView e permite que usuários preencham campos dentro dos arquivos antes da impressão, sem que isso gere uma nova revisão do documento.

Essa melhoria proporciona maior flexibilidade no uso de formulários e documentos editáveis, sem comprometer o controle de versões.

Histórico de acessos por link público

Agora, o histórico de visualização e download de arquivos eletrônicos acessados por link público está disponível no sistema.

Além de ser registrado no histórico do próprio documento, essas informações também podem ser consultadas no menu Auditoria de sistema (DC027).

Registro de alterações na trilha de auditoria

Agora é possível acompanhar todas as alterações realizadas na lista de distribuição dos dados dos documentos no menu Trilha de Auditoria (CM002).

A partir das versões 2.2.3, 2.2.4 e 3.0.0, a trilha registra eventos relacionados à distribuição eletrônica e a outras configurações vinculadas ao controle de acesso.

Podem ser consultados os seguintes eventos:

Inclusão, alteração e exclusão de controle de acesso:

• Na categoria
• No documento
• Na execução da tarefa Avaliação de aplicabilidade
• No menu Matriz Documento x Usuário (DC006)
• No menu Captura (CAP006)

Alterações de configuração:

• Herdar lista de distribuição da categoria (na categoria e no documento)
• Permitir inclusão de lista de distribuição no documento
• Bloquear alteração da herança no documento
• Realizar avaliação de aplicabilidade

Com essa melhoria, as alterações realizadas nas listas de distribuição ficam registradas com mais transparência e rastreabilidade, fortalecendo o controle de auditoria do sistema.

Novo metadado de assinatura

Foi adicionada uma nova opção de metadado para exibir a assinatura dos participantes da revisão na exportação de metadados:

Tipo: Dados da revisão → Item: Elaborador / Consensador / Aprovador / Homologador → Formato: Assinatura.

Ao selecioná-lo, é possível definir o tamanho da assinatura exibida no documento.

Mais opções de ordenação de arquivos

A listagem de arquivos eletrônicos foi aprimorada para oferecer maior flexibilidade na ordenação das informações.

Antes, era possível ordenar apenas pela coluna Arquivo eletrônico nos documentos do tipo simples ou complexo.

Agora, também é possível ordenar pelas colunas Tamanho, Usuário e Atualizado em, facilitando a análise e localização de arquivos conforme diferentes critérios.

Renomear arquivos em qualquer etapa da revisão

A restrição para alteração do nome de arquivos eletrônicos foi removida.

Antes, a opção de renomear arquivos estava disponível apenas para documentos homologados e com conversão para PDF parametrizada.

A partir de agora, é possível alterar o nome dos arquivos eletrônicos em qualquer etapa da revisão, independentemente de haver conversão para PDF configurada.

Essa melhoria torna a gestão de arquivos mais flexível e simplifica o ajuste de nomes durante o processo de revisão.

Importação via DIINTERFACE ou web service

Foi realizado um ajuste para permitir o cadastro de documentos quando houver máscara e valor padrão configurados em atributos, durante a importação via DIINTERFACE ou web service.

Anteriormente, ao tentar cadastrar um documento por importação (.xls ou .xlsx), DIINTERFACE ou web service, se a categoria possuísse identificador e título definidos com máscara de atributos configurados com valores padrão, o sistema não realizava o cadastro, pois não era possível gerar a máscara corretamente.

Com este ajuste, os documentos passam a ser cadastrados normalmente, com as máscaras aplicadas de forma automática.

Novo parâmetro na API REST

Adicionado o parâmetro fgvaliditytype na API REST Editar documento e a coluna NMFIELD10 no modelo de importação DCDCOEDIT para que seja possível editar também a validade do documento.

Armazenamento de thumbnails otimizado

Para melhorar o desempenho e reduzir o consumo de espaço em banco de dados, alteramos como as thumbnails (miniaturas dos arquivos) são armazenadas.

Agora, as miniaturas passam a ser salvas no mesmo diretório do arquivo original. Com isso, proporcionamos o uso mais eficiente do espaço e redução de custos de armazenamento em ambientes Cloud.

É importante ressaltar que nenhuma funcionalidade foi alterada.

Inclusão de revisão via DIINTERFACE otimizada

A validação de datas na importação via DIINTERFACE foi ajustada para aceitar apenas datas válidas.

Anteriormente, caso houvesse algum erro de digitação, era importada uma data aleatória. Agora, o sistema valida se a data está no formato AAAA-MM-DD.

A novidade também é aplicável ao preenchimento de datas com atributos.

Consulte as últimas melhorias realizadas neste módulo:

• SoftExpert Suite 2.2.4
• SoftExpert Suite 2.2.3
• SoftExpert Suite 2.2.2
• SoftExpert Suite 2.2.1
• SoftExpert Suite 2.2.0
• SoftExpert Suite 2.1.9