Cambio en la integración con Microsoft 365

La integración del módulo Documento con Microsoft 365 pasará a utilizar SharePoint en sustitución de OneDrive.

Con esta modificación, los archivos quedan almacenados en un repositorio corporativo, garantizando gobernanza, compliance y la continuidad, incluso en casos de cambio de usuarios.

Las funcionalidades permanecen inalteradas y conservan la confiabilidad y la experiencia de uso. También es importante destacar que no se perderá ningún archivo vinculado a la integración anterior.

Para que la integración siga funcionando, es necesario realizar los siguientes procedimientos:

Acciones necesarias

Para los clientes que ya utilizan la integración de OneDrive con el módulo Documento, será necesario ajustar la configuración antes de actualizar la versión del sistema. De lo contrario, no será posible seguir utilizando OneDrive para editar archivos.

Los pasos requeridos son:

1. Crear un sitio web en SharePoint: lugar donde se alojarán los archivos durante la edición y visualización.
2. Crear o editar la API de integración con Microsoft 365, a través de Microsoft Entra ID.
3. Vincular la API al sitio de SharePoint utilizando Graph Explorer.
4. Actualizar los datos en el sistema, accediendo al menú Configuración > Parámetros generales (DC035).

Central de tareas

La Central de tareas es la evolución del antiguo menú Mis tareas, ahora con una propuesta más moderna y eficiente. 

Antes, los usuarios tenían que acceder a diferentes pantallas para ejecutar actividades como revisiones, revalidaciones y otras. 

Con la nueva Central, todas las tareas quedan reunidas en un único entorno optimizado, proporcionando una navegación más fluida y centralizada. 

Esta reformulación aporta mayor practicidad al día a día, permitiendo visualizar, filtrar y ejecutar tareas de diferentes tipos en un solo lugar. 

Vea más información sobre esta novedad: 

Herramienta de firma SoftExpert Sign

¡SoftExpert Documento ahora cuenta con su propia herramienta de firma digital llamada EasySign!

Esta solución se ha desarrollado en colaboración con BRy, ampliando la seguridad, el desempeño y la autonomía en la firma de documentos en SoftExpert Suite.

Con la nueva herramienta, las operaciones de firma digital y electrónica se llevan a cabo de forma nativa, sin depender de recursos externos, lo que garantiza una mayor estabilidad e integración entre los módulos del sistema.

Esta implementación representa un paso importante en la evolución de la plataforma.

Herramienta de firma Adobe Acrobat Sign

Ahora, el sistema cuenta con la integración de Adobe Acrobat Sign para ampliar las opciones de firma y ofrecer alternativas con flexibilidad, seguridad y conformidad en los procesos de validación de documentos.

Variables: nueva forma de utilizar los metadatos

Las nuevas variables de SoftExpert Documento han llegado para ampliar las posibilidades de automatización y hacer que los modelos de documentos sean mucho más dinámicos.

A diferencia de las docvariables, que solo permiten llenar directamente los metadatos, las nuevas variables permiten crear estructuras automáticas dentro de los archivos, como tablas dinámicas, que generan líneas de forma inteligente según la cantidad de registros disponibles (por ejemplo, los participantes de una revisión o los documentos relacionados).

Es posible combinar variables de diferentes contextos, como datos de documentos, workflow, capacitación y usuario conectado, lo que hace que los metadatos sean mucho más completos y flexibles.

Durante la conversión a PDF, el sistema llena automáticamente todas las variables reconocidas, garantizando la estandarización y la agilidad.

Esta evolución amplía el uso de las docvariables tradicionales e incorpora el recurso en la pestaña Archivo electrónico de los documentos, ofreciendo una experiencia de automatización más intuitiva para cualquier proceso que implique documentos.

Centralización de menús

La versión 3.0 del sistema sigue avanzando en la estandarización de la gestión de datos. 

Los siguientes menús han sido eliminados de SoftExpert Documento y están centralizados en SoftExpert Administración:

• Firma digital (DC060)
• Archivo modelo (DC039)
• Atributo (DC029)
• Checklist (DC031)
• Container de archivo complejo (DC041)
• Grupo (DC030)
• Motivo (DC050)

Esta centralización simplifica y optimiza la experiencia de uso, ya que permite que el mantenimiento de los datos se realice en un solo lugar.

Con la migración del menú Firma digital (DC060) en especial, el recurso de firma digital pasa a estar disponible para requerimientos del tipo adjunto en SoftExpert Workflow, lo que también permite firmar archivos que no pertenezcan a SoftExpert Documento.

Editor SoftExpert en el módulo Documento

SoftExpert Documento ahora cuenta con el mismo editor disponible en SoftExpert Drive, pero con recursos exclusivos orientados a la gestión de documentos.

Con el nuevo Editor SoftExpert, es posible crear y editar archivos directamente en el módulo Documento, sin necesidad de recurrir a herramientas externas, como Word. Todo se realiza dentro del módulo, con guardado automático e integración total con el sistema.

Además de las funciones tradicionales de formato y colaboración simultánea, el editor de documento ofrece importantes ventajas:

• Inserción de metadatos y variables configuradas en la categoría, que se muestran automáticamente dentro del archivo.
• Uso de bloques de contenido reutilizables, que permiten crear textos estandarizados a partir de una biblioteca interna.
• Download en formato .docx, para garantizar compatibilidad con otros editores.
• Conversión automática a PDF e integración directa con SoftExpert Drive.

Estas funcionalidades hacen que el módulo Documento sea aún más completo, permitiendo crear, editar y gestionar contenidos sin salir del sistema, con productividad, estandarización y control total sobre la información.

Lanzamiento de los bloques de contenido

Tal y como se muestra en el vídeo sobre el nuevo editor de SoftExpert Documento, se han incluido dos nuevos menús: Tipo de bloque de contenido (DC065) y Bloque de contenido (DC066).

Estos menús permiten al usuario crear y gestionar bloques de contenido reutilizables, como cláusulas contractuales, fragmentos estandarizados o textos institucionales.

Funcionan como un repositorio centralizado, lo que permite insertar estos bloques directamente en los documentos creados o modificados en el editor nativo, con un solo clic.

El nuevo menú Bloque de contenido (DC066) ya cuenta con el recurso Chat con IA integrado. Con eso, basta con escribir de forma sencilla lo que desea y el sistema se encarga de llenar los nuevos registros.

Vea cómo funciona el recurso:

• Escriba la solicitud en un campo de texto, como si fuera una conversación. 
• Elija entre las sugerencias que le presentará el sistema. 
• El sistema incluirá automáticamente el registro a partir del ejemplo seleccionado.

Separación de los parámetros generales

Para organizar mejor las configuraciones, los parámetros generales de los módulos Archivo físico, Captura y Protocolo se han separado de SoftExpert Documento y ahora están disponibles directamente en sus respectivos módulos.

Junto con esta separación, el menú Parámetros generales (DC035) de SoftExpert Documento ha recibido algunas mejoras. Eche un vistazo a los cambios:

Novedades sobre la firma digital y electrónica

La pantalla de visualización de la firma se ha rediseñado para que la consulta sea más intuitiva.

La información más relevante ahora se muestra destacada, incluyendo los detalles del sobre, el status de la firma y los datos de los firmantes.

Esta pantalla se muestra cada vez que se accede a la opción Visualizar datos de la firma.

Esta versión también incluye mejoras en las integraciones con proveedores de firma, lo que permite una mayor flexibilidad y practicidad en el envío de documentos a través del sistema.

Consulte las principales novedades:

ClickSign

• Envío de múltiples archivos en el mismo sobre: la integración ahora es compatible con la API 3.0 de ClickSign, lo que permite enviar varios archivos para su firma en un solo sobre.
• Campo "Asunto": se ha incluido la posibilidad de informar un asunto al enviar documentos para la firma.
• Rechazo de la firma: al configurar un flujo de firma, es posible definir si el firmante tendrá la opción de rechazar la firma.

DocuSign

• Recibir una copia: se ha añadido la opción de indicar destinatarios que no necesitan firmar, pero que deben recibir una copia del documento firmado para su seguimiento.

BRy

• Columna "Fecha de la firma": la columna "Fecha de la firma" está disponible en la pantalla del historial del sobre de las firmas Bry.
• Botones "Cancelar sobre" y "Reenviar e-mail": los botones "Cancelar sobre" y "Reenviar e-mail" están disponibles en la pantalla de historial.

OneSpan

• Configuración de template: ahora es posible configurar templates con OneSpan para posicionar las firmas y definir el mensaje que se enviará.

Convertir a PDF con Microsoft 365

Para reducir los problemas de formato de los archivos al convertirlos a PDF, especialmente en documentos que utilizan metadatos, ahora es posible realizar la conversión directamente mediante la integración con Microsoft 365.

Esta funcionalidad es opcional y se recomienda para usuarios que tienen inconvenientes a la hora de formatear con la función de conversión estándar.

Usar esta novedad es muy sencillo, basta con acceder a la sección Configuración > Parámetros generales > Integración > Microsoft 365 y habilitar la opción Convertir archivos a PDF utilizando Microsoft 365.

Visualización, descarga y búsqueda de archivos

Ahora, además de los documentos complejos, también se muestran en la estructura del contenedor los documentos simples y múltiples asociados, lo que permite visualizar todos los archivos electrónicos vinculados.

Además, al descargar el contenedor, el sistema incluye todos los archivos contenidos en la estructura, lo que garantiza que no se omita ningún elemento durante la descarga.

Esta mejora amplía la trazabilidad y facilita la gestión de documentos que forman parte de estructuras complejas.

También se ha incluido un campo de búsqueda en la lista de archivos electrónicos, facilitando la localización de archivos según el tipo de documento:

• Para documentos complejos: es posible realizar búsquedas por el identificador de la estructura, el nombre de la estructura o el nombre del archivo electrónico.
• Para documentos simples o múltiples: la búsqueda se puede realizar por el nombre del archivo electrónico.

Traducción automática por IA para nuevos formatos

Ahora, además de los archivos .pdf, también es posible utilizar la traducción automática mediante inteligencia artificial para los formatos .docx, .pptx y .xlsx.

Al solicitar la traducción de un archivo en estos formatos, la ventana de traducción mostrará la sección de traducción automática, permitiendo al usuario seleccionar el idioma deseado.

Después de la traducción, se generará un nuevo archivo en el mismo formato que el original.

Los archivos traducidos se pueden editar normalmente por la aplicación configurada por el usuario, como Microsoft OneDrive, por ejemplo.

Además, si la categoría del documento está configurada para convertir automáticamente a PDF, el sistema se asegurará de que los archivos traducidos también sean convertidos.

Parámetros nuevos en la categoría

Se han añadido dos nuevos parámetros en las categorías de documento, ampliando las posibilidades de configuración y control sobre la generación de archivos electrónicos.

1. Usar el título del documento como nombre de los archivos generados a partir del modelo

Disponible en Categoría > Archivo electrónico > Modelo.

• Cuando esté marcado, los archivos creados a partir de modelos tendrán el mismo título que el documento.
• Cuando esté desmarcado, los archivos mantendrán el nombre original del modelo, comportamiento estándar de las versiones anteriores.

Este parámetro permite estandarizar automáticamente los nombres de los archivos creados a partir de modelos, facilitando la identificación y organización.

2. Bloquear la generación de archivos electrónicos desde el formulario

Disponible en Categoría > Archivo electrónico > Formulario.

• Cuando esté marcado, el sistema no generará un archivo electrónico en función del formulario.
• Cuando esté desmarcado, el sistema generará automáticamente el archivo electrónico, manteniendo el comportamiento anterior.

Este parámetro garantiza un mayor control sobre la generación automática de archivos a partir de formularios, permitiendo ajustar el comportamiento según las necesidades de cada categoría.

Editar archivos antes de la impresión

El parámetro Permitir que los usuarios con permiso para imprimir puedan editar el archivo electrónico, ubicado en Categoría > Archivo electrónico > General, ya está disponible.

Este recurso se aplica exclusivamente a los visualizadores DocView y ExcelView y permite a los usuarios llenar campos dentro de los archivos antes de imprimirlos, sin que ello genere una nueva revisión del documento.

Esta mejora proporciona una mayor flexibilidad en el uso de formularios y documentos editables, sin comprometer el control de versiones.

Historial de accesos por link público

Ahora, el historial de visualización y descarga de archivos electrónicos accedidos mediante enlace público está disponible en el sistema.

Además de quedar registrado en el historial del propio documento, esta información también se puede consultar en el menú Auditoría del sistema (DC027).

Registro de cambios en el recorrido de auditoría

Ahora, es posible monitorear todos los cambios realizados en la lista de distribución de los datos de los documentos en el menú Recorrido de auditoría (CM002).

A partir de las versiones 2.2.3, 2.2.4 y 3.0.0, el recorrido registra eventos relacionados con la distribución electrónica y otras configuraciones vinculadas al control de acceso.

Los siguientes eventos pueden ser consultados:

Inclusión, modificación y exclusión de control de acceso:

• En la categoría
• En el documento
• En la ejecución de la tarea Evaluación de aplicabilidad
• En el menú Matriz Documento x Usuario (DC006)
• En el menú Captura (CAP006)

Cambios de configuración:

• Heredar lista de distribución de la categoría (en la categoría y en el documento)
• Permitir inclusión de la lista de distribución en el documento
• Blocar cambio de la herencia en el documento
• Realizar evaluación de aplicabilidad

Con esta mejora, los cambios realizados en las listas de distribución son registrados con mayor transparencia y trazabilidad, fortaleciendo el control de auditoría del sistema.

Nuevo metadato de firma

Se ha incorporado una nueva opción de metadatos para mostrar la firma de los participantes en la revisión al exportar los metadatos:

Tipo: Datos de la revisión → Ítem: Elaborador / Consensador / Aprobador / Homologador → Formato: Firma.

Al seleccionarlo, es posible definir el tamaño de la firma que aparece en el documento.

Más opciones para ordenar archivos

La lista de archivos electrónicos se ha mejorado para ofrecer una mayor flexibilidad en la ordenación de la información.

Antes, solo era posible ordenar por la columna Archivo electrónico en los documentos del tipo simple o complejo.

Ahora, también es posible ordenar por las columnas Tamaño, Usuario y Actualizado el, lo que facilita el análisis y la localización de archivos según diferentes criterios.

Cambiar el nombre de los archivos en cualquier etapa de la revisión

Se ha eliminado la restricción para cambiar el nombre de los archivos electrónicos.

Anteriormente, la opción de cambiar el nombre de los archivos solo estaba disponible para documentos homologados y con conversión a PDF parametrizada.

A partir de ahora, es posible cambiar el nombre de los archivos electrónicos en cualquier etapa de la revisión, independientemente de si se ha configurado la conversión a PDF.

Esta mejora hace que la gestión de archivos sea más flexible y facilita el ajuste de nombres durante el proceso de revisión.

Importación vía DIINTERFACE o web service

Se ha realizado un ajuste para permitir el registro de documentos cuando hay una máscara y un valor estándar configurados en los atributos, durante la importación vía DIINTERFACE o web service.

Anteriormente, al intentar registrar un documento mediante importación (.xls o .xlsx), DIINTERFACE o web service, si la categoría tenía un identificador y un título definidos con una máscara de atributos configurada con valores predeterminados, el sistema no realizaba el registro, ya que no era posible generar la máscara correctamente.

Con este ajuste, los documentos pasan a ser registrados normalmente, con las máscaras aplicadas de forma automática.

Nuevo parámetro en la API REST

Se ha agregado el parámetro fgvaliditytype en la API REST Editar documento y la columna NMFIELD10 en el modelo de importación DCDCOEDIT para que también sea posible editar la validez del documento.

Almacenamiento de thumbnails optimizado

Para mejorar el desempeño y reducir el consumo de espacio en la base de datos, hemos cambiado la forma en que se almacenan las miniaturas (thumbnails) de los archivos.

Ahora, las miniaturas quedan guardadas en el mismo directorio que el archivo original. Con ello, proporcionamos un uso más eficiente del espacio y una reducción de los costos de almacenamiento en entornos Cloud.

Es importante destacar que no se ha modificado ninguna funcionalidad.

Inclusión de revisión optimizada vía DIINTERFACE

La validación de fechas en la importación vía DIINTERFACE se ha ajustado para aceptar solo fechas válidas.

Anteriormente, si había algún error de digitación, se importaba una fecha aleatoria. Ahora, el sistema valida si la fecha está en el formato AAAA-MM-DD.

La novedad también es aplicable al llenado de fecha con atributos.

Consulte las últimas mejoras realizadas en este módulo:

• SoftExpert Suite 2.2.4
• SoftExpert Suite 2.2.3
• SoftExpert Suite 2.2.2
• SoftExpert Suite 2.2.1
• SoftExpert Suite 2.2.0
• SoftExpert Suite 2.1.9