Documento - 2.2.2
Unificação dos menus de consulta, cadastro e revisão de documento
Conheça a inovação na gestão de documentos desta versão: os menus de consulta, cadastro e revisão agora estão combinados em uma interface unificada de última geração. Com uma identidade visual renovada, projetada para proporcionar clareza e simplicidade, encontrar as funcionalidades necessárias nunca foi tão fácil.
Funcionalidades integradas
Com a unificação dos menus, todas as funcionalidades de consulta, cadastro e revisão de documentos estão disponíveis em um único local. Isso resulta em um acesso mais rápido e elimina a necessidade de transitar entre menus separados.
Acesso simplificado
Para acessar o menu unificado, basta entrar no menu DC010. A nova interface foi desenvolvida para guiar o usuário de maneira clara e intuitiva pelos recursos. Explore as novas opções disponíveis e personalize suas preferências para otimizar sua produtividade.
Flexibilidade na transição
Entende-se que mudanças podem exigir um período de adaptação. Por isso, se o usuário preferir, ainda é possível alternar temporariamente para os menus antigos enquanto se adapta completamente à unificação. Essa opção está disponível para garantir uma transição suave e confortável para todos os usuários.
Tradução automática de arquivo eletrônico
Agora, oferecemos a possibilidade de configurar uma API de tradução para realizar a tradução automática de arquivos eletrônicos. Para ativar essa funcionalidade, basta contratar um serviço com API de tradução e realizar a configuração no sistema.
Essa novidade é especialmente útil para simplificar a colaboração internacional e aprimorar a acessibilidade para equipes distribuídas ao redor do mundo. Ao visualizar um arquivo PDF, caso a categoria esteja configurada para permitir a tradução automática, o usuário poderá ver o arquivo em outro idioma diretamente na tela de visualização.
Para utilizar esta funcionalidade, é necessário adquirir o SoftExpert Copilot. Além disto, ela estará disponível somente para os clientes que utilizam a plataforma na nuvem SoftExpert.
Nesta versão, para a tradução de textos, as APIs Google V2, Google V3 e SE Suite podem ser utilizadas. Para a tradução de arquivos, é possível usar somente a API Google V3.
Nova seção de histórico
Agora, os documentos do SoftExpert Documento terão um histórico mais abrangente e acessível, que pode ser acessado diretamente na tela de dados do documento. Essa melhoria elimina a necessidade de procurar informações em diferentes fontes.
Todas as operações registradas no sistema de auditoria do SoftExpert Documento serão transferidas para o histórico do documento. No entanto, em casos de alteração do identificador do documento, algumas informações podem não ser migradas integralmente.
Nova seção de comentários
Nesta versão, os comentários ganham uma seção dedicada, facilitando a interação dos usuários. Agora, é possível criar novos comentários e responder a tópicos existentes. Além disso, há as opções de curtir e resolver comentários, visando aumentar o engajamento dos usuários.
Outra novidade da seção dedicada é a capacidade de marcar outros usuários nos comentários usando um “@” seguido do nome desejado. Os usuários mencionados recebem notificações em sua Central de notificações.
Os comentários existentes, que antes eram feitos no conhecimento de publicação ou através do botão Incluir comentário textual, serão migrados automaticamente para esta nova seção.
Conhecimento de publicação somente para documentos novos
A partir desta versão, será possível especificar na categoria de documentos que o conhecimento de publicação seja enviado para registros existentes ou apenas para novos documentos e revisões.
Isso significa que, ao adicionar um novo usuário a uma área ou equipe que está configurada para receber o conhecimento de publicação, ou ao adicionar usuários, áreas ou equipes diretamente à distribuição eletrônica da categoria ou do documento, o usuário pode optar por enviar a tarefa de conhecimento apenas para os novos documentos ou revisões.
Participantes da revisão considerados como treinados
Anteriormente, havia uma configuração que automaticamente considerava os participantes da revisão como treinados e, ao mesmo tempo, permitia apenas que usuários treinados no documento atuassem como instrutores dos treinamentos associados a ele.
Nesta versão, essa configuração foi dividida em duas partes distintas. Agora, uma configuração diz respeito a considerar os participantes como treinados, enquanto a outra se refere exclusivamente à permissão de usuários treinados atuarem como instrutores.
Essa divisão oferece uma maior flexibilidade aos usuários do SoftExpert Treinamento ao conduzirem os treinamentos relacionados aos documentos.
Edição de formulário por meio dos dados do documento
Há uma nova opção para os usuários responsáveis pela elaboração do documento editarem o formulário! Além de utilizar o botão de edição de formulário na tarefa de revisão, eles podem editar diretamente na tela de dados do documento, na seção de formulário. Essa adição oferece mais flexibilidade aos usuários e simplifica o processo de revisão.
Validade do documento na marca d'água
Na versão 2.2.2, é possível incorporar a data de validade do documento na marca d'água, possibilitando sua exibição em documentos impressos. Essa funcionalidade proporciona mais segurança e visibilidade para os usuários que manuseiam cópias impressas do documento.
Remoção do campo Hits
Após uma pesquisa, foi constatado que a maioria dos usuários não utiliza o campo "Hits". Com o objetivo de aprimorar a transparência das informações nos dados do documento e considerando que o novo histórico do documento oferece uma abordagem mais eficaz para os usuários, o campo "Hits" foi removido do sistema.
Confirmação de conhecimento no final da página de visualização de PDF
A opção de confirmar o conhecimento de publicação será apresentada quando o usuário visualizar um arquivo eletrônico no visualizador de PDF HTML5 e chegar à última página do documento pendente. Isso simplifica a execução da tarefa e acaba com a necessidade de fechar o arquivo e clicar em outro botão nas tarefas para liberá-la.
Validações do diretório controlado
Com o objetivo de evitar a perda de informações nos arquivos eletrônicos, especialmente durante a cópia da base de produção para testes, onde ajustes frequentes dos diretórios controlados são necessários para o mapeamento correto, foi introduzido um mecanismo que garante a exclusividade de um diretório controlado para cada ambiente. Isso significa que uma pasta configurada para o ambiente de produção não poderá ser compartilhada com o ambiente de testes, e vice-versa. Este requisito foi implementado para clientes que estão na infraestrutura Cloud da SoftExpert e possuem diretório controlado configurado com FileManager.
- Para todos os clientes que fazem uso do diretório controlado externo com FileManager na infraestrutura Cloud da Softexpert, após a atualização do sistema, será necessário acessar o cadastro de cada diretório controlado e salvar as configurações, garantindo que o sistema reconheça corretamente o ambiente associado a cada diretório controlado.
- Todos os clientes que utilizam o diretório controlado com servidor externo (FileManager): Atenção! O FileManager deve ser atualizado junto com o sistema pois recebeu uma atualização de segurança. Para isso, baixe o instalador no Distribution Center da SoftExpert, seção Downloads, aba Install.
Assinatura e autenticação via WhatsApp com a integração do ClickSign
A partir desta versão, ao enviar documentos para assinatura utilizando a integração com o ClickSign, haverá a opção de escolher entre enviar via e-mail ou WhatsApp. Se a opção WhatsApp for selecionada, um campo para o número de telefone será exibido ao lado do campo “Nome”, enquanto a opção por e-mail manterá o campo para inserir o endereço de e-mail do destinatário. Além disso, agora é possível configurar a autenticação via WhatsApp. Esse recurso foi desenvolvido para atender às necessidades de diversos clientes que utilizam essa integração.
Autenticação via Certificado digital na assinatura com o ClickSign
Ao enviar documentos para assinatura através da integração com o ClickSign, agora será possível configurar a autenticação via Certificado digital. Para utilizar esta forma de autenticação, o preenchimento do campo CPF se torna obrigatório, pois o certificado digital está vinculado a um CPF específico.
A partir da próxima versão, o aplicativo Android SoftExpert Document será descontinuado, permanecendo em seu lugar o novo aplicativo SoftExpert Documento.
Recomendamos que os clientes que utilizam o aplicativo SoftExpert Document considerem a migração para o novo aplicativo durante esta versão.
Clique aqui para acessar o novo aplicativo.
Consulte as últimas melhorias realizadas neste componente: