Documento - 2.2.2
Unificación de los menús de consulta, registro y revisión de documento
Conozca la innovación en la gestión de documentos de esta versión: los menús de consulta, registro y revisión ahora están fusionados en una interfaz unificada de última generación. Con una identidad visual renovada, diseñada para ofrecer claridad y simplicidad, encontrar las funcionalidades que necesita nunca ha sido tan fácil.
Funcionalidades integradas
Con la unificación de los menús, todas las funcionalidades de consulta, registro y revisión de documentos están disponibles en un solo lugar. Esto permite un acceso más rápido y elimina la necesidad de desplazarse por distintos menús.
Acceso simplificado
Para acceder al menú unificado, utilice el código DC010. La nueva interfaz se ha desarrollado para guiar al usuario de forma clara e intuitiva a través de los recursos. Explore las nuevas opciones disponibles y personalice sus preferencias para optimizar su productividad.
Flexibilidad en la transición
Entendemos que los cambios pueden requerir un período de adaptación. Por eso, si lo prefiere, aún es posible cambiar temporalmente a los menús antiguos mientras se adapta por completo a la unificación. Esta opción está disponible para garantizar una transición suave y cómoda para todos los usuarios.
Traducción automática de archivos electrónicos
Ahora, ofrecemos la posibilidad de configurar una API para traducir automáticamente los archivos electrónicos. Para activar esta funcionalidad, basta con contratar un servicio con una API de traducción y configurarlo en el sistema.
Esta funcionalidad es esencial para simplificar la colaboración internacional y mejorar la accesibilidad de los equipos de todo el mundo. Al visualizar un archivo PDF, si la categoría está configurada para permitir la traducción automática, el usuario podrá ver el archivo en otro idioma directamente en la pantalla de vista previa.
Para utilizar esta funcionalidad, es necesario adquirir SoftExpert Copilot. Además, solo estará disponible para los clientes que utilizan la plataforma en la nube SoftExpert.
En esta versión, para la traducción de textos, se pueden utilizar las API de Google v2, Google v3 y SE Suite. Para la traducción de archivos, únicamente se puede utilizar la API de Google v3.
Nueva sección de historial
Ahora, los documentos de SoftExpert Documento tendrán un historial más completo y accesible, al que se puede acceder directamente en la pantalla de datos del documento. Esta mejora elimina la necesidad de buscar información de diferentes fuentes.
Todas las operaciones registradas en el sistema de auditoría de SoftExpert Documento serán transferidas al historial del documento. Sin embargo, en caso de cambio del identificador del documento, es posible que parte de la información no se migre completamente.
Nueva sección de comentarios
En esta versión, los comentarios cuentan con una sección exclusiva, facilitando la interacción de los usuarios. Ahora, es posible crear nuevos comentarios y responder a temas existentes. Además, hay opciones para dar "Me gusta" y resolver comentarios, con el objetivo de aumentar la interacción de los usuarios.
Otra novedad de la sección exclusiva es la posibilidad de etiquetar a otros usuarios en los comentarios utilizando el símbolo “@” seguido del nombre deseado. Los usuarios mencionados reciben notificaciones a través de la Central de notificaciones.
Los comentarios existentes, que anteriormente se realizaban en el conocimiento de publicación o a través del botón Incluir comentario de texto, serán migrados automáticamente a esta nueva sección.
Conocimiento de publicación solo para documentos nuevos
A partir de esta versión, será posible especificar en la categoría de documento que el conocimiento de publicación se envíe para los registros existentes o solo para los nuevos documentos y revisiones.
Eso significa que, al agregar un nuevo usuario a un área o grupo que esté configurado para recibir el conocimiento de publicación, o al agregar usuarios, áreas o grupos directamente a la distribución electrónica de la categoría o del documento, el usuario puede optar por enviar la tarea de conocimiento solo para los nuevos documentos o revisiones.
Participantes de la revisión considerados como capacitados
Anteriormente, existía una configuración que consideraba automáticamente a los participantes de la revisión como capacitados y, al mismo tiempo, solo permitía a los usuarios capacitados en el documento actuar como instructores de las capacitaciones que estaban vinculadas a él.
En esta versión, esta configuración se ha dividido en dos partes distintas. Ahora, una configuración se refiere a considerar a los participantes como capacitados, mientras que la otra se refiere exclusivamente a permitir que los usuarios capacitados actúen como instructores.
Esta división proporciona a los usuarios de SoftExpert Capacitación una mayor flexibilidad a la hora de llevar a cabo las capacitaciones relacionadas con los documentos.
Edición de formularios a través de los datos del documento
¡Hay una nueva opción para que los usuarios responsables de elaborar el documento editen el formulario! Además de usar el botón de edición de formulario en la tarea de revisión, pueden editar directamente desde la pantalla de datos del documento en la sección de formulario. Esta incorporación ofrece a los usuarios más flexibilidad y simplifica el proceso de revisión.
Validez del documento en la marca de agua
En la versión 2.2.2, es posible incorporar la fecha de validez del documento en la marca de agua, permitiendo su visualización en documentos impresos. Esta funcionalidad proporciona más seguridad y visibilidad para los usuarios que manejan copias impresas del documento.
Eliminación del campo Hits
Tras la realización de una encuesta, se ha constatado que la mayoría de los usuarios no utiliza el campo "Hits". Con el fin de mejorar la transparencia de la información en los datos del documento y considerando que el nuevo historial del documento ofrece un enfoque más eficaz para los usuarios, se ha eliminado del sistema el campo "Hits".
Confirmación de conocimiento al final de la página de visualización del PDF
La opción de confirmar el conocimiento de publicación aparecerá cuando el usuario visualice un archivo electrónico en el visualizador de PDF HTML5 y llegue a la última página del documento pendiente. Esto simplifica la ejecución de la tarea y elimina la necesidad de cerrar el archivo y hacer clic en otro botón en las tareas para liberarla.
Validaciones del directorio controlado
Con el fin de evitar la pérdida de información en archivos electrónicos, especialmente al copiar la base de producción para las pruebas, donde son necesarios frecuentes ajustes de los directorios controlados para un correcto mapeo, se ha introducido un mecanismo que garantiza la exclusividad de un directorio controlado para cada entorno. Esto significa que una carpeta configurada para el entorno de producción no puede compartirse con el entorno de pruebas, y viceversa. Este requisito fue implementado para clientes que están en la infraestructura Cloud de SoftExpert y tienen un directorio controlado configurado con FileManager.
- Para todos los clientes que utilizan el directorio controlado externo con FileManager en la infraestructura Cloud de SoftExpert, después de actualizar el sistema, será necesario acceder al registro de cada directorio controlado y guardar la configuración, asegurándose de que el sistema reconoce correctamente el entorno asociado a cada directorio controlado.
- Todos los clientes que utilizan el directorio controlado con un servidor externo (FileManager): ¡Atención! FileManager debe actualizarse junto con el sistema, ya que ha recibido una actualización de seguridad. Para ello, descargue el instalador en el Distribution Center de SoftExpert, sección Downloads, pestaña Install.
Firma y autenticación a través de WhatsApp con integración ClickSign
A partir de esta versión, al enviar documentos para firmar mediante la integración con ClickSign, habrá una opción para elegir entre enviar por correo electrónico o WhatsApp. Si se selecciona la opción WhatsApp, aparecerá un campo para el número de teléfono junto al campo “Nombre”, mientras que la opción de correo electrónico mantendrá el campo para introducir la dirección de e-mail del destinatario. Además, ahora es posible configurar la autenticación vía WhatsApp. Este recurso se ha desarrollado para satisfacer las necesidades de los distintos clientes que utilizan esta integración.
Autenticación mediante Certificado digital al firmar con ClickSign
Al enviar documentos para la firma a través de la integración con ClickSign, ahora será posible configurar la autenticación mediante un Certificado digital. Para utilizar esta forma de autenticación, debe llenarse obligatoriamente el campo CPF (ID tributaria brasileña), ya que el certificado digital está vinculado a un CPF específico.
A partir de la próxima versión, la aplicación SoftExpert Document para Android será discontinuada, siendo sustituida por la nueva aplicación SoftExpert Documento.
Recomendamos que los clientes que utilizan la aplicación SoftExpert Document consideren migrar a la nueva aplicación durante esta versión.
Haga clic aquí para acceder a la nueva aplicación.
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