Assinar documento via OneSpan
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Pré-requisitos
- Categoria do documento com uma configuração de assinatura associada.
- Usuário na lista de segurança do documento, configurada na aba Segurança > Documento da categoria, com o controle "Assinar" permitido.
- Conta no OneSpan.
- Acesso ao menu Documento (DC010).
Apresentação
As assinaturas eletrônicas se diferenciam das assinaturas digitais por dependerem de integração com plataformas externas ao SoftExpert Documento. Apesar disso, o procedimento inicial é semelhante ao da assinatura digital.
Para que um documento possa ser assinado eletronicamente, é necessário que sua categoria esteja configurada com a integração da assinatura eletrônica via OneSpan.
Assinar documento
1. Acesse o menu Documento (DC010).
2. Selecione o documento desejado na lista de registros da tela principal.
3. Expanda o botão “Mais” e clique em Assinar arquivo eletrônico. Se o documento tiver múltiplos arquivos eletrônicos, será necessário selecionar os arquivos que deseja assinar.
4. Na tela que será aberta, preencha os campos descritos abaixo:
| Modelo |
Se um modelo foi selecionado na configuração da assinatura, ele será apresentado neste campo. Somente será possível editar o modelo se ele for Variável. Neste caso, serão apresentados os modelos configurados no OneSpan. Consulte a documentação específica do OneSpan para mais informações. |
| Idioma do documento | Escolha qual é o idioma do documento. |
| Definir ordem de envio | Marque esta opção para definir uma ordem de assinatura do arquivo. Dessa forma, o OneSpan notificará os assinantes em ordem numérica até todos assinarem. |
| Assinatura | Informe o nome e o e-mail do assinante. Selecione a opção Adicionar novo signatário, na parte inferior da tela, para adicionar um novo assinante. |
5. Clique em Próxima etapa.
6. Informe um prazo para assinatura e o texto da mensagem que será enviada aos assinantes.
7. Clique no botão Enviar para o documento ser enviado para o OneSpan e os assinantes serem notificados da necessidade de assinatura no documento.
- Clique sobre o ícone da coluna AD para visualizar os dados da assinatura no arquivo eletrônico.
- Também é possível visualizar a situação da assinatura do arquivo eletrônico por meio da coluna AD. Posicione o mouse sobre o ícone para identificar o que ele representa.
Conclusão
A utilização da assinatura eletrônica via OneSpan amplia a flexibilidade do SoftExpert Documento, permitindo a formalização digital de documentos com validade jurídica em conformidade com a plataforma externa.
Seguindo corretamente a configuração e o passo a passo descrito, o usuário garante a integridade e a rastreabilidade do processo de assinatura.