Configurar exportação de metadados
Pré-requisito
- Acesso ao menu Configuração > Documento > Exportação de metadados (DC052).
Apresentação
A configuração da exportação de metadados serve para definir quais dados serão exportados e usados como docvariables nos arquivos eletrônicos dos documentos de uma categoria.
Essa configuração é o primeiro passo para usar o recurso de docvariables com sucesso. Veja como realizá-la:
Incluir configuração de exportação de metadados
1. Acesse o menu Configuração > Documento > Exportação de metadados (DC052).
2. Clique no botão 
da barra de ferramentas.
3. Na tela que será aberta, informe um identificador e nome para a exportação de metadados.
4. Clique no botão 
para habilitar a aba Geral.
5. Então, clique no botão da barra de ferramentas lateral para incluir os metadados que serão exportados.
6. Na tela que será aberta, informe um nome para o metadado.
7. Selecione o tipo de metadado desejado e seu item correspondente:
Propriedade do objeto
O metadado será uma propriedade de um documento cadastrado no sistema.
No campo Item, selecione o valor que o metadado terá:
| Identificador da categoria | O valor será o identificador da categoria do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Nome da categoria | O valor será o nome da categoria do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Identificador | O valor será o identificador do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Título | O valor será o título do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Revisão | O valor será o identificador da revisão do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Data revisão | O valor será a data de revisão do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. No campo Formato, que será habilitado, selecione o formato de data desejado. |
| Hora da revisão | O valor será o horário de liberação da revisão do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Autor | O valor será o nome do autor do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Usuário de cadastro | O valor será o nome do responsável pelo documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. No campo Formato, que será habilitado, selecione o dado desejado do responsável pelo documento. |
| Resumo | O valor será o resumo do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Validade | O valor será a validade do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. No campo Formato, que será habilitado, selecione o formato de data desejado. |
| Nome do arquivo | O valor será o nome do arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Assinatura digital | Caso o arquivo eletrônico esteja assinado digitalmente, o valor do metadado será o texto "Documento assinado digitalmente". |
| Situação | O valor será a situação atual do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Posto de cópias | O valor será o nome do posto de cópias responsável pela distribuição das cópias do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Data revalidação | O valor será a data da revalidação vigente do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. No campo Formato, que será habilitado, selecione o formato de data desejado. |
| Onde é usado | O valor será o identificador e o título do documento onde o documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado, é usado (faz parte de sua estrutura). Se o documento fizer parte da estrutura de mais de um documento, estes documentos serão exibidos separados por ';'. |
| Composto de | O valor será o identificador e o título do documento que compõe a estrutura do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. Se o documento tiver mais de um documento em sua estrutura, estes documentos serão exibidos separados por ';'. |
Atributo do documento
O metadado será um atributo registrado no sistema.
No campo Atributo, selecione o atributo cujo valor será utilizado também na docvariable do arquivo eletrônico.
Caso o atributo selecionado for do tipo "Lista de valores" será utilizado o valor sem tradução, ou seja, os valores traduzidos não serão aplicados às docvariables.
Usuário logado
O metadado será um dado do usuário conectado no sistema.
No campo Item, selecione o valor que o metadado terá:
| Login | O valor do metadado será o login do usuário logado no sistema. |
| Nome | O valor do metadado será o nome do usuário logado no sistema. |
Dados da revisão
O metadado será um dado da revisão pela qual o documento cadastrado no sistema está passando.
No campo Item, selecione o valor que o metadado terá:
| Situação | O valor será a situação da revisão do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. |
| Data de cadastro | O valor será a data de cadastro do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. No campo Formato, que será habilitado, selecione o formato de data desejado. |
| Alterações | O valor será o registro das alterações realizadas no documento, ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado, durante a revisão. |
| Elaborador | O valor será o nome do elaborador da revisão do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. No campo Formato, que será habilitado, selecione a opção correspondente à forma como o dado do elaborador será apresentado. Se a opção selecionada contiver "Data", no campo Formato da data, que será apresentado, selecione o formato de data desejado. No campo Separador, parametrize como serão separadas as informações dos elaboradores, caso a revisão tenha mais de um configurado. Podem ser informados qualquer separador desejado: ponto e vírgula, vírgula, barra invertida e a palavra "enter" (pulo de linha) etc. |
| Consensador | O valor será o nome do consensador da revisão do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. No campo Formato, que será habilitado, selecione a opção correspondente à forma como o dado do consensador será apresentado. Se a opção selecionada contiver "Data", no campo Formato da data, que será apresentado, selecione o formato de data desejado. No campo Separador, parametrize como serão separadas as informações dos consensadores, caso a revisão tenha mais de um configurado. Podem ser informados qualquer separador desejado: ponto e vírgula, vírgula, barra invertida e a palavra "enter" (pulo de linha) etc. |
| Aprovador | O valor será o nome do aprovador da revisão do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. No campo Formato, que será habilitado, selecione a opção correspondente à forma como o dado do aprovador será apresentado. Se a opção selecionada contiver "Data", no campo Formato da data, que será apresentado, selecione o formato de data desejado. No campo Separador, parametrize como serão separadas as informações dos aprovadores, caso a revisão tenha mais de um configurado. Podem ser informados qualquer separador desejado: ponto e vírgula, vírgula, barra invertida e a palavra "enter" (pulo de linha) etc. |
| Homologador | O valor será o nome do homologador da revisão do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado. No campo Formato, que será habilitado, selecione a opção correspondente à forma como o dado do homologador será apresentado. Se a opção selecionada contiver "Data", no campo Formato da data, que será apresentado, selecione o formato de data desejado. No campo Separador, parametrize como serão separadas as informações dos homologadores, caso a revisão tenha mais de um configurado. Podem ser informados qualquer separador desejado: ponto e vírgula, vírgula, barra invertida e a palavra "enter" (pulo de linha) etc. |
| Histórico de alterações | O valor será o registro das alterações realizadas no documento ao qual pertence o arquivo eletrônico que utiliza o metadado, durante a revisão atual e todas as revisões anteriores. |
Dados da atividade do Workflow
O metadado será uma atividade de um processo instanciado relacionado com o documento.
No campo Processo/Atividade, selecione a atividade desejada de um determinado processo.
No campo Item, selecione o valor que o metadado terá:
| Nome da atividade | O valor do metadado será o nome da atividade selecionada. |
| Nome do executor | O valor do metadado será o nome do executor da atividade selecionada. |
| Área do executor | O valor do metadado será a área à qual pertence o executor da atividade selecionada. |
| Função do executor | O valor do metadado será a função exercida pelo executor da atividade selecionada. |
| Data da execução | O valor do metadado será a data na qual a atividade selecionada foi executada. |
Dados do formulário
O metadado será uma entidade do formulário associado ao documento.
No campo Entidade, selecione a entidade de um determinado formulário que deseja utilizar.
Em seguida, selecione o Campo da entidade cujo valor será utilizado também na docvariable do arquivo eletrônico.
Dados do treinamento
O metadado será um dado de um treinamento realizado por meio do SoftExpert Treinamento. Com isso, os metadados configurados serão associados à categoria que será utilizada para criar os certificados dos participantes do treinamento.
No campo Item, selecione o valor que o metadado terá:
| Identificador | O valor do metadado será o identificador do treinamento. |
| Nome | O valor do metadado será o nome do treinamento. |
| Identificador do curso | O valor do metadado será o identificador do curso do treinamento. |
| Nome do curso | O valor do metadado será o nome do curso do treinamento. |
| Data de início | O valor do metadado será a data de início da execução do treinamento. No campo Formato, que será habilitado, selecione o formato de data desejado. |
| Data de término | O valor do metadado será a data de fim da execução do treinamento. No campo Formato, que será habilitado, selecione o formato de data desejado. |
| Carga horária | O valor do metadado será a carga horária de execução do treinamento. |
| Identificador da entidade de ensino | O valor do metadado será o identificador da entidade de ensino que ministrou o treinamento. |
| Nome da entidade de ensino | O valor do metadado será o nome da entidade de ensino que ministrou o treinamento. |
| Assinatura extra | O valor do metadado será o nome da pessoa informado no campo "Assinatura extra" dos dados do treinamento. |
| Conteúdo | O valor do metadado será o conteúdo do curso do treinamento. Se o curso tiver mais de um conteúdo, será exibida uma listagem com os conteúdos abordados no treinamento. |
Dados do instrutor
O metadado será o instrutor que ministrou o treinamento do documento. O treinamento pode ter mais de um instrutor configurado. Neste caso, serão exibidos os valores correspondentes ao número de instrutores, separados por ','.
No campo Item, selecione o valor que o metadado terá:
| Matrícula | O valor do metadado será a matrícula do usuário que é o instrutor do treinamento. |
| Nome | O valor do metadado será o nome do usuário que é o instrutor do treinamento. |
| Área | O valor do metadado será a área à qual pertence o usuário que é o instrutor do treinamento. |
| Função | O valor do metadado será a função exercida pelo usuário que é o instrutor do treinamento. |
| Carga horária | O valor do metadado será a carga horária do instrutor no treinamento. |
Dados do participante
O metadado será o participante do treinamento do documento. O treinamento pode ter mais de um participante, porém, o certificado será gerado para cada um individualmente.
No campo Item, selecione o valor que o metadado terá:
| Matrícula | O valor do metadado será a matrícula do usuário que participou do treinamento. |
| Nome | O valor do metadado será o nome do usuário que participou do treinamento. |
| Área | O valor do metadado será a área à qual pertence o usuário que participou do treinamento. |
| Função | O valor do metadado será a função exercida pelo usuário que participou do treinamento. |
| Nota | O valor do metadado será a nota obtida pelo usuário no treinamento. |
| Frequência | O valor do metadado será a frequência do usuário no treinamento. |
Atributo do treinamento
O metadado será um atributo de um treinamento realizado por meio do SoftExpert Treinamento.
No campo Atributo, selecione o atributo cujo valor será associado à categoria que será utilizada para criar os certificados dos participantes do treinamento.
Atributo do instrutor
O metadado será o atributo de um instrutor de treinamento realizado por meio do SoftExpert Treinamento.
No campo Atributo, selecione o atributo cujo valor será associado à categoria que será utilizada para criar os certificados dos participantes do treinamento.
8. Clique em 
para incluir o metadado no registro de exportação.
9. Clique em para salvar a configuração de exportação.
Conclusão
A exportação de metadados foi configurada com sucesso! Agora, esta configuração deve ser associada à categoria dos documentos em que as docvariables definidas serão usadas. Para saber como, consulte o artigo Configurar arquivo eletrônico na categoria, em especial, a aba Geral do passo 5.
Depois de associar a configuração de exportação, veja como usar as docvariables nos arquivos eletrônicos dos documentos da categoria.
Após associar a configuração de exportação de metadados em uma categoria, será possível fazer a inclusão de outras configurações de exportação de metadados diretamente na categoria.
Para isso, na categoria, deve-se acessar a aba Arquivo eletrônico > Geral > Exportação de metadados > campo Configuração.