Docvariable é um recurso explorado pelo SoftExpert Suite para preencher automaticamente algumas informações do documento, tais como: identificador, categoria, título do documento, revisão, entre outras.

Uma vez configuradas, elas serão automaticamente preenchidas no arquivo eletrônico e atualizadas a cada revisão.

Neste tópico mostraremos como configurar docvariables. Para isso, siga os seguintes passos:
 

1º passo: Configurar exportação de metadados

Na exportação de metadados é onde determinamos o nome da docvariable que utilizaremos no arquivo eletrônico e seu tipo, que corresponde à qual propriedade exportaremos.

Neste exemplo, vamos configurar as seguintes docvariables: DOC para o identificador do documento; TITLE para o título; REV para a revisão; e CAT para categoria.

Para isso, realize os seguintes passos:

1. Acesse o menu Exportação de metadados (DC052).

2. Clique no botão da barra de ferramentas.

3. Na tela que será aberta, informe o identificador "006" e o nome "Docvariables".

4. Clique no botão .

5. Feito isso, clique no botão da barra de ferramentas da aba Geral.

6. Na tela que será aberta, preencha os campos com as seguintes informações:

• Nome: DOC;
• Tipo: Propriedade do objeto;
• Item: Identificador.

7. Em seguida, clique no botão .

8. Neste momento, a tela que será recarregada. Preencha novamente os campos com as seguintes informações:

• Nome: TITLE;
• Tipo: Propriedade do objeto;
• Item: Título.

9. Em seguida, clique no botão .

10.  A tela que será recarregada novamente. Preencha os campos com as seguintes informações:

• Nome: CAT;
• Tipo: Propriedade do objeto;
• Item: Identificador da categoria.

11.  Em seguida, clique no botão .

12.  A tela que será recarregada novamente. Preencha os campos com as seguintes informações:

• Nome: REV;
• Tipo: Propriedade do objeto;
• Item: Revisão.

13.  Em seguida, clique no botão .

14.  Pronto! Cadastramos todas as docvariables que serão utilizadas! Clique no botão da tela de exportação de metadados.

2º passo: Configurar metadados na categoria

Para este passo, utilizaremos a categoria “Work instruction” criada no tópico Criar categoria com controle de revisão.

Vamos editá-la para associar a exportação de metadados que configuramos anteriormente, a ela.

Para isso, realize os seguintes passos:

1. Acesse o menu Documento > Categoria (DC043).

2. Preencha o campo pesquisa rápida com “Work instruction” e clique em Pesquisar.

3. Selecione a categoria na hierarquia e clique no botão .

4. Na tela de dados da categoria, vá na aba Detalhes e clique na seção Arquivo eletrônico > Geral.

5. Marque o campo Exportação de metadados e no campo Configuração, selecione o registro "006 - Docvariables".

6. Em seguida, clique no botão .

Pronto! A categoria está configurada!

3º passo: Abrir revisão do documento

A categoria que estamos usando neste tópico tem controle de revisão, e se você está seguindo a ordem dos tópicos apresentada neste guia rápido, nós já criamos um documento nela no tópico Criar um documento com controle de revisão e homologamos a revisão em Executar a revisão de um documento.

Vamos utilizar o mesmo documento e abrir uma nova revisão para fazermos as alterações desejadas.

1. Para isso, acesse o menu Cadastro > Documento.

2. No painel de filtros de pesquisa, clique no botão   e selecione o filtro Documento.

3. Preencha o campo Título/Resumo com "Work instruction" e clique em Pesquisar.

4. Selecione o documento apresentado na lista de registros e clique no botão .

5. Neste momento, será aberta a tela de dados do documento. Clique na opção Incluir

nova revisão.

6. Confirme a solicitação realizada pelo sistema para abrir a nova revisão e espere a tela recarregar.

7. Agora, vamos conferir os participantes da revisão. Para isso, acesse a opção Revisão e clique na aba Participante.

Note que na listagem são apresentadas as etapas e participantes definidos no momento da inclusão do documento no tópico Criar um documento com controle de revisão.

Pronto! Agora podemos trabalhar com o arquivo eletrônico.

4º passo: Configurar docvariables no arquivo eletrônico

Por fim, vamos configurar as docvariables no arquivo eletrônico e observar seu preenchimento pelo sistema.

Para isso, mantenha a tela de dados do documento aberta e acesse a opção Arquivo eletrônico.

Se no momento da inclusão do documento, no tópico Criar um documento com controle de revisão você incluiu o arquivo .docx sugerido, ele será apresentado nesta seção.

Caso você não tenha, clique no botão da barra de ferramentas lateral e associe um arquivo no formato .docx.

Com o arquivo associado e selecionado na lista de registros, clique no botão da barra de ferramentas lateral.

Aguarde o arquivo ser aberto. Nele, realize os seguintes passos:

1. Digite o nome das propriedades do documento em cada linha, como mostrado a seguir:

2. Coloque o cursor após "Título:".

3. Vá na opção Inserir > Partes rápidas > Campo:

4. Localize e selecione a opção Docvariables na listagem "Nomes de campos".

5. No campo Novo nome digite: TITLE. Este é o nome da docvariable que configuramos na exportação de metadado para a propriedade "Título".

6. Clique em OK. A janela será fechada e o título do documento será apresentado onde o cursor está posicionado:

7. Agora, coloque o cursor após "Identificador:".

8. Vá novamente na opção Inserir > Partes rápidas > Campo.

9. Localize e selecione a opção Docvariables na listagem "Nomes de campos".

10. No campo Novo nome digite: DOC. Este é o nome da docvariable que configuramos na exportação de metadado para a propriedade "Identificador".

11. Clique em OK. A janela será fechada e o identificador do documento será apresentado onde o cursor está posicionado:

12. Coloque o cursor após "Revisão:".

13. Vá na opção Inserir > Partes rápidas > Campo.

14. Localize e selecione a opção Docvariables na listagem "Nomes de campos".

15. No campo Novo nome digite: REV. Este é o nome da docvariable que configuramos na exportação de metadado para a propriedade "Revisão".

16. Clique em OK. A janela será fechada e o número da revisão do documento será apresentado onde o cursor está posicionado.

17. Por fim, coloque o cursor após "Categoria:".

18. Vá na opção Inserir > Partes rápidas > Campo.

19. Localize e selecione a opção Docvariables na listagem "Nomes de campos".

20. No campo Novo nome digite: CAT. Este é o nome da docvariable que configuramos na exportação de metadado para a propriedade "Identificador da categoria".

21. Clique em OK. A janela será fechada e o identificador da categoria do documento será apresentado onde o cursor está posicionado.

Pronto! Todas as docvariables foram devidamente informadas e preenchidas pelo sistema:

Salve e feche o arquivo.

Feito isso, como seu usuário é o elaborador do documento, clique no botão Aceitar revisão para encerrar esta etapa. Confirme também, a solicitação realizada pelo sistema.

Neste momento, a revisão irá para a etapa de "Aprovação". Veja no tópico Executar a revisão de um documento como executá-la e liberar o documento.

Para consultar o documento com as docvariables preenchidas, depois da homologação, consulte o tópico Consultar versões vigentes e obsoletas de um documento.