Criar documento utilizando assistente
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Documento (DC010).
- Categoria previamente configurada.
- Documento previamente cadastrado e permitido para o usuário para Criar a partir de um documento existente.
- Arquivo existente e permitido para o usuário no SoftExpert Drive Criar a partir de arquivo do Drive.
Apresentação
O assistente de criação de documentos do SoftExpert Documento orienta o usuário durante o cadastro, oferecendo diferentes formas de iniciar um novo documento de maneira estruturada e intuitiva.
Por meio do assistente, é possível criar um documento em branco, a partir de um documento já existente, a partir de arquivos do computador ou a partir de um arquivo armazenado no SoftExpert Drive.
Essas opções permitem adaptar o processo de criação às necessidades de cada cenário, facilitando a reutilização de conteúdos e agilizando o cadastro de documentos.
Neste artigo, será apresentado o passo a passo para utilizar o assistente e selecionar a forma mais adequada de criação do documento.
Criar documento em branco
1. Acesse o menu Documento (DC010).
2. Expanda a seta ao lado do botão 
e clique em Utilizando assistente.
3. Selecione a opção Em branco.
4. Selecione a categoria do documento e clique em Próximo.
5. Preencha os dados do documento nas etapas do assistente:
Atributos
- Se houver atributos na categoria, preencha os campos apresentados na etapa Atributos.
- Clique em Próxima etapa.
Dados gerais
- Identificador: informe o identificador do documento.
- Nome: informe o nome do documento.
- Tradução de documento: informe o idioma do documento.
- Responsável pelo documento: informe o responsável pelo documento.
- Data: informe a data de vigência do documento ou revisão.
- Definição de validade: apresenta o tempo de validade do documento definido na configuração da categoria.
- Resumo: descreva o documento.
- Marque as opções para habilitar as etapas: habilite etapas extras para configuração se desejar.
- Clique em Próxima etapa.
Arquivo eletrônico
- Arraste os arquivos eletrônicos do documento para o local indicado.
- Clique em Próxima etapa.
Resumo
- Verifique o resumo do cadastro e clique em Finalizar para o documento ser registrado no sistema.
Em relação ao campo Data:
- Quando a categoria do documento possuir o controle de revisão habilitado, este campo somente ficará disponível para preenchimento se a opção “Bloquear cadastro de documentos homologados” não estiver marcada. Neste caso, o campo deve ser utilizado apenas para documentos que já estejam elaborados e que se deseja homologar diretamente. Ao informar uma data neste campo, o sistema anulará o fluxo de revisão, homologando o documento conforme a data definida. O comportamento do sistema varia conforme a data informada:
- Data anterior ou igual à data atual: o sistema altera imediatamente a situação do documento para Homologado.
- Data posterior à data atual: o sistema solicitará uma confirmação para publicação futura. Se confirmada, a situação do documento permanecerá como Emissão, e a revisão ficará em Encerramento até a data informada, quando o documento será automaticamente Homologado.
- Não será possível preencher este campo se a opção “Bloquear cadastro de documentos homologados” estiver marcada na categoria.
- Caso a categoria do documento possua o controle de indexação habilitado, o preenchimento deste campo será obrigatório, e a data informada deverá ser anterior ou igual à data atual.
Em relação à Definição de validade:
- Se, na configuração de validade, o tempo padrão estiver definido como fixo, os valores destes campos não poderão ser editados.
- Caso o tempo padrão esteja definido como variável, informe a quantidade de tempo em dias, meses ou anos, ou a data limite até a qual o documento será considerado válido.
Criar a partir de um documento existente
1. Acesse o menu Documento (DC010).
2. Expanda a seta ao lado do botão e clique em Utilizando assistente.
3. Selecione a opção A partir de existente e preencha as etapas do assistente:
- Seleção de documento: selecione o documento a partir do qual o registro será criado e clique em Próxima etapa.
- Dados gerais: os dados gerais do registro serão preenchidos conforme o documento selecionado. Edite as informações desejadas e clique em Próxima etapa.
- Resumo: verifique o resumo do cadastro e clique em Finalizar para o documento ser registrado no sistema.
Criar a partir de um ou mais arquivos do seu computador
1. Acesse o menu Documento (DC010).
2. Expanda a seta ao lado do botão e clique em Utilizando assistente.
3. Selecione a opção A partir de arquivo e preencha as etapas do assistente:
- Arquivo eletrônico: arraste os arquivos eletrônicos do seu computador para o local indicado e clique em Próximo.
- Selecionar categoria: selecione uma categoria que possua permissão e clique em Finalizar.
Criar a partir de arquivo do Drive
1. Acesse o menu Documento (DC010).
2. Expanda a seta ao lado do botão e clique em Utilizando assistente.
3. Selecione a opção A partir de arquivo do Drive e preencha as etapas do assistente:
- Arquivo eletrônico: selecione os arquivos eletrônicos do seu Drive e clique em Próximo.
- Selecionar categoria: selecione uma categoria que possua permissão e clique em Finalizar.
Conclusão
Ao utilizar o assistente de criação de documentos, o SoftExpert Documento oferece maior flexibilidade e praticidade no início do cadastro, permitindo que os documentos sejam criados a partir de diferentes fontes, conforme a necessidade do usuário.
Esse recurso contribui para a padronização do processo, reduz o retrabalho e facilita o reaproveitamento de informações já existentes no sistema ou em arquivos externos.
Com o documento criado por meio do assistente, é possível dar continuidade ao processo, complementando as informações necessárias e prosseguindo com a elaboração, revisão e demais etapas previstas no fluxo documental.