Crear un documento utilizando el asistente
Prerrequisitos
- Acceso al menú Documento (DC010).
- Categoría previamente configurada.
- Documento previamente registrado y permitido para el usuario para Crear a partir de un documento existente.
- Archivo existente y permitido para el usuario en SoftExpert Drive Crear a partir de archivo de Drive.
Introducción
El asistente de creación de documentos de SoftExpert Documento guía al usuario durante el registro, ofreciendo diferentes formas de iniciar un nuevo documento de manera estructurada e intuitiva.
A través del asistente, es posible crear un documento en blanco, a partir de un documento ya existente, a partir de archivos de la computadora o a partir de un archivo almacenado en SoftExpert Drive.
Estas opciones permiten adaptar el proceso de creación a las necesidades de cada escenario, facilitando la reutilización de contenidos y agilizando el registro de documentos.
En este artículo, se presentará el paso a paso para utilizar el asistente y seleccionar la forma más adecuada de crear el documento.
Crear documento en blanco
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Expanda la flecha al lado del botón +Crear y haga clic en Utilizando asistente.
3. Seleccione la opción En blanco.
4. Seleccione la categoría del documento y haga clic en Siguiente.
5. Complete los datos del documento en las etapas del asistente:
Atributos
- Si hay atributos en la categoría, complete los campos presentados en la etapa Atributos.
- Haga clic en Próxima etapa.
Datos generales
- Identificador: informe el identificador del documento.
- Nombre: informe el nombre del documento.
- Traducción de documento: informe el idioma del documento.
- Responsable por el documento: informe el responsable del documento.
- Fecha: informe la fecha de vigencia del documento o revisión.
- Definición de validez: presenta el tiempo de validez del documento definido en la configuración de la categoría.
- Resumen: describa el documento.
- Marque las opciones para habilitar las etapas: habilite etapas extras para configuración, si lo desea.
- Haga clic en Próxima etapa.
Archivo electrónico
- Arrastre los archivos electrónicos del documento al lugar indicado.
- Haga clic en Próxima etapa.
Resumen
- Verifique el resumen del registro y haga clic en Finalizar para que el documento sea registrado en el sistema.
En relación con el campo Fecha:
- Cuando la categoría del documento tenga el control de revisión habilitado, este campo solamente quedará disponible para su llenado si la opción "Bloquear registro de documentos homologados" no está marcada. En este caso, el campo debe utilizarse solo para documentos que ya estén elaborados y que se desee homologar directamente. Al ingresar una fecha en este campo, el sistema anulará el flujo de revisión, homologando el documento conforme a la fecha definida. El comportamiento del sistema varía según la fecha informada:
- Fecha anterior o igual a la fecha actual: el sistema cambia inmediatamente la situación del documento a Homologado.
- Fecha posterior a la fecha actual: el sistema solicitará una confirmación para publicación futura. Si se confirma, la situación del documento permanecerá como Emisión, y la revisión quedará en Finalización hasta la fecha informada, cuando el documento será automáticamente Homologado.
- No será posible llenar este campo si la opción “Bloquear registro de documentos homologados” está marcada en la categoría.
- Si la categoría del documento tiene el control de indexación habilitado, el llenado de este campo será obligatorio, y la fecha informada deberá ser anterior o igual a la fecha actual.
En relación con la Definición de validez:
- Si, en la configuración de validez, el tiempo estándar está definido como fijo, los valores de estos campos no podrán ser editados.
- Si el tiempo estándar está definido como variable, informe la cantidad de tiempo en días, meses o años, o la fecha límite hasta la cual el documento será considerado válido.
Crear a partir de un documento existente
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Expanda la flecha al lado del botón +Crear y haga clic en Utilizando asistente.
3. Seleccione la opción A partir de existente y complete las etapas del asistente:
- Selección de documento: seleccione el documento a partir del cual se creará el registro y haga clic en Próxima etapa.
- Datos generales: los datos generales del registro se llenarán conforme al documento seleccionado. Edite la información deseada y haga clic en Próxima etapa.
- Resumen: verifique el resumen del registro y haga clic en Finalizar para que el documento sea registrado en el sistema.
Crear a partir de uno o más archivos de su computadora
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Expanda la flecha al lado del botón +Crear y haga clic en Utilizando asistente.
3. Seleccione la opción A partir de archivo y complete las etapas del asistente:
- Archivo electrónico: arrastre los archivos electrónicos de su computadora hasta el lugar indicado y haga clic en Siguiente.
- Seleccionar categoría: seleccione una categoría que tenga permiso y haga clic en Finalizar.
Crear a partir de archivo de Drive
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Expanda la flecha al lado del botón +Crear y haga clic en Utilizando asistente.
3. Seleccione la opción A partir de archivo de Drive y complete las etapas del asistente:
- Archivo electrónico: seleccione los archivos electrónicos de su Drive y haga clic en Siguiente.
- Seleccionar categoría: seleccione una categoría que tenga permiso y haga clic en Finalizar.
Conclusión
Con el asistente de creación de documentos, SoftExpert Documento ofrece mayor flexibilidad y practicidad al iniciar el registro, permitiendo que los documentos sean creados a partir de diferentes fuentes, según la necesidad del usuario.
Este recurso contribuye a la estandarización del proceso, reduce el retrabajo y facilita la reutilización de información ya existente en el sistema o en archivos externos.
Con el documento creado por medio del asistente, es posible continuar el proceso, complementando la información necesaria y prosiguiendo con la elaboración, revisión y demás etapas previstas en el flujo documental.