Cadastrar matriz documento X posto de cópias
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Cadastro > Matriz documento X posto de cópias (DC005).
- Documento cadastrado com uma categoria que tem a distribuição de cópias configurada.
- Posto de cópias configurado.
Apresentação
O menu Cadastro > Matriz documento x Posto de cópias permite associar documentos aos postos de cópias desejados, facilitando o controle da distribuição física das cópias. Além da associação, é possível programar a quantidade de cópias que os postos devem gerar.
Neste artigo, será apresentado como realizar esse cadastro, otimizando a gestão de cópias físicas e promovendo maior eficiência na administração dos documentos distribuídos.
Associar uma matriz de documentos a um posto de cópias
1. Acesse o menu Cadastro > Matriz documento X posto de cópias (DC005).
2. Clique no botão 
da barra de ferramentas.
3. Selecione o posto de cópias ao qual deseja associar documentos e clique no botão 
.
4. Utilize os filtros para localizar e selecionar os documentos desejados.
- Os documentos com as situações cancelado, indexação e aprovação de indexação não serão apresentados para seleção.
- Utilize as teclas SHIFT e CTRL do teclado ou o check ao lado de cada registro para auxiliar na seleção dos documentos desejados.
5. Preencha o campo Qtd. cópia com o número de cópias programadas para o posto de cópias.
6. Clique no botão para salvar a seleção.
O usuário poderá associar apenas os documentos nos quais possui a permissão "Distribuir cópias" concedida em sua lista de segurança. Contudo, se fizer parte da equipe responsável pela distribuição de cópias, definida na aba Controle > seção Cópia impressa da tela de dados da categoria, ele poderá associar qualquer documento da categoria no qual possua a permissão "Visualizar".
Conclusão
Assim, a matriz de documentos está devidamente associada a um posto de cópias e a tarefa envio de cópias impressas será gerada para os responsáveis. O próximo passo é emitir um protocolo de cópia.