Registrar matriz documento X puesto de copias
Prerrequisitos
- Acceso al menú Registro > Matriz documento x puesto de copias (DC005).
- Documento registrado con una categoría que tiene la distribución de copias configurada.
- Puesto de copias configurado.
Introducción
El menú Registro > Matriz documento x puesto de copias permite asociar documentos a los puestos de copias deseados, facilitando el control de la distribución física de las copias. Además de la asociación, es posible programar la cantidad de copias que los puestos de copias deben generar.
En este artículo, explicaremos cómo realizar este registro, optimizando la gestión de copias físicas y promoviendo una mayor eficiencia en la administración de documentos distribuidos.
Asociar una matriz de documentos con un puesto de copias
1. Acceda al menú Registro > Matriz documento x puesto de copias (DC005).
2. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
3. Seleccione el puesto de copias en el que desea asociar documentos y haga clic en el botón 
.
4. Utilice los filtros para localizar y seleccionar los documentos deseados.
- Los documentos con las situaciones cancelado, indexación y aprobación de indexación no serán presentados para selección.
- Utilice las teclas SHIFT y CTRL del teclado o el check al lado de cada registro para auxiliar en la selección de los documentos deseados.
5. Llene el campo Cant. de copias con el número de copias programadas para el puesto de copias.
6. Haga clic en el botón para guardar la selección.
El usuario solo podrá asociar los documentos en los que tiene el permiso "Distribuir copias" concedido en su lista de seguridad. Sin embargo, si el usuario forma parte del grupo responsable de la distribución de copias, definido en la pestaña Control de la sección Copia impresa de la pantalla de datos de la categoría, este podrá asociar cualquier documento de la categoría en la que tenga el permiso "Visualizar".
Conclusión
Así, la matriz del documento ha sido asociada correctamente a un puesto de copias, y la tarea de envío de copias impresas será generada para los responsables. El siguiente paso consiste en emitir el protocolo de copia.