Pré-requisitos

• Acesso ao menu Cadastro > Repositório (AR004).
• Local de armazenamento previamente cadastrado.

Apresentação

O repositório é a estrutura física onde documentos ou mídias são armazenados dentro de um local de armazenamento.

Cada repositório pertence a um local específico e pode ser configurado para armazenar documentos ou mídias, conforme a necessidade da organização.

Ao cadastrar um repositório, é possível definir seu tipo, capacidade, descrição e, opcionalmente, habilitar o endereçamento automático para que documentos de uma categoria específica sejam direcionados automaticamente ao repositório.

O cadastro de repositórios é essencial para garantir a organização física do acervo, controlar a distribuição de documentos e mídias e facilitar sua localização no Arquivo Físico.

Cadastrar repositório

1. Acesse o menu Cadastro > Repositório (AR004).

2. No painel de filtros de pesquisa, localize o filtro Local de armazenamento.

3. No campo Área, clique no botão para abrir a hierarquia de áreas registradas no componente SoftExpert Administração.

4. Localize e selecione a área da organização desejada.

5. Para utilizar a área do usuário conectado, clique no botão .

6. Clique em Selecionar tipo para abrir a estrutura de locais de armazenamento pertencentes à área selecionada.

7. Selecione o local de armazenamento desejado e, se necessário, marque a opção Exibir registros dos subníveis para incluir locais subordinados na listagem.

8. Clique em Aplicar, depois em Pesquisar. A lista de registros exibirá os repositórios vinculados ao local selecionado.

9. Para incluir um novo repositório, clique no botão Incluir na barra de ferramentas principal.

10. Na tela de dados do repositório, preencha os seguintes campos da aba Geral:

• Identificador: informe o identificador do repositório. Utilize o botão ao lado do campo para gerar um número sequencial, se desejar.
• Nome: informe o nome do repositório.
• Tipo:
  • Repositório de documentos: selecione para armazenar documentos.
  • Repositório de mídias: selecione para armazenar mídias (CDs, DVDs, pendrives etc.).
• Local de armazenamento: verifique o local preenchido automaticamente e edite-o, se necessário.
• Descrição: registre informações importantes sobre o repositório.
• Capacidade máxima: informe a quantidade máxima de objetos que o repositório poderá armazenar. A barra de capacidade mostrará o espaço disponível.
• Endereçamento automático (opcional): habilite esta opção para que documentos sejam associados automaticamente ao repositório.
  • Categoria: selecione a categoria de documentos elegíveis para armazenamento automático (com o controle Arquivo físico habilitado).
  • Intervalo De/Até: informe o intervalo de identificadores dos documentos da categoria que serão armazenados automaticamente.

11. Salve o registro. 

12. Após o primeiro salvamento, a aba Conteúdo será habilitada. O conteúdo exibido depende do tipo do repositório.

Repositório de documentos exibem:

• Categoria
• Identificador
• Data
• Título
• Botão lateral disponível:
  • Visualizar documento: abre a tela de dados do documento selecionado.

Repositório de mídias exibem:

• Tipo da mídia
• Identificador
• Nome
• Data de gravação
• Prazo de retenção
• Botão lateral disponível:
  • Visualizar mídia: abre a tela de dados da mídia selecionada.

Conclusão

O cadastro de repositórios permite estruturar adequadamente o ambiente de armazenamento físico da organização, garantindo controle, organização e rastreabilidade das unidades arquivísticas.

Com opções como endereçamento automático, capacidade máxima e classificação por tipo, esse cadastro assegura que documentos e mídias sejam distribuídos de forma padronizada e facilmente localizável no acervo.