Prerrequisitos

• Acceso al menú Registro > Repositorio (AR004).
• Lugar de almacenamiento previamente registrado.

Presentación

El repositorio es la estructura física donde los documentos o dispositivos multimedia se almacenan dentro de un lugar de almacenamiento.

Cada repositorio pertenece a un lugar específico y puede configurarse para almacenar documentos o dispositivos multimedia, conforme a la necesidad de la organización.

Al registrar un repositorio, es posible definir su tipo, capacidad, descripción y, opcionalmente, habilitar el direccionamiento automático para que documentos de una categoría específica sean dirigidos automáticamente al repositorio.

El registro de repositorios es esencial para garantizar la organización física del acervo, controlar la distribución de documentos y dispositivos multimedia y facilitar su localización en el Archivo físico.

Registrar un repositorio

1. Acceda al menú Registro > Repositorio (AR004).

2. En el panel de filtros de búsqueda, localice el filtro Lugar de almacenamiento.

3. En el campo Área, haga clic en el botón para abrir la jerarquía de áreas registradas en el componente SoftExpert Administración.

4. Localice y seleccione el área de la organización deseada.

5. Para utilizar el área del usuario conectado, haga clic en el botón .

6. Haga clic en Seleccionar tipo para abrir la estructura de lugares de almacenamiento pertenecientes al área seleccionada.

7. Seleccione el lugar de almacenamiento deseado y, si es necesario, marque la opción Mostrar registros de los niveles inferiores para incluir lugares subordinados en el listado.

8. Haga clic en Aplicar, luego en Buscar. La lista de registros exhibirá los repositorios vinculados al lugar seleccionado.

9. Para incluir un nuevo repositorio, haga clic en el botón Incluir en la barra de herramientas principal.

10. En la pantalla de datos del repositorio, complete los siguientes campos de la pestaña General:

• Identificador: informe el identificador del repositorio. Utilice el botón al lado del campo para generar un número secuencial, si lo desea.
• Nombre: informe el nombre del repositorio.
• Tipo:
  • Repositorio de documentos: seleccione para almacenar documentos.
  • Repositorio de dispositivos multimedia: seleccione para almacenar dispositivos multimedia (CD, DVD, memorias USB, etc.).
• Lugar de almacenamiento: verifique el lugar completado automáticamente y edítelo, si es necesario.
• Descripción: registre información importante sobre el repositorio.
• Capacidad máxima: informe la cantidad máxima de objetos que el repositorio podrá almacenar. La barra de capacidad mostrará el espacio disponible.
• Direccionamiento automático (opcional): habilite esta opción para que los documentos sean asociados automáticamente al repositorio.
  • Categoría: seleccione la categoría de documentos elegibles para almacenamiento automático (con el control Archivo físico habilitado).
  • Intervalo De/Hasta: informe el intervalo de identificadores de los documentos de la categoría que serán almacenados automáticamente.

11. Guarde el registro.

12. Después del primer guardado, la pestaña Contenido será habilitada. El contenido exhibido depende del tipo del repositorio.

Los repositorios de documentos exhiben:

• Categoría
• Identificador
• Fecha
• Título
• Botón lateral disponible:
  • Visualizar documento: abre la pantalla de datos del documento seleccionado.

Los repositorios de dispositivos multimedia exhiben:

• Tipo de dispositivo multimedia
• Identificador
• Nombre
• Fecha de grabación
• Plazo de retención
• Botón lateral disponible:
  • Visualizar dispositivo multimedia: abre la pantalla de datos del dispositivo multimedia seleccionado.

Conclusión

El registro de repositorios permite estructurar adecuadamente el entorno de almacenamiento físico de la organización, garantizando control, organización y trazabilidad de las unidades archivísticas.

Con opciones como direccionamiento automático, capacidad máxima y clasificación por tipo, este registro asegura que los documentos y dispositivos multimedia sean distribuidos de forma estandarizada y fácilmente localizable en el acervo.