Prerequisitos

• Acceso al menú Registro > Repositorio (AR004).
• Lugar de almacenamiento previamente registrado.

Presentación

El repositorio es la estructura física donde los documentos o soportes son almacenados dentro de un local de almacenamiento.

Cada repositorio pertenece a un local específico y puede configurarse para almacenar documentos o soportes, según las necesidades de la organización.

Al registrar un repositorio, es posible definir su tipo, capacidad, descripción y, opcionalmente, habilitar el direccionamiento automático, para que los documentos de una categoría específica sean enviados automáticamente al repositorio.

El registro de repositorios es fundamental para garantizar la organización física del acervo, controlar la distribución de documentos y soportes y facilitar su localización en Archivo Físico.

Registrar repositorio

1. Acceda al menú Registro > Repositorio (AR004).

2. En el panel de filtros de búsqueda, localice el filtro Lugar de almacenamiento.

3. En el campo Área, haga clic en el botón para abrir la jerarquía de áreas registrada en SoftExpert Administración.

4. Localice y seleccione el área deseada de la organización.

5. Para utilizar el área del usuario conectado, haga clic en el botón .

6. Haga clic en Seleccionar tipo para abrir la estructura de locales de almacenamiento pertenecientes al área seleccionada.

7. Seleccione el local de almacenamiento deseado y, si necesario, marque la opción Exhibir registros de los subniveles para incluir locales subordinados en la lista.

8. Haga clic en Aplicar y luego en Buscar. La lista mostrará los repositorios vinculados al local seleccionado.

9. Para incluir un nuevo repositorio, haga clic en Modificar en la barra de herramientas principal.

10. En la pantalla de datos del repositorio, complete los siguientes campos de la pestaña General:

• Identificador: informe el identificador del repositorio. Utilice el botón al lado del campo para generar un número secuencial, si lo desea.
• Nombre: informe el nombre del repositorio.
• Tipo:
  • Repositorio de documentos: seleccione para almacenar documentos.
  • Repositorio de soportes: seleccione para almacenar soportes (CDs, DVDs, pendrives, etc.).
• Local de almacenamiento: verifique el local completado automáticamente y edítelo si es necesario.
• Descripción: registre informaciones relevantes sobre el repositorio.
• Capacidad máxima: informe la cantidad máxima de objetos que el repositorio puede almacenar. La barra de capacidad mostrará el espacio disponible.
• Direccionamiento automático (opcional): habilite esta opción para que los documentos se asocien automáticamente al repositorio.
• Categoría: seleccione la categoría de documentos elegibles para almacenamiento automático (con el control Archivo físico habilitado).
• Intervalo Desde/Hasta: informe el intervalo de identificadores de documentos que serán almacenados automáticamente.

11. Guarde el registro.

12. Después del primer guardado, la pestaña Contenido será habilitada. El contenido mostrado dependerá del tipo de repositorio:

Repositorios de documentos exhiben:

• Categoría
• Identificador
• Fecha
• Título
• Botón lateral disponible:
  • Visualizar documento: abre la pantalla de datos del documento seleccionado.

Repositorios de dispositivo multimedia exhiben:

• Tipo de soporte
• Identificador
• Nombre
• Fecha de grabación
• Plazo de retención
• Botón lateral disponible:
  • Visualizar dispositivo multimedia: abre la pantalla de datos del soporte seleccionado.

Conclusión

El registro de repositorios permite estructurar adecuadamente el ambiente de almacenamiento físico de la organización, garantizando control, organización y trazabilidad de las unidades archivísticas.

Con recursos como direccionamiento automático, capacidad máxima y clasificación por tipo, este registro asegura que documentos y soportes sean distribuidos de manera estandarizada y fácilmente localizables en el acervo.