Pré-requisitos

• Acesso ao menu Cadastro > Local de armazenamento (AR003).
• Permissão para criação e edição de locais de armazenamento no Arquivo Físico.

Apresentação

O local de armazenamento é utilizado para registrar os ambientes físicos internos onde os documentos e mídias são guardados, como salas de arquivo, depósitos, armários, estantes ou qualquer espaço físico dedicado ao acervo.

Esse cadastro permite padronizar a identificação dos locais e garantir que o sistema mantenha o controle detalhado da localização dos documentos.

Essa funcionalidade é essencial para manter a organização do acervo, facilitar a localização dos documentos e assegurar que todos os registros físicos estejam devidamente distribuídos e controlados em seus respectivos espaços.

Cadastrar local de armazenamento

1. Acesse o menu Cadastro > Local de armazenamento (AR003).

2. No painel de filtros de pesquisa, localize o filtro Local de armazenamento.

3. No campo Área, clique no botão para abrir a tela de hierarquia de áreas registradas no componente SoftExpert Administração.

4. Localize e selecione, na hierarquia, a área da organização à qual o local de armazenamento será associado.

5. Se desejar utilizar a área do usuário conectado, clique no botão .

6. Será apresentada a hierarquia de locais de armazenamento existentes na área selecionada.

7. Para incluir um novo local de armazenamento, clique no botão da barra de ferramentas principal.

8. Na tela de dados exibida, preencha os seguintes campos:

• Nome: informe o nome do local de armazenamento.
• Área: apresenta a área selecionada no filtro e não pode ser editada.
• Local de armazenamento superior: preencha este campo para cadastrar o novo local hierarquicamente abaixo do local selecionado. Caso um local da hierarquia tenha sido selecionado antes da inclusão, o campo será preenchido automaticamente, mas poderá ser alterado. Nesse caso, os campos da tela serão preenchidos com as informações do local superior (exceto Nome e Capacidade máxima), podendo ser editados conforme necessário.
• Capacidade máxima: informe a quantidade máxima de repositórios que o local poderá conter.
• Caminho físico: observe o caminho hierárquico completo até o local, exibindo os níveis superiores (por exemplo: Sala de Arquivo I > Estante I).

9. Após preencher os campos necessários, salve o registro.

Conclusão

O cadastro de local de armazenamento garante que a organização mantenha controle total sobre os espaços físicos utilizados para guardar documentos e mídias.

Com a possibilidade de habilitar o controle de arquivamento, o sistema permite registrar a estrutura interna desses locais, facilitando a localização precisa dos documentos e assegurando a rastreabilidade de todo o acervo.

Essa configuração é fundamental para manter um arquivo físico organizado, eficiente e alinhado às práticas de gestão documental.