Prerequisitos

• Acceso al menú Registro > Lugar de almacenamiento (AR003).
• Permiso para creación y edición de locales de almacenamiento en Archivo Físico.

Presentación

El local de almacenamiento se utiliza para registrar los ambientes físicos internos donde se guardan documentos y soportes, como salas de archivo, depósitos, armarios, estanterías o cualquier espacio físico dedicado al acervo.

Este registro permite estandarizar la identificación de los locales y garantizar que el sistema mantenga el control detallado de la ubicación de los documentos.

Esta funcionalidad es esencial para mantener la organización del acervo, facilitar la localización de documentos y asegurar que todos los registros físicos estén correctamente distribuidos y controlados en sus respectivos espacios.

Registrar lugar de almacenamiento

1. Acceda al menú Registro > Lugar de almacenamiento (AR003).

2. En el panel de filtros de búsqueda, localice el filtro Local de almacenamiento.

3. En el campo Área, haga clic en el botón para abrir la jerarquía de áreas registrada en SoftExpert Administración.

4. Localice y seleccione, en la jerarquía, el área de la organización a la cual será asociado el local de almacenamiento.

5. Si desea utilizar el área del usuario conectado, haga clic en el botón .

6. Se presentará la jerarquía de locales de almacenamiento existentes en el área seleccionada.

7. Para incluir un nuevo local de almacenamiento, haga clic en el botón de la barra de herramientas principal.

8. En la pantalla de datos, complete los siguientes campos:

• Nombre: informe el nombre del local de almacenamiento.
• Área: presenta el área seleccionada en el filtro y no puede ser editada.
• Lugar de almacenamiento superior: complete este campo para registrar el nuevo local jerárquicamente debajo del local seleccionado. Si un local de la jerarquía fue seleccionado antes de la inclusión, el campo será completado automáticamente, pero podrá ser modificado. En este caso, los campos de la pantalla serán completados con los datos del local superior (excepto Nombre y Capacidad máxima), pudiendo ser editados según sea necesario.
• Capacidad máxima: informe la cantidad máxima de repositorios que el local podrá contener.
• Ruta física: observe el camino jerárquico completo hasta el local, mostrando los niveles superiores (por ejemplo: Sala de Archivo I > Estantería I).

9. Después de completar los campos necesarios, guarde el registro.

Conclusión

El registro de local de almacenamiento garantiza que la organización mantenga control total sobre los espacios físicos utilizados para guardar documentos y soportes.

Con la posibilidad de habilitar el control de archivado, el sistema permite registrar la estructura interna de estos locales, facilitando la localización precisa de los documentos y asegurando la trazabilidad de todo el acervo.

Esta configuración es fundamental para mantener un archivo físico organizado, eficiente y alineado con las prácticas de gestión documental.