Acompañar tramitación
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Prerrequisitos
- Acceso al menú Gestión > Acompañamiento (PT004) o Mis tareas > Acompañamiento de protocolo.
- Protocolo previamente despachado.
Presentación
A través del menú o de la tarea de acompañamiento, el usuario puede visualizar los protocolos que están disponibles para ser iniciados o que ya se encuentran en trámite.
Esta funcionalidad permite acompañar el avance de cada protocolo, reenviar notificaciones por correo electrónico a los destinatarios y, cuando sea necesario, cancelar tramitaciones en ejecución.
La visualización de los protocolos respeta las reglas de seguridad definidas en los parámetros generales: si la opción “Permitir listar registros para los cuales el usuario no tiene permiso en registro y gestión” no está marcada, solo se mostrarán los protocolos para los cuales el usuario conectado tenga el control “Modificar”.
Acompañar tramitación
1. Acceda al menú Gestión > Acompañamiento (PT004) o Mis tareas > Acompañamiento de protocolo.
2. Complete los filtros para localizar protocolos específicos.
Filtros disponibles
Utilice los filtros descritos a continuación para localizar el(los) registro(s) deseado(s) mediante informaciones específicas. Para utilizarlos, acceda al panel Filtros de búsqueda y haga clic en el botón 
para agregar filtros.
Favoritos
Marque la opción Solo favoritos para que se muestren únicamente los protocolos clasificados como favoritos.
Protocolo
- Identificador: informe el identificador del protocolo que desea consultar.
- Interesado: seleccione el usuario interesado en el protocolo.
- Asunto: informe el asunto del protocolo.
- Despacho: informe los datos registrados en el campo Despacho en el momento en que el protocolo fue despachado.
- Situación del despacho: expanda la lista y seleccione la opción correspondiente para indicar si la tramitación está al día o atrasada.
- Situación: expanda la lista y marque las opciones correspondientes a la situación del protocolo.
- Soporte del protocolo: seleccione el soporte configurado en el tipo de protocolo: electrónico o físico.
- Iniciado por: seleccione el usuario que inició la tramitación del protocolo.
- Cerrado por: seleccione el usuario que cerró la tramitación del protocolo.
- Fecha de envío: en el campo Último(s) __ día(s), informe la cantidad de días anteriores a la fecha actual que abarque la fecha de despacho del protocolo, o utilice los campos Inicio y Fin para definir un intervalo de fechas.
Documento
Utilice este filtro para localizar el protocolo a través del documento relacionado. Para ello, seleccione la categoría del documento o informe su identificador, título/resumen y/o autor. Al marcar la opción Exhibir registros de los subniveles, también se considerarán las categorías inferiores en la jerarquí
Atributos
Haga clic en Agregar atributo y seleccione el atributo, el operador y el valor asociado al tipo de protocolo. Para incluir más de un atributo, repita el procedimiento y, al finalizar, haga clic en Aplicar.
3. Haga clic en Buscar.
4. Localice y seleccione el protocolo deseado en la lista de resultados.
5. Haga clic en el botón 
para acompañar, en formato gráfico, las etapas ya ejecutadas y en ejecución del protocolo, los usuarios responsables por cada una de ellas y las fechas correspondientes.
6. Utilice los recursos de la barra de herramientas para acceder a otras funcionalidades:
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Muestra la pantalla de datos del protocolo seleccionado. Para utilizar esta opción, el usuario debe tener el control “Visualizar” permitido en la seguridad del protocolo. |
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Permite cancelar la tramitación del protocolo seleccionado. Requiere el control “Cancelar” habilitado en la seguridad del protocolo. |
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Permite despachar el protocolo nuevamente a otros destinatarios. Solo se podrán despachar protocolos con soporte Electrónico definido en su tipo. |
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Más opciones (al expandir la flecha):
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Reenvía por correo electrónico las notificaciones del protocolo a los destinatarios definidos en el despacho. |
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Ajusta la pantalla principal para mostrar tres áreas, presentando en el tercer cuadrante los detalles del protocolo seleccionado. |
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Ajusta la pantalla principal para mostrar solo dos cuadrantes. |
Conclusión
El acompañamiento de la tramitación ofrece a los usuarios mayor visibilidad y control sobre los protocolos en curso, garantizando transparencia, trazabilidad y la posibilidad de actuar rápidamente en situaciones que requieran el reenvío de notificaciones o la cancelación de tramitaciones.