Proceso - 3.0.0
Chat con IA para incluir registros
¡Ahora es mucho más fácil incluir registros en los menús Costo (PM013), Factor crítico de éxito (PM014), Almacén de información (PM016) y Almacén de material (PM017)!
Con la nueva opción de Creación con IA, solo tiene que escribir de forma sencilla lo que desea y el sistema se encarga de montar automáticamente el diseño del proceso.
Consulte las principales funcionalidades:
- Escriba la solicitud en un campo de texto, como si fuera una conversación.
- Elija entre las sugerencias que le presentará el sistema.
- El sistema genera el diseño del proceso de forma automática, sin necesidad de conocer reglas complejas.
En el menú Proceso (PM063), ese recurso está disponible con la opción Utilizando IA.
El objetivo de esta novedad es aportar más agilidad y simplicidad al modelado de los procesos cotidianos. Vea el vídeo para más detalles:
Disponible solo para clientes que utilizan la plataforma en la nube SoftExpert y tienen SoftExpert Copilot.
Para que el recurso funcione correctamente, es necesario que el permiso Funcionalidades de IA esté habilitado en el menú Grupo de acceso (CM011).
Gestión de contratos mediante un proceso automatizado por workflow
¡Gestionar contratos se ha vuelto mucho más sencillo!
Ahora, dentro de los módulos Proceso y Workflow, es posible utilizar la nueva opción Generar archivo electrónico con variables para crear documentos de forma automática y segura.
Consulte las principales funcionalidades:
- Utilizar un documento modelo en Word y dejar que el sistema complete los datos automáticamente.
- Corregir fácilmente cualquier información que no sea correcta.
- Añadir firma electrónica y marca de agua al contrato, si es necesario.
- Guardar los contratos automáticamente en el workflow, en el documento o en los formularios.
Esta novedad permite que toda la gestión de contratos se realice en un solo lugar, lo que agiliza el proceso y reduce los errores.
- Disponible en la plataforma en la nube SoftExpert para los módulos Proceso, Workflow y/o Documento.
- La documentación de este recurso ya está disponible para ayudarle a explorar esta novedad. Haga clic aquí para acceder a la información.
Centralización de menús
La versión 3.0 del sistema sigue avanzando en la estandarización de la gestión de datos.
Ahora, los siguientes menús han sido eliminados de SoftExpert Proceso y están centralizados en SoftExpert Administración:
- Grupo (PM004)
- Archivo modelo (PM008)
- Tipo de característica (PM051)
- Característica (PM054)
- Simbología (PM053)
- Motivo (PM049)
- Checklist (PM005)
- Recurso (PM010)
- Atributo (PM003)
- Tipo de información (PM037)
- Información (PM011)
Esta centralización simplifica y optimiza la experiencia de uso, ya que permite que el mantenimiento de los datos se realice en un solo lugar.
El resultado es una mayor consistencia entre los módulos y una mayor agilidad para quienes administran o utilizan esas informaciones en el sistema.
Nuevas funcionalidades en el menú unificado Proceso
Con la centralización de los menús en SoftExpert Administración, las funcionalidades de gestión y consulta de revalidación y revisión se han migrado al menú unificado Proceso (PM063).
Por lo tanto, los menús Gestión > Revalidación (PM059), Consulta > Revalidación (PM060) y Gestión > Revisión (PM047) quedarán ocultos automáticamente cuando el usuario utilice la nueva pantalla unificada.
Las acciones de revalidación y revisión siguen respetando el perfil de permiso definido para el tipo de proceso, garantizando la consistencia en el control de acceso.
Nuevos recursos inteligentes
La versión 3.0 del sistema trae nuevos recursos inteligentes para el menú Tipo de material (PM038).
El menú ha mantenido el mismo componente visual, pero con recursos adicionales que hacen que la experiencia sea más práctica e inteligente.
Ahora, es posible importar registros directamente en el menú, agilizando la gestión de datos, y usar el recurso Pregúntele a la IA, que utiliza inteligencia artificial para ayudar en la creación de registros.
Estas mejoras hacen que el mantenimiento de los registros sea más eficiente, reduciendo el tiempo dedicado a las actividades manuales y aumentando la productividad de los usuarios.
El recurso "Pregúntele a la IA" solo estará disponible para las organizaciones que sean clientes Cloud y tengan SoftExpert Copilot.
Para que el recurso "Pregúntele a la IA" funcione correctamente, es necesario que el permiso Funcionalidades de IA esté habilitado en el menú Grupo de acceso (CM011).
Nueva pantalla principal
La versión 3.0 de SoftExpert Suite trae una interfaz moderna y estandarizada para el menú Costo (PM013).
Con filtros optimizados y una nueva lista funcional, ahora es mucho más fácil visualizar, localizar y gestionar registros. Ahora, es posible crear ítems desde cero, importar desde un archivo modelo o utilizar el recurso "Pregúntele a la IA".
Beneficios inmediatos de la pantalla:
- Exportación de datos de la lista para su reutilización en otros entornos.
- Edición individual de registros
- Modificación y eliminación en masa
- Integración con APIs para la automatización
- Acceso directo a los registros con dos clics
Estas mejoras se han desarrollado para eliminar pasos repetitivos y hacer que su rutina sea aún más productiva.
Con la nueva pantalla, el sistema ofrece una experiencia de uso más ágil y eficiente, alineada con las necesidades de su organización.
El recurso "Pregúntele a la IA" solo estará disponible para las organizaciones que sean clientes Cloud y tengan SoftExpert Copilot.
Para que el recurso "Pregúntele a la IA" funcione correctamente, es necesario que el permiso Funcionalidades de IA esté habilitado en el menú Grupo de acceso (CM011).
Minería de procesos integrada con SoftExpert Proceso
Ahora, los módulos Proceso y Workflow están totalmente integrados con la solución de minería de procesos (process mining), lo que permite realizar análisis automatizados y en tiempo real sobre la ejecución de los procesos de negocio.
Basándose en datos operativos, el método de minería de procesos ofrece una visión detallada del rendimiento y el flujo real de las actividades, lo que ayuda a identificar cuellos de botella, desviaciones y oportunidades de mejora para optimizar la eficiencia organizativa.
Consulte las novedades de la versión de SoftExpert Data lab para obtener más información.
Firma electrónica en requerimientos del tipo adjunto
Ahora, es posible realizar la firma electrónica de archivos anexados a procesos automatizados vía workflow.
Anteriormente, solo se podían firmar los archivos vinculados a un documento. Con esta mejora, cualquier archivo adjunto a un workflow puede ser enviado para su firma, ampliando las posibilidades de automatización y control dentro de los flujos del proceso.
Vea las reglas generales de la nueva funcionalidad:
- Solo se pueden enviar archivos en formato PDF para la firma.
- Proveedores compatibles: DocuSign, ClickSign, SoftExpert, D4Sign, SignOn, BRy, OneSpan, Lacuna.
- Para ver la firma, abra los datos del workflow, acceda a la opción Adjunto y consulte la columna Firma digital.
La configuración de la novedad es muy sencilla:
- En el proceso, cree un requerimiento del tipo Adjunto.
- En la actividad de sistema del tipo Firma electrónica, seleccione el requerimiento configurado.
- Durante la ejecución del workflow, asocie el archivo al requerimiento. Este se enviará automáticamente para la firma.
Automatice el llenado de campos con la relación de datos
El recurso Relacionar datos se ha desarrollado para optimizar el trabajo de los usuarios, automatizando el llenado de valores durante la creación de objetos. Esto elimina la necesidad de copiar, pegar o introducir datos manualmente, lo que agiliza y hace más eficiente el proceso.
Con una configuración sencilla, el usuario podrá seleccionar el origen de la información que se insertará automáticamente en los campos del objeto que se va a crear. Los orígenes disponibles incluyen:
- Campos de formularios
- Atributos
- Valores fijos
- Datos de la instancia del proceso
De esta manera, cada vez que se cree un objeto, sus campos se completarán automáticamente según la configuración definida. Esto garantiza una mayor agilidad, estandarización y menos trabajo adicional para el equipo, lo que hace que los procesos sean más eficientes, consistentes y confiables.
Central de tareas
La Central de tareas es la evolución del antiguo menú Mis tareas, ahora con una propuesta más moderna y eficiente.
Antes, los usuarios tenían que acceder a diferentes pantallas para ejecutar actividades como revisiones, revalidaciones y otras.
Con la nueva Central, todas las tareas quedan reunidas en un único entorno optimizado, proporcionando una navegación más fluida y centralizada.
Esta reformulación aporta mayor practicidad al día a día, permitiendo visualizar, filtrar y ejecutar tareas de diferentes tipos en un solo lugar.
Vea más información sobre esta novedad:
Eliminación del menú Diagrama de tortuga
El menú Diagrama de tortuga (PM050) ha sido descontinuado de SoftExpert Proceso.
A partir de esta versión, la configuración del diagrama se puede realizar en la pestaña Diagrama de tortuga, del menú Parámetros generales (PM009) del módulo Proceso.
Este cambio centraliza la gestión y hace que el mantenimiento sea más sencillo y eficiente.
Validación de seguridad al guardar campos
La versión 3.0 de SoftExpert Proceso introduce una nueva validación de seguridad que garantiza un mayor control sobre los datos guardados en los formularios.
Ahora, el sistema verifica en el backend cuáles campos y relaciones están configurados como editables en cada actividad del proceso, permitiendo guardar solo las informaciones autorizadas.
Con esta validación, los campos deshabilitados o no permitidos ya no se pueden modificar, ni siquiera mediante manipulaciones en el navegador, lo que refuerza la integridad de los datos y el cumplimiento de las normas de seguridad de la información, como la ISO 27001.
Los logs de seguridad se generarán cada vez que se intente modificar campos no permitidos, facilitando la auditoría y el monitoreo del sistema.
Consulte las últimas mejoras realizadas en este módulo: