Documento - 2.2.4
Estructura de asociaciones centralizadas y con mejoras
A partir de esta versión, la forma de asociar objetos entre componentes se ha vuelto más práctica. Antes, las asociaciones se hacían en pestañas diferentes, lo que hacía que el proceso llevara más tiempo.
Ahora, este recurso se ha centralizado en la nueva sección Asociaciones, que reúne en una sola pantalla todos los tipos de asociación disponibles para el componente. Basta con elegir el tipo y el objeto deseados para crear los vínculos de forma rápida y clara, sin tener que salir o cerrar la ventana.
Los registros son organizados por tipo de asociación (Asociado, Creó, Creado por), con opciones de filtro y vistas en formato de lista o tarjetas.
También es posible crear nuevos registros directamente desde esta pantalla - como un activo o incluso un workflow -, lo que facilita aún más la integración entre los componentes y agiliza el día a día.
Descripción de guías de remesa y protocolos de copia con IA
Para estar al día con las últimas actualizaciones con Inteligencia Artificial en SoftExpert Suite, también proporcionamos la opción de generar automáticamente descripciones por IA en la guía de remesa y en el protocolo de copia para ayudar con la inscripción de registros.
- Esta nueva funcionalidad está disponible para las organizaciones que son clientes Cloud y tienen SoftExpert Copilot. ¡Haga clic aquí para saber más sobre las soluciones ofrecidas por este componente!
- Para que este nuevo recurso sea habilitado, el administrador debe incluir la API "Gen AI & NLP" en el menú Central de integraciones (COP010) de SoftExpert Copilot.
Integración con la plataforma de firma D4Sign
¡SoftExpert Documento ahora tiene integración de firma D4Sign!
D4Sign es una plataforma brasileña de firma electrónica y digital que permite gestionar y formalizar documentos de manera segura y con validez jurídica.
Al igual que con otras integraciones, los documentos pueden ser enviados para la firma de forma manual o automática a través de una actividad de SoftExpert Workflow.
Nuevos recursos en el contenedor de archivo complejo
¡Mejoramos aún más la gestión de contenedores de archivos complejos! Además de los recursos ya disponibles, ahora es posible:
Insertar una descripción para la estructura
En la descripción, es posible incluir orientaciones y buenas prácticas que los usuarios deben seguir para incluir un archivo en la estructura. En la lista de archivos electrónicos del documento, al hacer clic en una carpeta de la estructura, se muestra la descripción, que orienta al usuario.
Boquear inclusión de contenido en una estructura específica
Al habilitar esta opción para una carpeta específica de la estructura, solo podrá agregar archivos a sus subcarpetas. Por ejemplo, imagine un contenedor con la carpeta "1. General" en la estructura y dentro de ella en las subcarpetas "1.1 Requisitos técnicos" y "1.2 Requisitos funcionales". Para que la inclusión de archivos ocurra solo dentro de los subcarpetas 1.1 y 1.2, es posible habilitar el parámetro para bloquear la inclusión de contenido dentro de la carpeta "1. General".
Visualizar todos los archivos electrónicos de archivos del tipo "SE Documento"
Antes, al incluir un archivo del tipo "SE Documento" en la estructura del contenedor, era mostrada una línea que contenía las informaciones del documento vinculado. Además de esas informaciones, ahora también es posible ver todos los archivos electrónicos que contiene el documento.
Contador de archivos
Ahora, es posible visualizar la cantidad de archivos de la estructura en la columna Cantidad y ver el número total de archivos del documento en la parte inferior de la página.
Copiar estructura
La nueva opción Copiar estructura estará disponible en la estructura de carpetas del contenedor si la categoría del documento tiene el parámetro "Permitir modificar la estructura del contenedor" habilitado. Con este acceso directo, es posible duplicar una estructura en pocos segundos.
Actualización manual de los metadatos de documentos
Hemos incluido una opción para actualizar manualmente los metadatos de los documentos. Esta funcionalidad evita que el usuario tenga que esperar la actualización automática de los metadatos cuando se producen cambios.
Para utilizar esta opción, basta con acceder al menú Documento > Documento (DC010), seleccionar el documento deseado y hacer clic en el botón Abrir datos. En la pantalla de datos del documento, al acceder a la pestaña Archivo electrónico, es posible seleccionar el archivo deseado y utilizar la nueva opción Acciones > Actualizar metadatos, como se ilustra en la siguiente imagen:
Al hacer clic en la nueva opción, aparecerá un mensaje de confirmación y se actualizarán los metadatos.
Para que este recurso funcione, es necesario que:
- El parámetro que permite modificar los documentos homologados esté habilitado en el menú Parámetros generales (DC035), en la pestaña Documento.
- El archivo no tenga firma electrónica completa.
- La categoría del documento tenga la exportación de metadatos configurada.
- El archivo tenga la extensión .doc, .docx, .xls, .xlsx ou .odt.
Edición de archivos con extensiones .doc y .xls por Microsoft OneDrive
A partir de esta versión, también es posible editar archivos con las extensiones .doc, .xls, .ppt y .pps por Microsoft OneDrive. Para ello, los archivos con estas extensiones son convertidos automáticamente a una extensión correspondiente, como .docx.
- Esta funcionalidad será activada si la integración con OneDrive y la conversión a PDF están configuradas.
- Válido para archivos con extensiones .doc, .xls, .ppt y pps.
Acceso rápido a las aprobaciones de un documento
Se ha simplificado el acceso al recurso de aprobación para centralizar la información de los documentos en el menú Documento (DC010).
A partir de esta versión, accediendo al menú Documento (DC010), se puede hacer clic sobre el documento y acceder rápidamente a la pestaña Aprobación.
¡La nueva pestaña permite consultar información y ejecutar la aprobación con un rápido acceso!
Descargar archivos electrónicos con marcas
Ahora, es posible descargar los archivos electrónicos que tengan anotaciones.
Al hacer clic en la opción Visualizar archivo electrónico con marcación, las herramientas de marcado quedarán habilitadas, incluyendo la nueva opción Descargar PDF con marcas.
Esta funcionalidad permite exportar el documento manteniendo visibles todas las anotaciones, lo que facilita compartir y hacer un seguimiento de las ediciones.
Llenado de atributos del documento en SoftExpert Proceso
Al utilizar la opción Aplicación SE Suite > Crear documento homologado en una actividad de proceso, es posible configurar el llenado de los atributos del documento.
Así, al instanciar un workflow del proceso, el documento creado también tendrá sus atributos llenados en la ejecución de la tarea.
Nueva pantalla principal para los menús Exportación de metadatos (DC052), Validez (DC044) y otros
La versión 2.2.4 de SoftExpert Suite trae una pantalla principal más moderna, con filtros optimizados y una nueva lista para facilitar la gestión de los registros.
Además de crear nuevos elementos desde cero, se puede editar registros individualmente, modificar situaciones y eliminar elementos en masa. Todo con el objetivo de agilizar la rutina y hacer que la gestión sea aún más eficiente.
Eche un vistazo a todas las pantallas actualizadas y vea el vídeo para conocer las novedades:
Firma automática
- Certificado (DC058)
- Lista de firmantes (DC059)
Distribución de copias
- Modelo (DC064)
- Motivo (DC047)
Documento
- Exportación de metadados (DC052)
- Marca de agua (DC045)
- Tabla de temporalidad (DC042)
- Validez (DC044)
Revisión
- Motivo (DC038)
Guía de remesa
- Medio de envío (DC049)
El recurso "Pregúntele a la IA" está disponible únicamente en los menús Motivo (DC047), Motivo (DC038) y Medio de envío (DC049) para los clientes que tienen la licencia de SoftExpert Copilot.
Evolución del historial de documentos
Para que el proceso de registro y liberación de revisión de documentos sea más claro, hemos mejorado el historial para mostrar el origen de la creación del documento y el medio utilizado para liberar su revisión.
De esta forma, es posible visualizar con detalle el método utilizado para crear el documento: importación por planilla, importación por la pantalla Seguimiento de importación (DI013) o web service.
También es posible visualizar cómo se ha publicado la revisión: a través del botón Liberar revisión o a través del web service.
Esta mejora aumenta la trazabilidad y la transparencia del registro, facilitando el análisis y el control de las operaciones.
Nuevas relaciones mostradas en el documento
Ante la dificultad de identificar los registros asociados a los documentos que imposibilitaban su eliminación, las asociaciones han sido centralizadas, y la sección Donde se usa ha quedado disponible en la pestaña Relación.
En la sección, será posible ver el vínculo del documento con los archivos modelo e incluso los widgets de los portales.
¡Esta mejora garantiza un mayor control sobre los vínculos de los documentos!
Aviso de depreciación: Solicitud de palabra clave de documento descontinuada del producto
A partir de la versión 2.2.4, con el fin de simplificar y centralizar las operaciones, ya no será posible emitir solicitudes con el tipo de objeto Documento y la operación Palabra clave en el componente Solicitud.
Ahora, todas las palabras clave deben ser registradas directamente en el documento.
¡Acceda a las notas de la versión de la última versión para saber más sobre cómo utilizar el nuevo recurso de palabra clave!
Centralización del menú Directorio controlado en SoftExpert Administración
El menú Directorio controlado se ha eliminado de SoftExpert Documento y ahora está centralizado en el componente Administración.
Esto añade una capa de seguridad a la gestión de directorios controlados, manteniendo la consistencia entre los componentes que los utilizan.
Consulte las últimas mejoras realizadas en este componente: