Documento - 2.2.4
Estrutura de associações centralizada e com melhorias
A partir desta versão, a forma de associar objetos entre componentes ficou muito mais prática. Antes, essas associações eram feitas em diferentes abas e seções, o que tornava o processo mais demorado.
Agora, tudo foi centralizado em uma nova seção chamada Associações, que reúne em uma única tela todos os tipos de associação disponíveis para o componente. Basta escolher o tipo e o objeto desejado para criar os vínculos com rapidez e clareza, sem precisar sair ou fechar a janela.
Os registros são organizados por tipo de associação (Associado, Criou e Criado por), com opções de filtro e visualizações em formato de lista ou cards.
Também é possível criar novos registros diretamente dessa tela — como um ativo ou até mesmo um workflow — o que facilita ainda mais a integração entre os componentes e torna o dia a dia muito mais ágil.
Descrição de guias de remessa e protocolos de cópia com IA
Para acompanhar as últimas atualizações com a Inteligência Artificial no SoftExpert Suite, também disponibilizamos a opção de gerar descrições automaticamente por IA na guia de remessa e no protocolo de cópia para auxiliar no cadastro dos registros.
- Essa novidade está disponível para organizações que são clientes Cloud e possuem o SoftExpert Copilot. Clique aqui para conhecer mais soluções oferecidas por este componente!
- Para que esse novo recurso seja habilitado, o administrador deve incluir a API "Gen AI & NLP" no menu Central de integrações (COP010) do SoftExpert Copilot.
Integração com a plataforma de assinatura D4Sign
Agora, o SoftExpert Documento conta com a integração de assinatura D4Sign! A D4Sign é uma plataforma brasileira de assinatura eletrônica e digital que permite a gestão e a formalização de documentos de forma segura e juridicamente válida.
Assim como as demais integrações, os documentos podem ser enviados para assinatura de forma manual ou automática, por meio de uma atividade do SoftExpert Workflow.
Novos recursos no container de arquivo complexo
Aprimoramos ainda mais a gestão de container de arquivos complexos! Além dos recursos já disponíveis, agora também é possível:
Inserir uma descrição para a estrutura
Na descrição, é possível incluir orientações e boas práticas que os usuários devem seguir para incluir um arquivo na estrutura. Na lista de arquivos eletrônicos do documento, ao clicar sobre uma pasta da estrutura, a descrição é exibida, guiando o usuário.
Bloquear inclusão de conteúdo em uma estrutura específica
Ao habilitar esta opção em uma pasta específica da estrutura, a inclusão de arquivos será permitida apenas em suas subpastas. Por exemplo, imagine um container com a pasta “1. Geral” na estrutura e dentro dela as subpastas “1.1 Requisitos técnicos” e “1.2 Requisitos funcionais”. Para que a inclusão de arquivos aconteça apenas dentro das subpastas 1.1 e 1.2, é possível habilitar o parâmetro para bloquear a inclusão de conteúdos dentro da pasta “1. Geral”.
Visualizar todos os arquivos eletrônicos de arquivos do tipo “SE Documento”
Antes, ao incluir um arquivo do tipo “SE Documento” na estrutura do container, era exibida uma linha contendo as informações do documento vinculado. Além dessas informações, agora também é possível visualizar todos os arquivos eletrônicos contidos no documento.
Contador de arquivos
Agora, é possível visualizar a quantidade de arquivos da estrutura por meio da coluna Quantidade e consultar o total de arquivos do documento no fim da página.
Copiar estrutura
A nova opção Copiar estrutura estará disponível na estrutura de pastas do container se a categoria do documento possuir o parâmetro "Permitir alterar a estrutura do container" habilitado. Com este atalho, é possível duplicar uma estrutura em poucos segundos.
Atualização manual dos metadados de documentos
Disponibilizamos uma opção que permite atualizar os metadados dos documentos manualmente. Esse recurso impede que o usuário precise esperar a atualização automática dos metadados quando eles sofrem alterações.
Para utilizar essa opção, basta acessar o menu Documento > Documento (DC010), selecionar o documento desejado e clicar no botão Abrir dados. Na tela de dados do documento, acessando a aba Arquivo eletrônico, é possível selecionar o arquivo desejado e utilizar a nova opção Ações > Atualizar metadados, como ilustra a imagem abaixo:
Ao clicar na nova opção, será exibida uma mensagem de confirmação e a atualização dos metadados será realizada.
Para que este recurso funcione, é necessário que:
- O parâmetro que permite alterar documentos homologados esteja habilitado no menu Parâmetros gerais (DC035), na aba Documento.
- O arquivo não tenha assinatura eletrônica completa.
- A categoria do documento possua a exportação de metadados configurada.
- O arquivo tenha a extensão .doc, .docx, .xls, .xlsx ou .odt.
Edição de arquivos com extensões .doc e .xls pelo Microsoft OneDrive
A partir desta versão, também é possível editar arquivos com as extensões .doc, .xls, .ppt e .pps pelo Microsoft OneDrive. Para isso, os arquivos com estas extensões são convertidos automaticamente para uma extensão correspondente, como .docx.
- Essa funcionalidade será ativada se a integração com o OneDrive e a conversão para PDF estiverem configuradas.
- Válida para arquivos com as extensões .doc, .xls, .ppt e pps.
Acesso rápido às aprovações de um documento
O acesso ao recurso de aprovação foi simplificado para centralizar as informações dos documentos no menu Documento (DC010).
A partir desta versão, acessando o menu Documento (DC010), é possível clicar no documento e acessar rapidamente a aba Aprovação.
A nova aba possibilita a consulta de informações e a execução da aprovação com um acesso rápido!
Download de arquivos eletrônicos com marcações
Agora, é possível baixar os arquivos eletrônicos que possuem anotações.
Ao clicar na opção Visualizar arquivo eletrônico com marcações, as ferramentas de marcação serão habilitadas, incluindo a nova opção Download do PDF com marcações.
Essa funcionalidade permite que você exporte o documento mantendo todas as anotações visíveis, facilitando o compartilhamento e a rastreabilidade das edições.
Preenchimento de atributos do documento no SoftExpert Processo
Ao utilizar a opção Aplicação SE Suite > Criar documento homologado em uma atividade de processo, é possível configurar o preenchimento dos atributos do documento.
Assim, ao instanciar um workflow do processo, o documento criado também terá seus atributos preenchidos na execução da tarefa.
Nova tela principal para os menus Exportação de metadados (DC052), Validade (DC044) e outros
A versão 2.2.4 do SoftExpert Suite traz uma tela principal mais moderna, com filtros otimizados e uma nova listagem para facilitar o gerenciamento dos registros.
Além de criar novos itens do zero, pode-se editar registros individualmente, alterar situações e excluir itens em massa. Tudo isso para agilizar a rotina e tornar a gestão ainda mais eficiente.
Confira todas as telas atualizadas e assista ao vídeo para ver a novidade:
Assinatura automática
- Certificado (DC058)
- Lista de assinantes (DC059)
Distribuição de cópias
- Modelo (DC064)
- Motivo (DC047)
Documento
- Exportação de metadados (DC052)
- Marca d'água (DC045)
- Tabela de temporalidade (DC042)
- Validade (DC044)
Revisão
- Motivo (DC038)
Guia de remessa
- Meio de envio (DC049)
O recurso “Pedir à IA” está disponível somente nos menus Motivo (DC047), Motivo (DC038) e Meio de envio (DC049) para clientes que têm a licença do SoftExpert Copilot.
Evolução do histórico de documentos
Para tornar mais claro o processo de cadastro e a liberação de revisão de documentos, aprimoramos o histórico para exibir a origem da criação do documento e o meio utilizado para liberar a sua revisão.
Desta forma, é possível visualizar detalhadamente o método utilizado para criar o documento: importação por planilha, importação pela tela Acompanhamento de importação (DI013) ou web service.
Também é possível visualizar como sua revisão foi liberada: por meio do botão Liberar revisão ou via web service.
Essa melhoria aumenta a rastreabilidade e a transparência do registro, facilitando a análise e o controle das operações.
Novos relacionamentos exibidos no documento
Mediante a dificuldade de identificar os registros associados aos documentos que impossibilitavam sua remoção, as associações foram centralizadas, e a seção Onde é usado foi disponibilizada na aba Relacionamento.
Na seção, será possível visualizar o vínculo do documento com os arquivos modelo e até mesmo os widgets dos portais.
Essa melhoria garante mais controle sobre os vínculos dos documentos!
Aviso de depreciação: Solicitação de Palavra-chave de documento descontinuada do produto
A partir da versão 2.2.4, visando a simplificação e centralização das operações, não será mais possível emitir solicitações com o tipo de objeto Documento e a operação Palavra-chave no componente Solicitação.
Agora, todas as palavras-chave devem ser registradas diretamente no documento.
Acesse o release notes da última versão para entender melhor como utilizar o novo recurso de palavra-chave!
Centralização do menu Diretório controlado no SoftExpert Administração
O menu Diretório controlado foi removido do SoftExpert Documento e agora está centralizado no componente Administração.
Com isso, é acrescentada uma camada de segurança à gestão dos diretórios controlados, mantendo a consistência entre os componentes que os utilizam.
Consulte as últimas melhorias realizadas neste componente: