Documento - 2.2.1
Nueva seguridad del documento
La seguridad de los documentos funciona ahora con perfiles de acceso para mejorar el desempeño de la configuración y aprovechar el recurso de los controles existentes.
El usuario podrá crear y gestionar los perfiles de acceso a través de un nuevo menú y de acuerdo a su necesidad.
Por ejemplo, el perfil de gestor de documentos que tiene los controles para modificar, revisar, cancelar, excluir, distribuir copias y visualizar.
Para ello, en la categoría y datos del documento, basta con seleccionar el perfil de acceso e ingresar los usuarios, áreas y grupos.
Separación del conocimiento y la capacitación de la seguridad del documento
Las configuraciones de conocimiento de publicación, notificación, capacitación, registro de capacitación y evaluación de aplicabilidad se han separado de la seguridad y se han transferido a una nueva pestaña dentro de la categoría y el documento.
Esta nueva funcionalidad hará que estos ajustes sean más prácticos, dando a los usuarios un mayor control sobre ellos y facilitando el uso de los recursos.
Mejoras en la distribución de copias del documento
Se han introducido mejoras en el proceso de gestión de copias impresas:
El sistema dispone ahora de una funcionalidad que simplifica la identificación de las copias de los documentos y permite, en el momento de la cancelación, especificar la copia exacta que se desea anular.
Además, es posible generar un QR Code y un link para el proceso de cancelación de copias impresas. Al acceder al enlace, el usuario es llevado automáticamente a la pantalla de cancelación, haciendo el proceso más práctico y cómodo.
Al escanear la copia impresa a través de SoftExpert Captura, donde se genera un nuevo documento, también es posible leer el Código QR y cancelar automáticamente la copia impresa a través del lote de captura.
Otra mejora importante es la posibilidad de ver la solicitud que originó el protocolo en su información, si el origen del protocolo es a través de una solicitud de impresión del documento.
Ejecución de revisión en la aplicación mobile
Ahora los usuarios podrán ejecutar la tarea de revisión de documentos en la aplicación móvil, llenando las modificaciones, críticas y checklist cuando sea necesario.
Esta mejora es fundamental para los usuarios que realizan la revisión de documentos y necesitan hacerlo desde sus teléfonos móviles, proporcionando una mayor flexibilidad y eficiencia en sus tareas de revisión.
De esta manera, la aplicación móvil SoftExpert Documento, disponible para IOS y Android, ¡complementa las funcionalidades de consulta de documentos, uso offline y ejecución de las tareas de publicación de conocimiento existentes!
Automatización de la inclusión de metadatos en archivos electrónicos
Se ha implementado la automatización de la inclusión de metadatos en archivos electrónicos, ¡incluso en formatos anteriormente no compatibles y al utilizar la integración con servicios como Google Drive!
Para utilizar esta funcionalidad, debe configurar un delimitador para las variables que desee insertar en los documentos e incluir estas variables en el cuerpo del documento. A lo largo del proceso de revisión, los usuarios podrán ver estas variables. Cuando el archivo se convierte a formato PDF, estas variables se llenarán automáticamente, siguiendo la configuración de metadatos ya existente.
Cuando se inicie una nueva revisión del documento, los nombres de las variables volverán a aparecer en el cuerpo del documento y se llenarán nuevamente cuando se publique en formato PDF.
El uso de este recurso requiere la configuración de la función de conversión a PDF.
Comparación de archivos PDF
¡Ahora es posible comparar archivos PDF! Esto significa que cualquier usuario puede comparar las diferencias en las revisiones de los documentos, ampliando la accesibilidad y funcionalidad de la herramienta.
Se trata de un recurso que antes solo estaba disponible para documentos Word y requería la instalación de Microsoft Word. En otras palabras, imponía muchas restricciones al uso de la función.
Para poder utilizar este recurso, es necesario tener configurada la función de conversión a PDF.
Tarea de conocimiento antes de liberar la revisión por workflow
A partir de esta versión, los usuarios pueden recibir la tarea de conocimiento de publicación antes de que se homologue la revisión, para el caso de los procesos de revisión por workflow.
Para ello, se debe marcar la opción Dejar disponible para conocimiento en la situación de la revisión:
Así, cuando la revisión llegue a la situación con esta configuración, el conocimiento de publicación se enviará a los usuarios.
Tarea de capacitación antes de liberar la revisión por workflow
Siguiendo la misma lógica que el conocimiento de publicación, a partir de esta versión, los usuarios podrán recibir la capacitación mediante la revisión del documento antes de que la revisión esté homologada, para el caso de procesos de revisión por workflow.
Para ello, se debe marcar la opción Dejar disponible para la capacitación en la situación de la revisión:
Así, cuando la revisión llegue a la situación con esta configuración, la tarea de capacitación se enviará a los responsables.
Selección de varios documentos para firmar
¡Ahora los usuarios pueden seleccionar varios documentos y enviarlos para su firma simultáneamente!
Todos los documentos seleccionados deben compartir la misma configuración de firma.
Además, recuerde que puede haber costos por archivo asociados al envío de documentos para la firma.
Cambiar el almacenamiento de categorías por lotes
A partir de esta versión, se permitirán los cambios por lotes en el almacenamiento de documentos, ¡haciendo este proceso más sencillo y eficiente para los usuarios!
Esta mejora es importante porque, en la versión 2.2.0, se introdujo la posibilidad de cambiar el método de almacenamiento de documentos en la configuración de la categoría.
Sin embargo, surgió la necesidad de realizar esta operación por lotes para cambiar el almacenamiento de varias categorías simultáneamente.
Cambiar el tipo de revisión en la categoría
¡Se ha eliminado la necesidad de que los usuarios cambien entre los modelos de revisión ISO9000 y Workflow en la categoría de los documentos!
A partir de esta versión, incluso cuando la categoría ya tenga documentos, será posible cambiar el modelo de revisión, dando a los usuarios más autonomía y flexibilidad.
Las revisiones anteriores permanecerán con todos los datos del modelo anterior, manteniendo un historial completo.
Para realizar el cambio, todos los documentos de la categoría deben estar homologados.
Opción para guardar archivos en carpetas en ClickSign
En ClickSign, puede crear carpetas para organizar los archivos almacenados. Ahora, en SoftExpert Documento, puede especificar en cuál carpeta los archivos enviados mediante integración se guardarán en ClickSign.
Esto permite que las diferentes áreas de la empresa que utilizan la integración con ClickSign tengan carpetas separadas para un control más preciso de los archivos enviados.
Conversión de PDF a PDF/A
Ahora, en SoftExpert Documento, el usuario puede convertir archivos PDF a formato PDF/A. De esta forma, el sistema garantiza la confiabilidad y accesibilidad a largo plazo de los documentos.
Para utilizar este recurso, debe configurar el formato de conversión de PDF en los parámetros generales de SoftExpert Documento y habilitar la opción Convertir en el formato PDF/A
El formato PDF/A es un tipo de archivo PDF diseñado específicamente para preservar y archivar documentos electrónicos de forma duradera. Es ampliamente adoptado en contextos que exigen conservar los documentos, como organismos gubernamentales, bibliotecas, museos, instituciones educativas y empresas con estrictas normas de conservación de documentos, garantiza que los documentos digitales sigan siendo accesibles y legibles a lo largo del tiempo, independientemente de los avances tecnológicos.
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