En este artículo, se abordarán las configuraciones de las instancias de un proceso con automatización habilitada, disponibles en la pantalla de datos del proceso, al hacer clic en el botón Configuraciones > Instancia.
Configurar instancias
1. Al hacer clic en el botón Configuraciones > Instancia, se abrirá la pantalla de configuración:
2. En la pantalla que se abrirá, llene los siguientes campos:
Identificación
Seleccione una de las opciones a continuación para generar automáticamente la identificación de la instancia del proceso:
Número secuencial: si se selecciona esta opción, la identificación de las instancias del proceso será un número secuencial. Para que no ocurra una duplicación en la identificación de instancias de procesos, el sistema secuenciará la identificación de las instancias de todos los procesos configurados con esta opción.
Identificador del proceso + número secuencial: si se selecciona esta opción, la identificación de las instancias del proceso será compuesta por el identificador del proceso, seguido de un número secuencial. Para esta opción, como las instancias del proceso tendrán el mismo prefijo (identificador del proceso), la secuencia ocurrirá solo en las instancias del proceso. Vale recordar que, si el identificador del proceso es modificado, el número secuencial será reiniciado.
Máscara de identificación: si se selecciona esta opción, la identificación del proceso será dada por una máscara de identificación. Para saber cómo utilizar una máscara de identificación, vaya al artículo ¿Qué es una máscara de identificación?.
Título estándar
Seleccione cómo será compuesto el título de las instancias del proceso. El título podrá estar compuesto por: Fecha actual, Hora actual, Matrícula del usuario, Nombredel usuario y Área estándar del usuario.
Prioridad
Seleccione cuál será el método de evaluación a ser utilizado para priorizar la instancia del proceso.
Retención
Seleccione un plazo para que las instancias finalizadas permanezcan retenidas antes de ser eliminadas. Vea a continuación las opciones de retención de las instancias:
Retener workflows durante: la información puede quedar retenida durante un período determinado en este campo. Puede definir el período en año(s), mes(es), semana(s) o día(s).
Retener registros en el historial del workflow durante: los registros en el historial pueden quedar retenidos durante el período determinado en este campo. Puede definir el período en año(s), mes(es), semana(s) o día(s).
Retener archivos adjuntos del workflow durante: los archivos adjuntos pueden quedar retenidos durante el período determinado en este campo. Puede definir el período en año(s), mes(es), semana(s) o día(s).
Retener registros de e-mails del evento de mensaje durante: los registros de e-mails pueden quedar retenidos durante el período determinado en este campo. Puede definir el período en año(s), mes(es), semana(s) o día(s).
Informar solicitante
Marque este campo para que, al instanciar el proceso, sea posible informar quién está solicitando la instancia. A continuación, marque una de las siguientes opciones:
Registro de usuarios: marque esta opción para que sea posible definir a los usuarios registrados en el sistema como solicitantes de la instancia.
Registro de clientes: marque esta opción para que sea posible definir a los clientes (empresas) registrados en el sistema como solicitantes de la instancia. Nota: los clientes son registrados en SoftExpert Administración por medio del menú Registro > Aliado de negocio > Cliente.
Registro de proveedores: marque esta opción para que sea posible definir los proveedores (empresas) registrados en el sistema como solicitantes de la instancia. Nota: los proveedores se registran en SoftExpert Administración por medio del menú Registro > Aliado de negocio > Proveedores.
Registro de cliente/proveedores: marque esta opción para que sea posible definir los clientes/proveedores registrados en el sistema como solicitantes de la instancia.
Permitir informar descripción
Marque este campo para que, al instanciar el proceso, sea posible ingresar la descripción de la instancia.
Ocultar el botón de visualizar atributo en el historial
Al marcar esta opción, se ocultará la visualización del botón que muestra los atributos modificados en la línea de tiempo o el historial de la instancia.
Ocultar el botón de reporte en los datos de la instancia y en los datos de la actividad
Al marcar esta opción, los botones de reporte de la instancia y reporte del formulario no se mostrarán en los datos de la instancia y ejecución de la actividad.
Habilitar apunte de horas en las actividades
Marque esta opción para habilitar el apunte de horas en las actividades del proceso que estén en ejecución. Las configuraciones solo funcionarán correctamente si el componente SoftExpert Control de actividades forma parte de las soluciones adquiridas por su organización.
3. Guarde el registro.
Conclusión
¡De esta manera, las instancias del proceso fueron configuradas con éxito!
