Prerrequisitos

• Acceso al menú Proceso (PM063).
• Proceso registrado y modelado.
• SoftExpert Formulario como parte de las soluciones adquiridas por la organización.

Introducción

La asociación de formularios a los procesos y a las actividades permite estructurar la toma de datos durante la ejecución del flujo, garantizando que la información necesaria sea registrada de forma organizada y estandarizada.

En SoftExpert Proceso, los formularios pueden ser vinculados tanto al proceso como a actividades específicas, posibilitando definir qué datos deberán ser llenados en cada etapa. Esta configuración contribuye para mayor control, trazabilidad y consistencia de la información registrada.

El componente permite asociar los formularios por dos rutas:

Directamente en el proceso

En la pantalla de datos del proceso, mediante el botón Configuraciones > Formulario.

En la actividad o decisión de un proceso

Vea a continuación un ejemplo de asociación con los dos casos:

Asociar formulario al proceso

1. Acceda al menú Proceso (PM063).

2. Localice el proceso al que desea asociar el formulario y haga clic con el botón derecho del mouse sobre él.

3. Seleccione la opción Abrir datos.

4. En la pantalla de datos, expanda el botón Configuraciones y seleccione Formulario.

5. En la pestaña, utilice los botones disponibles en la barra de herramientas lateral:

	Expanda este botón y seleccione una de las opciones disponibles para crear un formulario web o un formulario adaptativo y asociarlo directamente al proceso. Consulte la documentación de SoftExpert Formulario para obtener más detalles sobre los registros.
	Haga clic en este botón para buscar un formulario previamente registrado y asociarlo al proceso.

6. Después de crear o asociar el formulario, haga clic en el botón .

Asociar formulario a actividades y decisiones

1. Acceda al menú Proceso (PM063).

2. Localice el proceso que tiene la actividad en la que desea asociar el formulario y haga clic con el botón derecho del mouse sobre él.

3. Seleccione la opción Abrir diagrama de flujo.

4. En la pantalla del diagrama de flujo, seleccione la actividad.

5. Haga clic en el botón Asociar formularios, que quedará habilitado al seleccionar la actividad.

6. Busque y seleccione el formulario que desea asociar.

7. Haga clic en el botón .

Después de asociar el formulario, si la asociación se está haciendo por la pantalla de datos de la actividad o decisión, por medio del botón Configuración > Formulario, pueden estar disponibles las siguientes opciones:

• Seleccione el checkbox de la columna Solo lectura para que, al ejecutar la actividad en el componente SoftExpert Workflow, el formulario se muestre solo para lectura. Mantenga el checkbox desmarcado para que el formulario pueda rellenarse durante la ejecución de la actividad/decisión.
• La opción Mostrar solo el formulario en la ejecución de la actividad permite mostrar solo el formulario en la pantalla de ejecución de la actividad en SoftExpert Workflow. Esta funcionalidad está disponible solamente cuando la actividad tiene un formulario asociado y, cuando está marcada, las secciones Asociación, Atributo, Checklist, Formulario de archivo, Requerimiento, Tarea y Encuesta estarán deshabilitadas, pues durante la ejecución de la actividad esos ítems no podrán ser llenados.

Los formularios asociados a las actividades se podrán consultar a través de la pantalla de datos del proceso al que pertenecen. Para realizar la consulta, haga clic en el botón Configuraciones y en Formulario de archivo.

Conclusión

¡De esta manera, el formulario ha sido asociado correctamente con el proceso o la actividad/decisión del diagrama de flujo del proceso!

Los pasos descritos en esta sección son similares para todas las pantallas de asociación de formularios. Lo que cambia es su ubicación y el objeto en el que se lleva a cabo la asociación.