Configurar búsqueda general
Prerrequisito
- Acceso al menú Configuración > Búsqueda general (CM032).
Introducción
SoftExpert Configuración ofrece un menú que proporciona a los administradores del sistema un mayor control sobre el comportamiento de la búsqueda general de SoftExpert Suite.
Obtenga más detalles sobre el uso de la búsqueda general haciendo clic aquí.
Vea cómo se divide la pantalla:
A - En la pestaña Status, es posible verificar la disponibilidad del servicio de búsqueda, así como información sobre la indexación que se ha realizado: cuántos registros y archivos se han indexado y el reporte de las últimas indexaciones.
Están disponibles las opciones que permiten accionar manualmente el proceso de indexación, pero que solo deben usarse en casos extremos y mediante orientación de SoftExpert.
B - En la pestaña Relevancias, es posible aumentar o disminuir la relevancia otorgada a cada uno de los criterios considerados en la búsqueda general. Para eso, utilice el control deslizante y ajústelo para establecer el valor deseado, o llene el campo disponible al lado del control.
Al realizar las configuraciones en esta pestaña, se debe tener en cuenta que estas impactarán en la búsqueda general de todos los usuarios de SoftExpert Suite.
C - En la pestaña Atributos para filtro, es posible configurar una lista de atributos que estarán disponibles como filtros para refinar la búsqueda. Al realizar una consulta en la Búsqueda general, los registros aparecerán en un panel lateral, en el agrupador Atributos.
D - En la pestaña Sinónimos, es posible crear grupos de sinónimos utilizados para refinar las búsquedas al realizar una consulta en la Búsqueda general.
E - Haga clic en el botón Guardar configuración para que las ediciones realizadas en este menú sean aplicadas a la búsqueda general.
Vea más detalles sobre cada una de las pestañas disponibles:
Status
Servicio de búsqueda
El Servicio de búsqueda muestra diferentes colores y mensajes en función de la salud de la engine de búsqueda. Consulte a continuación las posibles situaciones relacionadas con la salud de laengine:
| Status | Información |
| GREEN | Indica que tanto Elasticsearch como Atlas están funcionando y no hay problemas con el índice. Sin embargo, no indica necesariamente que el entorno esté completamente indexado. |
| RED | Indica que Atlas no puede conectarse a Elasticsearch. Puede haber un problema con la configuración o indisponibilidad de Elasticsearch. |
| YELLOW | Indica que hay réplicas configuradas para el Elasticsearch, pero estas no están correctamente asignadas a sus nodos. El servicio Elasticsearch muestra este estado cuando una réplica shard está en el mismo nodo que el shard principal. |
| CHECK_ERROR | Indica que SoftExpert Suite no puede comunicarse con el servicio Atlas. Puede haber algún error de configuración o indisponibilidad del Atlas. |
En un entorno on-premise y con Elasticsearch gestionado por la Suite (automanaged), es posible realizar acciones como Reiniciar y configurar la memoria de Elasticsearch. Esta opción también es válida para volver a subir el servicio de búsqueda si no responde.
Indexación
¿Para qué sirve?
Para que Elasticsearch funcione correctamente, necesita tener sus índices creados. Con el proceso de indexación, la engine indexa todos los archivos dentro de su alcance, creando así los índices.
¿Cuánto tiempo puede tardar?
La duración de la indexación está directamente relacionada con la cantidad de registros y archivos que se indexarán; en algunos casos, puede demorar días en completarse.
¿Cuáles extensiones de archivo son indexadas?
Solo se pueden indexar las extensiones txt, doc, docx, xls, xlsx, pdf, eml, odt, ods, ppt, pptx, xml, rtf y odp.
¿Cuál es el tamaño máximo de los archivos indexados?
El límite de tamaño de un solo archivo a indexar es de 30 MB.
Relevancias
Valores de relevancia estándar
| Campo | Valor estándar |
| Identificador | 30 |
| Título | 4 |
| Atributos | 2 |
| Nombre del archivo | 1.5 |
| Descripción | 1 |
| Contenido del archivo | 1 |
| Palabra exacta | 1 |
Para ajustar el valor de los criterios de relevancia, utilice el control deslizante para establecer el valor deseado o complete el campo disponible junto al control. Es posible establecer un valor de 0 a 50.
El menú proporciona un botón que le permite restaurar los valores estándar de SoftExpert Suite.
¿Cómo funciona la relevancia?
El orden de los resultados por el Elasticsearch se obtiene utilizando un score de similitud a través del algoritmo Okapi BM25. En este algoritmo, se tienen en cuenta los siguientes factores para calcular el score:
- Frecuencia del término buscado en cada uno de los campos indexados.
- Tamaño de cada campo indexado que contiene el término.
- Cantidad de documentos que contienen el término.
Posteriormente, se realiza un cálculo matemático que combina estos tres factores. Por ejemplo, un documento que contiene dos veces el término "depósito" y solo tiene 1000 palabras es más relevante que otro documento que tiene tres veces el término "depósito", pero tiene 10.000 palabras.
Esto se debe a que, en un texto que tenga menos caracteres, el tamaño del documento puede acabar siendo más relevante que la frecuencia. Evidentemente, si aumenta la frecuencia de los términos, se reconsiderará el análisis, ya que se trata de una suma de los tres factores.
Sin embargo, si un texto tiene una alta frecuencia de una palabra, especialmente en el caso de un texto más pequeño, la relevancia del término será menor para ese documento, ya que el algoritmo lo considera un "término comú" para ese documento.
Además, una vez obtenida la puntuación del algoritmo, se multiplica por el valor del campo previamente definido en las relevancias.
Por lo tanto, es importante verificar si existen atributos que contengan el término en el documento buscado, ya que estos también aumentarán la puntuación de la búsqueda.
Atributos para filtro
Esta pestaña permite configurar una lista de hasta 10 atributos que estarán disponibles como filtros para el refinamiento de la búsqueda. Estos atributos permiten que el usuario aumente el número de filtros laterales mostrados.
Al realizar una consulta en la Búsqueda general, aparecerán en el panel lateral izquierdo, en la sección Atributos.
Los atributos que se pueden seleccionar son los mismos que se pueden llenar al registrar un documento, por ejemplo.
Sinónimos
Esta pestaña permite crear grupos de sinónimos que se utilizarán al realizar una consulta en la Búsqueda general.
Al registrar un grupo de sinónimos, será posible informar al sistema de búsqueda que todas las palabras del grupo tienen el mismo significado. Esto permitirá que las búsquedas realizadas dentro de SoftExpert Suite traigan resultados personalizados según las necesidades de la empresa.
Por ejemplo, si se crea un grupo de sinónimos que contengan las palabras "Empleado", "Funcionario" y "Usuario", cada vez que se realice una búsqueda por "Empleado", también se devolverán registros que contengan las palabras "Empleado" y "Usuario".
Para incluir un grupo de sinónimos, siga los pasos a continuación:
1. Acceda a la pestaña Sinónimos.
2. Haga clic en el botón Incluir.
3. Introduzca el nombre del grupo.
4. Inserte el sinónimo deseado y haga clic en el botón Incluir. Repita el proceso hasta incluir todos los sinónimos del grupo.
5. Haga clic en el botón Guardar.
Conclusión
¡Eso es todo! Ahora, usted ya sabe controlar el comportamiento de la búsqueda general del sistema.