Incluir costos en las capacitaciones
Prerrequisitos
- Acceso al menú Configuración > Tipo de costo (TR030).
- Acceso al menú Gestión > Planificación de capacitación (TR007).
- Acceso al menú Ejecución > Ejecución de capacitación (TR009).
Introducción
Los costos son los gastos relacionados con las capacitaciones, como gastos de transporte, alimentación, hospedaje, material didáctico, etc. Estos registros son asociados a una capacitación durante su planificación.
Sin embargo, para incluir un costo, es obligatorio crear primero un tipo de costo. Los tipos permiten clasificar y organizar mejor los registros.
A continuación, vea cómo continuar un tipo de costo y, enseguida, cómo incluir un costo en la capacitación:
Configurar tipo de costo
1. Acceda al menú Configuración > Tipo de costo (TR030).
2. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
3. En la pantalla que se abrirá, ingrese el identificador y el nombre.
4. Si lo desea, en el campo Tipo superior, haga clic en el botón 
y seleccione un tipo de costo para que sea jerárquicamente superior a este.
5. Por último, haga clic en el botón 
para guardar los cambios.
Incluir costo
1. Acceda al menú Gestión > Planificación de capacitación (TR007).
2. Seleccione la capacitación deseada en la lista de registros y haga clic en el botón 
.
3. En la pantalla que se abrirá, vaya hasta la pestaña Costo.
4. Haga clic en el botón de la barra de herramientas lateral para incluir un costo.
5. En los datos del costo, indique el tipo de costo por medio del botón del campo Tipo de costo.
6. Marque la sección Fijo para informar el valor total de un costo de la capacitación, o la sección Por participante para informar un valor que corresponda con el costo de cada participante para la capacitación.
7. Configura los costos según la sección marcada. Vea cómo parametrizar los campos a continuación:
Configurar costos
| Fijo |
|
| Por participante |
|
8. Si lo desea, utilice el campo Descripción en las pestañas Planificado o Realizado para hacer las observaciones sobre el costo planificado o costo real, respectivamente.
9. Por último, haga clic en el botón para agregar un costo.
Incluir valores reales de costos planificados
Si se ha incluido un costo planificado durante la etapa de planificación, será posible incluir los valores reales de los costos planificados en la etapa de ejecución. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:
1. En el menú Ejecución > Ejecución de capacitación (TR009), seleccione una capacitación que haya pasado por la etapa de planificación.
2. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.
3. En la pestaña Costo, seleccione el costo planificado deseado y haga clic en el botón de la barra de herramientas lateral.
4. Si lo desea, cambie el campo Tipo de costo en la pantalla que se abrirá.
5. El campo Costo planificado de las secciones Fijo y Por participante no se podrá cambiar.
6. Llene el campo Costo real de la sección marcada en la etapa de planificación.
Importar costos
SoftExpert capacitación también permite importar costos por medio de una planilla Excel, posibilitando la inclusión de varios costos al mismo tiempo.
La planilla modelo que se debe utilizar estará disponible en la etapa Seleccionar archivo, en la sección "¿Primera vez?" de la pantalla de importación. Siga los pasos a continuación para importar los costos:
1. En la pestaña Costo, haga clic en el botón 
de la barra de herramientas lateral.
2. En la pantalla que se abrirá, haga clic en Iniciar para comenzar la importación.
3. En la pantalla de importación, descargue la planilla modelo en la sección ¿Primera vez?.
3. Abra la planilla del directorio y complete las columnas con los identificadores de la capacitación y del tipo de costo, el costo planificado, el costo real y, si lo desea, complete también las columnas de descripción.
Al llenar las columnas de la planilla, verifique si el formato de la columna está definido como "Texto". Si no lo está, cámbielo en la sección Número de la pestaña Página inicial de la planilla.
4. A continuación, después de guardar la planilla correctamente, arrástrela hasta el campo disponible en la sección Enviar archivo para realizar la importación.
La planilla debe ser exportada en el idioma en el que será importada a SoftExpert Suite. En otras palabras, si fue descargada de SoftExpert Suite en portugués, también debe ser importada en portugués.
5. Haga clic en Siguiente para avanzar de etapa.
6. En la etapa Ejecutar, verifique los costos asociados y, si lo desea, elimínelos a través del botón 
de la barra de herramientas lateral.
7. A continuación, haga clic en Siguiente.
8. Si se producen errores, estos serán mostrados en la etapa Visualizar. Si los errores ocurren en la etapa de importación, haga clic en Anterior para regresar a la etapa Seleccionar archivo y corregir el error. Si no los hay, haga clic en Finalizar para terminar la importación.
Conclusión
De esta forma, los costos son asociados a las capacitaciones.