Registrar matriz documento X usuario
Prerrequisitos:
- Acceso al menú Registro > Matriz documento X usuario (DC006).
- SoftExpert Capacitación adquirido por la organización para asociar controles de capacitación.
Introducción
El menú Matriz documento X usuario (DC006) permite gestionar de forma centralizada la lista de seguridad de los documentos registrados en SoftExpert Documento.
Con él, es posible configurar controles de acceso para usuarios específicos sin la necesidad de acceder a la pantalla de datos de cada documento individualmente.
Esta funcionalidad agiliza la administración de permisos, garantizando una mayor eficiencia y estandarización en el control del acceso a la información.
Registrar matriz documento X usuario
1. Acceda al menú Registro > Matriz documento X usuario (DC006).
Para habilitar el botón 
del menú, es necesario configurar el panel Filtros de búsqueda, según las instrucciones a continuación. Esta es la única forma de asociar permisos de nuevos documentos para los usuarios.
2. En el campo Mostrar del panel Filtros de búsqueda, seleccione el grupo de usuarios (tipo de acceso) que tendrá los controles de acceso asociados a los documentos.
3. Un campo secundario quedará habilitado según la opción seleccionada en el campo Mostrar (excepto para la opción Todos). Utilícelo para especificar el grupo de usuarios deseado.
En el caso de la opción Jerarquía, es necesario que haga clic en el botón Seleccionar jerarquía, que informe la unidad de negocio o el área deseada y haga clic en el botón Aplicar.
4. Haga clic en el botón 
de los filtros avanzados y en la opción General que aparecerá.
5. Seleccione los controles que desea manipular durante la asociación y haga clic en Buscar.
Controles de seguridad
| Evaluar aplicabilidad | El usuario recibirá la tarea "Evaluación de aplicabilidad" referente al documento. |
| Conocimiento | El usuario recibirá el "Conocimiento de publicación" del documento. Para que esta tarea sea generada para el usuario, el control "Copia electrónica" debe estar activado. Al marcar esta opción, el control "Notificación" dejará de estar disponible. |
| Criticidad | Este campo estará habilitado si el control "Capacitación" está marcado. Seleccione si la capacitación de SoftExpert Capacitación que se registrará para el documento seleccionado es crítica o no crítica para el tipo de acceso. |
| Notificación | El usuario recibirá notificaciones por correo electrónico durante el registro o durante la liberación de la revisión del documento. Para que la notificación se envíe al usuario, también se requiere que el control "Copia electrónica" esté habilitado. Al marcar esta opción, el control "Conocimiento" dejará de estar disponible. |
| Registrar una capacitación | El usuario recibirá la tarea "Registro de capacitación" de SoftExpert Capacitación para el documento. Para que la tarea sea generada para el usuario, es necesario que el control "Capacitación" esté marcado. |
| Capacitación | El usuario podrá participar en las capacitaciones del documento, registradas a través de SoftExpert Capacitación. Para que el usuario pueda participar de las capacitaciones del documento, se requiere también que el control "Capacitación" esté marcado. |
6. Aparecerán los documentos asociados al grupo de usuarios seleccionado. En las columnas correspondientes, edite los controles deseados, marcando aquellos que serán habilitados y desmarcando los que serán deshabilitados para el grupo de usuarios.
7. Haga clic en el botón para asociar nuevos documentos al grupo de usuarios.
8. Localice y seleccione los documentos deseados.
9. En el campo Controles, seleccione los controles que serán concedidos al grupo de acceso.
10. Haga clic en el botón 
para finalizar la asociación.
Utilice el panel Filtros de búsqueda de la pantalla de selección de documentos para agilizar la búsqueda. No serán listados los documentos:
- En situación "Cancelado", "Indexación" o "Aprobación de la indexación".
- Mostrados en la lista de registros de la pantalla principal; es decir, ya asociados al tipo de acceso.
- Que tengan la opción "Heredar lista de seguridad de la categoría del documento" marcada en la lista de seguridad.
Utilice la tecla SHIFT o CTRL del teclado (o el check al lado de cada registro) para seleccionar más de un documento simultáneamente.
Conclusión
Utilizando este recurso, la gestión de los permisos en SoftExpert Documento se vuelve más rápida, estandarizada y eficiente. Este abordaje facilita el mantenimiento de las listas de seguridad y reduce la necesidad de ajustes manuales en cada documento.