Cadastrar matriz documento X usuário
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Cadastro > Matriz documento X usuário (DC006).
- SoftExpert Treinamento adquirido pela organização para associar controles de treinamento.
Apresentação
O menu Matriz documento X usuário (DC006) permite gerenciar de forma centralizada a lista de segurança dos documentos cadastrados no SoftExpert Documento.
Com ele, é possível configurar os controles de acesso para usuários específicos, sem a necessidade de acessar individualmente a tela de dados de cada documento.
Essa funcionalidade agiliza a administração das permissões, garantindo mais eficiência e padronização no controle de acesso às informações.
Cadastrar matriz documento X usuário
1. Acesse o menu Cadastro > Matriz documento X usuário (DC006).
Para habilitar o botão 
do menu, é necessário configurar o painel Filtros de pesquisa, conforme orientações abaixo. Esta é a única maneira de associar permissões de novos documentos aos usuários.
2. No campo Exibir do painel Filtros de pesquisa, selecione o grupo de usuários (tipo de acesso) que terá os controles de acesso associados aos documentos.
3. Será habilitado um campo secundário conforme a opção selecionada no campo Exibir (exceto a opção Todos). Utilize-o para especificar o grupo de usuários desejado.
No caso da opção Hierarquia, é necessário clicar no botão Selecionar hierarquia, informar a unidade de negócio ou a área desejada e clicar no botão Aplicar.
4. Clique no botão 
dos filtros avançados e na opção Geral que será apresentada.
5. Selecione os controles que deseja manipular durante a associação e clique em Pesquisar.
Controles de segurança
| Avaliar aplicabilidade | O usuário receberá a tarefa “Avaliação de aplicabilidade” referente ao documento. |
| Conhecimento | O usuário receberá o “Conhecimento de publicação” do documento. Para que esta tarefa seja gerada para o usuário, é requerido que o controle “Cópia eletrônica” esteja habilitado. Ao marcar esta opção, o controle "Notificação" ficará indisponível. |
| Criticidade | Este campo será habilitado se o controle “Treinamento” for marcado. Selecione se o treinamento do SoftExpert Treinamento que será registrado para o documento selecionado é crítico ou não crítico para o tipo de acesso. |
| Notificação | O usuário receberá notificações por e-mail no momento do cadastro ou da liberação da revisão do documento. Para que a notificação seja enviada para o usuário, também é requerido que o controle “Cópia eletrônica” esteja habilitado. Ao marcar esta opção, o controle "Conhecimento" ficará indisponível. |
| Registrar treinamento | O usuário receberá a tarefa “Registro de treinamento” do SoftExpert Treinamento referente ao documento. Para que a tarefa seja gerada para o usuário, é necessário que o controle “Treinamento” esteja marcado. |
| Treinamento | O usuário poderá participar dos treinamentos do documento, registrados por meio do SoftExpert Treinamento. Para que o usuário possa participar dos treinamentos do documento, também é requerido que o controle “Treinamento” esteja marcado. |
6. Serão apresentados os documentos já associados ao grupo de usuários selecionado. Nas colunas correspondentes, edite os controles desejados, marcando os que serão habilitados e desmarcando os que serão desabilitados para o grupo de usuários.
7. Clique no botão para associar novos documentos ao grupo de usuários.
8. Localize e selecione os documentos desejados.
9. No campo Controles, selecione os controles que serão concedidos ao grupo de acesso.
10. Clique no botão 
para finalizar a associação.
Utilize o painel Filtros de pesquisa da tela de seleção de documentos para agilizar a busca. Não serão listados os documentos:
- Em situação "Cancelado", "Indexação" ou “Aprovação da Indexação”.
- Exibidos na lista de registros da tela principal, ou seja, já associados ao tipo de acesso.
- Com a opção "Herdar lista de segurança da categoria do documento" marcada na lista de segurança.
Utilize as teclas SHIFT ou CTRL do teclado (ou o check ao lado de cada registro) para selecionar mais de um documento simultaneamente.
Conclusão
Utilizando esse recurso, a gestão de permissões no SoftExpert Documento torna-se mais rápida, padronizada e eficiente. Essa abordagem facilita a manutenção das listas de segurança e reduz a necessidade de ajustes manuais em cada documento.