Configurar una planilla de importación
Prerrequisito
- Acceso al menú Registro > Documento (DC003).
Introducción
SoftExpert Documento le permite importar revisiones y documentos a su sistema. Esta importación se utiliza para incluir y editar nuevos documentos o crear revisiones de un documento registrado.
Para realizar la importación, debe descargar una planilla Excel y configurarla. Para más detalles, vea los pasos a continuación:
Configurar una planilla
1. Acceda al menú Registro > Documento (DC003).
2. Haga clic en la flecha situada junto al botón 
y seleccione la opción Crear documento utilizando asistente.
3. Seleccione la pestaña Importar XLS.
4. En la pantalla ¿Primera vez?, haga clic en el enlace disponible para descargar el archivo modelo.
5. Localice y abra el archivo "DOCXLSIMPORT" que se descargará.
6. Con la planilla abierta, complete las columnas con la información correspondiente a los campos del documento o revisión que desea importar. Vea más detalles a continuación:
Columnas de la planilla
| Categoría | Introduzca el identificador de la categoría que clasificará los documentos a registrar. Este recurso solo funcionará correctamente si el usuario conectado tiene el control "Incluir" permitido en la "Lista de seguridad" de la categoría en la que desea registrar los documentos. |
| Identificador | Introduzca los identificadores de los documentos a registrar. |
| Título | Introduzca los títulos de los documentos. El título no tiene por qué coincidir con el nombre del archivo electrónico. |
| Revisión | Introduzca el identificador de la revisión de los documentos a registrar. |
| Fecha | Complete la columna con la fecha de validez de los documentos. |
| Autor | Indique los autores (responsables) de los documentos. |
| Resumen | Complete este campo con un resumen de los documentos que serán registrados. |
| Palabras clave | Introduzca las palabras clave que se asociarán con los documentos a registrar. Utilice ";" (punto y coma) si utiliza más de una palabra clave en el mismo documento. |
| Archivo electrónico | Complete este campo con el directorio de los archivos electrónicos de los documentos que serán registrados. Utilice ";" (punto y coma) como separador si un documento tiene más de un archivo electrónico. Si el tipo de archivo es “Complejo”, este campo debe ser informado de manera diferente. Describa la ruta/nombre del archivo/identificador del nodo de la estructura en el que se va a insertar el archivo/nombre del archivo con extensión. Si la estructura tiene varios niveles de carpetas, introduzca solo el identificador de la carpeta en la que se va a insertar el nombre del archivo, sin necesidad de introducir carpetas superiores. Por ejemplo: c:\usuario\archivo.doc|Carpeta1\archivo.doc |
También es posible incluir más columnas para personalizar la importación:
| Secuencial | Informe la secuencia de documentos que serán importados. |
| Atributos |
El título de la columna debe ser el identificador del atributo asociado a la categoría en la que se registrará el documento. A continuación, introduzca el valor que desee en las celdas correspondientes. Si el atributo es multivalorado, utilice el separador ";" (punto y coma) para informarle más de un valor. Si se utiliza el carácter de punto y coma (;) en el valor del atributo, utilice la columna Separador descrita a continuación para introducir otro separador que se utilizará en los valores de los atributos. Inserte tantas columnas como necesite para el número de atributos. |
| Separador |
Esta columna solo debe llenarse si desea utilizar un separador diferente. Coma si es para los valores de atributos multivalorados, y punto y coma para valores de archivos electrónicos y palabras clave, pero si desea utilizar otros caracteres, ingrese un carácter o secuencia de caracteres que no existirá en los valores que se llenarán. Por ejemplo: # $ etc. Si no se llena esta columna, la coma y el punto y coma se utilizarán normalmente, como se ha descrito anteriormente. |
| Responsable por el documento | Indique la matrícula del usuario que será responsable de los documentos a registrar. |
| Type |
Esta columna es opcional y debe utilizarse para importar una revisión en un documento existente. Introduzca los valores indicados para realizar las siguientes operaciones: 1. El sistema comprobará si existe algún documento con el identificador introducido y, en caso afirmativo, el sistema emitirá una alerta de error y no realizará el registro. 2. El sistema verificará si existe un documento con el identificador introducido y, en caso afirmativo, le creará una revisión. En caso contrario, el sistema emitirá una alerta de error y no registrará ni creará la revisión. 3. El sistema realizará la verificación habitual de los pasos 1 y 2, creando una revisión para el documento si encuentra alguna. Si el sistema no encuentra ningún documento con el identificador introducido, realizará su registro. 4. El sistema verificará si ya existe un documento con el identificador indicado y, en caso afirmativo, editará sus datos. Se modificarán el identificador, la categoría, el identificador de la revisión y la fecha de vigencia del documento. No será posible incluir, excluir o editar archivos electrónicos. Tampoco será posible editar o excluir los participantes de etapas de revisión del modelo ISO9000, solo incluirlos en documentos sin ruta de revisión asociada. Los campos que no desee editar en los documentos deben mantenerse en blanco en la planilla (excepto la fecha de validez, que siempre debe introducirse). Si el documento no existe o la revisión introducida no es la actual, el sistema emitirá una alerta de error y no realizará la importación. |
| Validez | Introduzca la fecha hasta la que serán válidos los documentos que se están registrando. Para ello, es necesario que el tiempo de validez estándar asociado a la categoría informada anteriormente sea variable. En caso contrario, el sistema emitirá una alerta de error y no realizará la importación. Es posible configurar el tiempo de validez estándar en la pestaña Control de la pantalla de datos de la categoría. |
| Donde se usa | Introduzca el identificador de un documento ya registrado en el sistema, cuya estructura estará compuesta por los documentos a registrar. Si el sistema no encuentra ningún documento con el identificador informado, no se realizará la importación. |
| Elaboración | Los campos de esta columna solo deben llenarse si en el tipo de documento se define que el proceso de revisión será "modelo ISO9000", el tipo de ruta es "Variable" y no se ingresa ninguna ruta de revisión en el campo respectivo. Introduzca la matrícula de los participantes de la etapa de elaboración de la revisión de los documentos a registrar, el plazo de ejecución y, si ya ha sido ejecutada, ingrese el valor 1. En caso contrario, no ingrese ningún valor. Utilice el separador ";" (punto y coma) para separar la información. Si la etapa de elaboración tiene más de un participante, deben ir separados por "I" (barra vertical). Por ejemplo: USER001;26/06/2019|USER002;26/06/2019;1 (el usuario 01 no ejecutó la etapa de revisión, y el plazo es el día 26/06/2019; el usuario 02 ejecutó la etapa, por lo que fue ingresado el valor 1). Note que todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1. |
| Consenso | Los campos de esta columna solo deben llenarse si en el tipo de documento se define que el proceso de revisión será "modelo ISO9000", el tipo de ruta es "Variable" y no se ingresa ninguna ruta de revisión en el respectivo campo. Indique la matrícula de los participantes de la etapa de consenso de la revisión de los documentos a registrar, el plazo de ejecución y, si la etapa ya se ha ejecutado, ingrese el valor 1. En caso contrario, no ingrese ningún valor). Utilice el separador ";" (punto y coma) para separar la información. Si la etapa tiene más de un participante, deben ir separados por "I" (barra vertical). Por ejemplo: USER001;26/06/2019|USER002;26/06/2019;1 (el usuario 01 no ejecutó la etapa de revisión, y el plazo es el día 26/06/2019; el usuario 02 ejecutó la etapa, por lo que fue ingresado el valor 1). Note que todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1. |
| Aprobación | Los campos de esta columna solo deben llenarse si en el tipo de documento se define que el proceso de revisión será "modelo ISO9000", el tipo de ruta es "Variable" y no se ingresa ninguna ruta de revisión en el respectivo campo. Indique la matrícula de los participantes de la etapa de aprobación de la revisión de los documentos a registrar, el plazo de ejecución y, si la etapa ya se ha ejecutado, ingrese el valor 1. En caso contrario, no ingrese ningún valor. Utilice el separador ";" (punto y coma) para separar la información. Si la etapa de elaboración tiene más de un participante, deben estar separados por "I" (barra vertical). Por ejemplo: USER001;26/06/2019|USER002;26/06/2019;1 (el usuario 01 no ha ejecutado la etapa de revisión y la fecha límite es el 26 de junio de 2019, y el usuario 02 ya ha ejecutado la etapa, por lo que fue ingresado el valor 1). Note que todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1. |
| Homologación | Los campos de esta columna solo deben llenarse si en el tipo de documento se define que el proceso de revisión será "modelo ISO9000", el tipo de ruta es "Variable" y no se ingresa ninguna ruta de revisión en el respectivo campo. Indique la matrícula de los participantes de la etapa de aprobación de la revisión de los documentos a registrar, el plazo de ejecución y, si la etapa ya se ha ejecutado, ingrese el valor 1. En caso contrario, no ingrese ningún valor. Utilice el separador ";" (punto y coma) para separar la información. Si la etapa de elaboración tiene más de un participante, deben estar separados por "I" (barra vertical). Por ejemplo: USER001;26/06/2019|USER002;26/06/2019;1 (el usuario 01 no ha ejecutado la etapa de revisión y la fecha límite es el 26 de junio de 2019, y el usuario 02 ya ha ejecutado la etapa, por lo que fue ingresado el valor 1). Note que todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1. |
| Repositorio |
Esta columna debe crearse en la planilla y completarse solo si el control Archivo físico se ha definido en la categoría del documento. De este modo, el documento se archivará automáticamente en la primera etapa configurada en la tabla de temporalidad de archivo físico asociada a la categoría del documento, sin generar una tarea. Indique la ruta física de la siguiente manera: ubicación de almacenamiento + . + identificador del repositorio. Por ejemplo: Almacén 02.1 El documento no será creado si:
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7. Guarde la planilla. El archivo puede tener cualquier nombre, pero su extensión debe ser .xls. El recurso de importación no es compatible con el formato .xlsx y otros.
- Los títulos de las columnas deben tener el mismo nombre de los campos que se muestran en la pantalla de datos del documento y deben estar en el mismo idioma de SoftExpert Suite en el momento de la importación.
- Si el término del título de la columna es personalizado (SoftExpert Administración), el nombre de la columna debe ser igual al término personalizado.
Al incluir una revisión:
- Si no se informa la fecha de la revisión, se incluirá en la etapa de elaboración.
- Si la revisión se incluye en marcha, no será posible indicar la fecha de liberación para los participantes de la revisión.
- Si no se informan participantes en la planilla, el sistema utilizará los informados en la revisión anterior.
Conclusión
La planilla se ha configurado correctamente. Ahora, es posible importar una revisión o un documento al sistema.