Complete este campo con el directorio de los archivos electrónicos de los documentos que serán registrados.
Utilice el punto y coma ( ; ) como separador si el documento tiene más de un archivo electrónico.

Si el tipo de archivo está definido como Complejo, llene el campo en el formato:

ruta/nombre del archivo/identificador del nodo de la estructura en el que se va a insertar el archivo/nombre del archivo con extensión

Si la estructura tiene varios niveles de carpetas, introduzca solo el identificador de la carpeta en la que se va a insertar el archivo, sin la necesidad de incluir carpetas superiores. Por ejemplo: c:\usuario\archivo.doc|Carpeta1\archivo.doc

Esta columna se debe llenar si, en la categoría del documento, está definido que el proceso de revisión utiliza el modelo ISO 9000, el tipo de ruta es Variable y no hay ninguna ruta de revisión informada en el campo correspondiente.

Introduzca la fecha de inicio del proceso de revisión del documento. Esta fecha quedará disponible en la pantalla de datos del documento, en la sección Revisión > General > Control, en el campo Inicio de la agrupación Realizado.

Introduzca la fecha en el formato AAAA-MM-DD (por ejemplo: 2025-02-17).
Si no se informa la fecha en la planilla, el sistema utilizará automáticamente la fecha de importación.

Ajuste el título de la columna para que corresponda al identificador del atributo asociado a la categoría en la que se registrará el documento.
Luego, en las celdas correspondientes, introduzca el valor deseado para cada atributo.

Si el atributo es multivalorado, utilice el punto y coma ( ; ) para separar los valores.
Si algún valor de atributo contiene el carácter punto y coma ( ; ), utilice la columna Separador (descrita a continuación) para indicar otro carácter que será utilizado como separador en los valores de los atributos.

Inserte tantas columnas como sean necesarias, según la cantidad de atributos definidos para la categoría.

Llene esta columna solamente si desea utilizar un separador distinto del estándar.
De forma predeterminada, el sistema utiliza:

• Coma (,) para separar los valores de atributos multivalorados;
• Punto y coma ( ; ) para separar los valores de archivos electrónicos y palabras clave.

Si prefiere utilizar otros caracteres, introduzca un carácter o una secuencia de caracteres que no estén presentes en los valores que serán insertados.
Ejemplos: #, $, %, @, etc.

Si no se llena esta columna, serán utilizados automáticamente los separadores estándar (coma y punto y coma), como ha sido descrito anteriormente.

Esta columna es opcional y debe ser utilizada solamente para importar una revisión a un documento ya existente. Introduzca uno de los valores indicados para que el sistema realice la operación correspondiente:

1. Verificación de documento existente

• El sistema verifica si existe un documento con el identificador informado.
  Si existe, se emitirá una alerta de error, y el registro no se realizará.

2. Creación de revisión existente

• El sistema verifica si hay un documento con el identificador informado.
• Si el documento existe, el sistema creará una nueva revisión para él.
• Si el documento no existe, el sistema emitirá una alerta de error y no registrará el documento ni creará la revisión.

3. Creación de revisión o nuevo documento

• El sistema sigue el proceso de verificación de los pasos anteriores:
• Si el documento existe, se creará una nueva revisión.
• Si el documento no existe, el sistema registrará un nuevo documento.

4. Edición de documento existente

El sistema verifica si existe un documento con el identificador informado.
Si existe, el sistema editará sus datos, modificando: el identificador, la categoría, el identificador de la revisión y la fecha de vigencia del documento.

Restricciones:

• No es posible incluir, excluir o editar archivos electrónicos.
• No es posible editar o excluir participantes de etapas de revisión del modelo ISO 9000; solo es permitido incluir nuevos participantes en documentos sin ruta de revisión asociada.
• Los campos que no se deben cambiar deben permanecer en blanco en la planilla (excepto el campo Fecha de vigencia, que es obligatorio).
• Si el documento no existe, o si la revisión informada no es la vigente, el sistema no realizará la importación.

Introduzca la fecha de validez de los documentos a registrar. Esta fecha indica hasta cuando el documento permanecerá válido.

Para que se acepte el llenado de este campo, el tiempo estándar de validez asociado a la categoría informada anteriormente debe estar configurado como Variable. De lo contrario, el sistema emitirá una alerta de error y no realizará la importación.

La configuración del tiempo estándar de validez puede ser definida en la pestaña Control de la pantalla de datos de la categoría correspondiente.

Introduzca el identificador de un documento ya registrado en el sistema, al que los documentos a importar serán vinculados como parte de su estructura. Si no existe un documento con el identificador informado, el sistema emitirá una alerta de error y no realizará la importación.

Esta columna se debe llenar si, en la categoría del documento, está definido que el proceso de revisión utiliza el modeo ISO 9000, el tipo de ruta es Variable y no hay ninguna ruta de revisión informada en el campo correspondiente.

Introduzca la matrícula de los participantes de la etapa de elaboración de la revisión de los documentos a registrar, al igual que la cantidad de días para la ejecución de la etapa.
Si la etapa ya se ha ejecutado, introduzca la fecha de ejecución en lugar de la cantidad de días e incluya también el valor 1. De lo contrario, no introduzca ningún valor adicional.

Utilice el punto y coma ( ; ) como separador entre las informaciones.
Si la etapa de elaboración tiene más de un participante, sepárelos con la barra vertical ( | ).

Por ejemplo: USER001;5|USER002;2019-06-26;1

El usuario USER001 no ha ejecutado la etapa de revisión; por lo tanto, el plazo será calculado con base en la "Fecha de inicio (Realizado)" informada y en la cantidad de días registrada.

El usuario USER002 ha ejecutado la etapa, por lo que fueron informados la fecha de ejecución y el valor 1.

Conclusión: Todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1.

Esta columna se debe llenar si, en la categoría del documento, está definido que el proceso de revisión utiliza el modeo ISO 9000, el tipo de ruta es Variable y no hay ninguna ruta de revisión informada en el campo correspondiente.

Introduzca la matrícula de los participantes de la etapa de consenso de la revisión de los documentos a registrar, al igual que la cantidad de días para la ejecución de la etapa.
Si la etapa ya se ha ejecutado, introduzca la fecha de ejecución en lugar de la cantidad de días e incluya también el valor 1. De lo contrario, no introduzca ningun valor adicional.

Utilice el punto y coma (; ) como separador entre las informaciones.
Si la etapa de elaboración tiene más de un participante, sepárelos con la barra vertical ( | ).

Por ejemplo: USER001;5|USER002;2019-06-26;1

El usuario USER001 no ha ejecutado la etapa de revisión; por lo tanto, el plazo será calculado con base en la "Fecha de inicio (Realizado)" informada y en la cantidad de días registrada.

El usuario USER002 ha ejecutado la etapa, por lo que fueron informados la fecha de ejecución y el valor 1.

Conclusión: Todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1.

Esta columna se debe llenar si, en la categoría del documento, está definido que el proceso de revisión utiliza el modeo ISO 9000, el tipo de ruta es Variable y no hay ninguna ruta de revisión informada en el campo correspondiente.

Introduzca la matrícula de los participantes de la etapa de aprobación de la revisión de los documentos a registrar, al igual que la cantidad de días para la ejecución de la etapa.
Si la etapa ya se ha ejecutado, introduzca la fecha de ejecución en lugar de la cantidad de días e incluya también el valor 1. De lo contrario, no introduzca ningún valor adicional.

Utilice el punto y coma ( ; ) como separador entre las informaciones.
Si la etapa de elaboración tiene más de un participante, sepáre-los con la barra vertical ( | ).

Por ejemplo: USER001;5|USER002;2019-06-26;1

El usuario USER001 no ha ejecutado la etapa de revisión; por lo tanto, el plazo será calculado con base en la "Fecha de inicio (Realizado)" informada y en la cantidad de días registrada.

El usuario USER002 ha ejecutado la etapa, por lo que fueron informados la fecha de ejecución y el valor 1.

Conclusión: Todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1.

Esta columna se debe llenar si, en la categoría del documento, está definido que el proceso de revisión utiliza el modeo ISO 9000, el tipo de ruta es Variable y no hay ninguna ruta de revisión informada en el campo correspondiente.

Introduzca la matrícula de los participantes de la etapa de homologación de la revisión de los documentos a registrar, al igual que la cantidad de días para la ejecución de la etapa.
Si la etapa ya se ha ejecutado, introduzca la fecha de ejecución en lugar de la cantidad de días e incluya también el valor 1. De lo contrario, no introduzca ningún valor adicional.

Utilice el punto y coma ( ; ) como separador entre las informaciones.
Si la etapa de elaboración tiene más de un participante, sepáre-los con la barra vertical ( | ).

Por ejemplo: USER001;5|USER002;2019-06-26;1

El usuario USER001 no ha ejecutado la etapa de revisión; por lo tanto, el plazo será calculado con base en la "Fecha de inicio (Realizado)" informada y en la cantidad de días registrada.

El usuario USER002 ha ejecutado la etapa, por lo que fueron informados la fecha de ejecución y el valor 1.

Conclusión: Todos los participantes informados tendrán la secuencia de revisión igual a 1.

Esta columna debe ser creada y llenada solo si está definido el control Archivo físico en la categoría del documento.

Si ha sido informada correctamente, el documento será archivado automáticamente en la primera etapa configurada en la tabla de temporalidad de archivo físico asociada a la categoría, sin generación de tarea.

Introduzca la ruta física en el siguiente formato: lugar de almacenamiento + . + identificador del repositorio.

Por ejemplo: Almacén.Armario 02.1

El documento no será creado si:

• La columna se crea sin informar el lugar de almacenamiento y el repositorio.
• El lugar de almacenamiento o el repositorio no son localizados.
• El repositorio ha excedido el límite de capacidad.
• La tabla de temporalidad solo tiene la etapa de destino final configurada y esta no es "Asociar nuevo repositorio".
• El parámetro "Restringir área del archivo físico" está marcado y el repositorio informado no pertenece a la misma área del usuario que está realizando la importación.

Reglas adicionales:

• Si la tabla de temporalidad tiene solo la etapa "Grabación en dispositivo multimedia" configurada, se creará el documento, pero será necesario ejecutar manualmente la tarea referente a esta etapa.
• Si la categoría no está creada y se ha definido el control Archivo físico, el documento será creado, pero no archivado.