O título da coluna deve ser o identificador do atributo associado à categoria na qual o documento será cadastrado. Em seguida, indique o valor que deseja nas células correspondentes.

Caso o atributo seja multivalorado, utilize ; (ponto e vírgula) para informar mais de um valor para ele. Se no valor do atributo for utilizado o caractere ponto e vírgula (;), use a coluna Separador descrita a seguir para informar um outro separador que será utilizado nos valores dos atributos.

Insira quantas colunas forem necessárias para a quantidade de atributos.

Esta coluna só deverá ser preenchida caso deseje utilizar um separador diferente. Vírgula se for para os valores dos atributos multivalorados e ponto e vírgula para valores dos arquivos eletrônicos e palavras-chave, mas se quiser utilizar outros caracteres, informe um caractere ou sequência de caracteres que não existirão nos valores que serão preenchidos. Por exemplo: # $ % etc.

Caso não preencha essa coluna, vírgula e ponto e vírgula serão usados normalmente, como descritos acima.

Esta coluna é opcional e deve ser usada para importar uma revisão para um documento já existente. Insira os valores indicados para que as seguintes operações sejam realizadas:

1. O sistema vai verificar se existe um documento com o identificador informado e em caso afirmativo, o sistema irá emitir um alerta de erro e não efetuará o cadastro.

2. O sistema verificará se existe um documento com o identificador informado e se houver, irá criar uma revisão para ele. Caso não houver, o sistema emitirá um alerta de erro não efetuando o cadastro e nem a criação da revisão.

3. O sistema seguirá a verificação habitual dos passos 1 e 2, e criará uma revisão para o documento em caso afirmativo. Mas se não houver um documento com o identificador informado, o sistema vai realizar seu cadastro.

4. O sistema verificará se já existe um documento com o identificador indicado e em caso afirmativo, irá editar seus dados. Serão alterados o identificador, a categoria, o identificador da revisão e a data de vigência do documento. Será impossível incluir, excluir ou editar arquivos eletrônicos.  Também será impossível editar ou excluir os participantes de etapas de revisão do modelo ISO9000, apenas incluir em documentos que não tiverem roteiro de revisão associado. Os campos que não deseja editar nos documentos devem ser mantidos em branco na planilha (exceto a data de vigência que precisa ser informada). Caso não exista o documento ou a revisão informada não seja a vigente no documento, o sistema não efetuará a importação.

Esta coluna deve ser criada na planilha e preenchida apenas se na categoria do documento foi definido o controle Arquivo físico. Com isso, o documento será arquivo automaticamente na primeira etapa configurada na tabela de temporalidade de arquivo físico associada à categoria do documento, sem gerar tarefa.

Indique o caminho físico da seguinte forma: local de armazenamento + . + identificador do repositório. Por exemplo: Almoxarifado.Armário 02.1

O documento não será criado se:

• A coluna for criada sem informar o local de armazenamento e o repositório;
• O local de armazenamento ou o repositório não forem localizados;
• O repositório tiver excedido o limite de capacidade;
• A tabela de temporalidade tiver apenas a etapa de destinação final configurada e esta não for Associar a um novo repositório.
• O parâmetro restringir área do arquivo físico estiver marcado e o repositório informado não for da mesma área do usuário que está realizando a importação;
• Caso a tabela de temporalidade tiver apenas a etapa gravação em mídia configurada, o documento será criado mas será preciso executar a tarefa referente a esta etapa.
• Se a categoria não for criada e tiver o controle Arquivo físico, o documento será criado mas não será arquivado.