Ejecutar conocimiento de publicación
Prerrequisitos:
- Documento registrado con una categoría que tenga la distribución de copias electrónicas debidamente configurada. Para saber cómo realizar esta configuración, haga clic aquí.
- Estar entre los destinatarios configurados y tener acceso a una de las siguientes ubicaciones: Mis tareas > Ejecución > Conocimiento de publicación, Ejecución > Conocimiento de publicación (DC017), o E-mail de notificación de tareas.
Introducción
El recurso de copia electrónica hace que los documentos de una determinada categoría compartan sus archivos electrónicos a través de la tarea Conocimiento de publicación. De este modo, los usuarios definidos en la categoría reciben una copia electrónica de los archivos.
Después de recibir la tarea con la copia, los usuarios deben ejecutarla. Vea cómo hacer esta operación:
Ejecutar conocimiento de publicación
El conocimiento de publicación puede ejecutarse desde las siguientes ubicaciones:
- Mis tareas > Ejecución > Conocimiento de publicación.
- Ejecución > Conocimiento de ejecución (DC017).
- E-mail de notificación de la tarea, a través del botón Confirmar el conocimiento.
1. Acceda a uno de los menús mencionados anteriormente.
2. En la lista de registros, localice y seleccione el conocimiento de publicación que desea ejecutar.
3. Haga clic en 
para visualizar el archivo electrónico. A través del correo electrónico, esta operación se puede realizar mediante el botón Visualizar.
Si en el campo "Exigir la visualización del archivo electrónico al liberar tareas" de la sección Documento de los parámetros generales se marca la opción "Conocimiento de publicación", es obligatorio visualizar el archivo electrónico antes de ejecutar la tarea.
4. A continuación, haga clic en 
.
5. En la pantalla que se abrirá, haga un comentario relevante sobre la publicación del documento. No olvide que ese recurso solo está disponible si ha sido marcado en la configuración de la categoría.
6. En la pestaña Historial, vea los demás comentarios realizados en el documento, así como los usuarios que los realizaron, la hora y la actividad a través de la cual se realizaron los comentarios.
7. Si lo desea, puede utilizar los botones disponibles para visualizar el archivo electrónico, ver la pantalla de datos del documento y comparar la revisión actual del documento de cuya publicación ha tomado conocimiento.
8. Marque la opción Declaro que he leído el documento, si ha establecido la obligatoriedad de leer el documento en la categoría.
9. Después de realizar las operaciones deseadas, haga clic en 
para finalizar la ejecución.
Conclusión
¡Eso es todo! El conocimiento de publicación del archivo electrónico del documento se ha ejecutado.