Prerequisito

• Acceso al menú Configuración > Tabla de temporalidad (AR037).

Presentación

La tabla de temporalidad registrada tiene como objetivo definir el cronograma de movimiento, estandarizar los criterios de archivo y establecer la disposición final de los documentos, además de indicar las áreas o responsables de cada etapa del proceso.

A través del menú Tabla de temporalidad (AR037), se registran todas las tablas de temporalidad que podrán asociarse a las categorías de documentos del componente SoftExpert Documento que tengan habilitado el control de Archivo físico.

Este recurso permite estructurar el ciclo de vida documental de acuerdo con las prácticas de gestión archivística de la organización.

Las pestañas de la tabla deben configurarse conforme a las etapas que se desea aplicar en el archivo, tales como Corriente, Intermedio, Grabación en dispositivo multimedia y Destino final. Cada etapa habilitada determinará el flujo que seguirán los documentos después del registro de archivo.

Configurar tabla de temporalidad

1. Acceda al menú Configuración > Tabla de temporalidad (AR037).

2. Haga clic en el botón en la barra de herramientas.

3. Informe un identificador y un nombre para la tabla.

4. En la sección Guía de transferencia, complete los siguientes campos:

• Plazo de emisión: informe el tiempo, en días, meses o años, que el responsable tendrá para emitir la guía de transferencia.
• Plazo de recepción: informe el tiempo, en días, meses o años, que el responsable tendrá para recibir la guía de transferencia.

5. Complete el campo Descripción para registrar información importante sobre la tabla de temporalidad.

6. Configure las pestañas según las etapas que desee aplicar al archivo de los documentos:

Configurar la pestaña Corriente

1. Marque la opción Corriente para habilitar la etapa de archivo corriente.

2. Informe el plazo de archivo, definiendo el período en días, meses o años para que el responsable ejecute el archivo en esta etapa.

3. Informe el tiempo de retención, especificando cuánto tiempo permanecerán almacenados los documentos en esta etapa.

4. Defina la fecha de inicio de retención seleccionando una de las opciones:

• Fecha del documento, para iniciar el conteo desde su fecha de vigencia.
• Fecha de archivo, para iniciar el conteo desde la ejecución del archivo en la etapa corriente.
• Atributo, para iniciar el conteo basado en un atributo de tipo fecha; seleccione el atributo correspondiente.

5. Seleccione el responsable del archivo, optando por:

• Usuario de registro
• Lista de seguridad
• Grupo específico, seleccionando un equipo registrado en SoftExpert Documento

Configurar la pestaña Intermedio

1. Marque la opción Intermedio para habilitar la etapa de archivo intermedio en la tabla de temporalidad.

2. Informe el plazo de archivo, definiendo el período en días, meses o años para que el responsable ejecute el archivo de los documentos en la etapa intermedia.

3. Informe el tiempo de retención, especificando por cuánto tiempo los documentos permanecerán almacenados en esta etapa.

4. Defina la fecha de inicio de la retención, seleccionando una de las siguientes opciones:

• Fecha del documento: para iniciar el conteo a partir de la fecha de vigencia del documento.
• Fecha de archivo: para iniciar el conteo a partir del momento en que se realizó el archivo del documento en la etapa “Intermedia”.
• Atributo: para iniciar el conteo a partir de la fecha informada en un atributo. En el campo Atributo, que será habilitado, seleccione el atributo de tipo fecha deseado. Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el atributo esté debidamente asociado a la categoría del documento que será archivado.
• Fecha de retención corriente: para iniciar el conteo a partir del fin del tiempo de retención del documento en la etapa “Corriente”.

5. Seleccione el responsable del archivo, eligiendo una de estas opciones:

• Usuario de registro: el responsable será el usuario propietario del documento.
• Lista de seguridad: los responsables serán los usuarios de la lista de seguridad del documento que tengan el permiso “Archivar”.
• Grupo específico: los responsables serán los miembros de un equipo registrado en el componente SoftExpert Documento.

Configurar la pestaña Grabación en dispositivo multimedia

1. Marque Grabación en dispositivo multimedia para habilitar el control de grabación en medios.

2. Informe el plazo de archivo, definiendo el período para registrar la grabación.

3. Seleccione el responsable del archivo, optando por:

• Usuario de registro
• Lista de seguridad
• Grupo específico

Configurar la pestaña Destino final

1. Seleccione el tipo de disposición final:

• Archivo final, para almacenar el documento permanentemente.
• Expurgo, para eliminar el documento al final de su ciclo de vida.

2. Configure los parámetros según la opción seleccionada:

Si selecciona Archivo final, defina el lugar de almacenamiento:

• Asociar nuevo repositorio, para archivar en un repositorio recién creado.
• Envio para archivo externo, para enviar el documento a un archivo físico externo.

Si selecciona Expurgo, defina qué registro será eliminado:

• Registro físico
• Registro electrónico
• Documento del SoftExpert Documento

3. Informe el plazo de archivo.

4. Seleccione el responsable de la disposición final.

5. Haga clic en .

Conclusão

Después de configurar la tabla de temporalidad, los criterios definidos pasan a orientar automáticamente el ciclo de vida de los documentos con control de Archivo físico.

Cada etapa habilitada determina las movimentaciones, plazos y responsables, asegurando estandarización y trazabilidad en todo el proceso.

Esta configuración contribuye a la ejecución adecuada de las políticas de retención, almacenamiento y disposición final, garantizando mayor organización y conformidad en la gestión archivística.

El siguiente paso es asociar la tabla de temporalidad a la categoría de documentos deseada.