Regras de validade para documentos

Assim como já acontece com a segurança e a distribuição eletrônica, agora você também pode configurar regras de validade no SoftExpert Documento. A validade dos documentos passa a ser definida de acordo com o valor preenchido em um atributo.

Com o recurso, você evita criar diversas categorias semelhantes só para atender a prazos diferentes e dispensa a definição manual da validade em cada documento. Basta configurar a regra uma vez e associá-la às categorias desejadas.

E um ganho importante: as alterações feitas na regra ou na validade passam a refletir também nos documentos já cadastrados, o que antes não acontecia.

Veja no vídeo como configurar as regras de validade na prática.

Novos web services SOAP, REST e MCP

Refatoramos os principais web services do SoftExpert Documento para padronizá-los, melhorar as mensagens de erro e disponibilizar novos parâmetros. Também criamos novos web services SOAP e REST. Todos os serviços REST agora estão disponíveis como MCP, o que permite integrar as APIs diretamente a modelos de inteligência artificial.

Novos web services SOAP

Versões atualizadas de serviços já existentes, com parâmetros padronizados, novos parâmetros e retornos aprimorados:

• uploadElectronicFile2 — upload de arquivo eletrônico.
• newDocument3 — criação de documento, agora com parâmetros de validade.
• newRevision2 — criação de revisão.
• releasePendencyDocument2 — liberação de pendência de documento.

Novos web services REST

Conjunto completo de serviços REST para operações sobre documentos:

• Criação, alteração, visualização, consulta e exclusão de documentos.
• Criação e exclusão de revisões.
• Upload e download de arquivo eletrônico.

REST para segurança e distribuição eletrônica

• Permissões: incluir, listar e remover permissões de um documento, com suporte a perfis de permissão.
• Distribuição eletrônica: incluir, listar e remover controles de acesso de um documento.

Integração com IA (MCP)

Todos os web services REST também estão disponíveis como MCP, permitindo que modelos de inteligência artificial consumam as APIs diretamente.

Preenchimento de atributos com IA

Nesta versão, a SoftExpert trouxe uma novidade com potencial de agilizar o dia a dia da sua organização.

Agora você pode contar com a inteligência artificial para preencher os atributos de forma automática.

Após configurar a IA SoftExpert nos atributos do registro, o sistema identifica os comandos e preenche os campos de atributos selecionados.

Assim, você reduz o esforço manual nessa tarefa e mantém mais consistência nos dados das atividades e dos documentos.

Esse novo recurso do sistema está disponível, até o momento, para os componentes Documento, Workflow, Processo e Kanban.

Sugestão de relacionamento de documentos

A aba Relacionamento dos documentos agora conta com a opção de sugerir relacionamentos de documentos automaticamente.

Ao acioná-la, o sistema procura em quais outros registros do SoftExpert Documento o documento atual é citado e os sugere para relacionar.

A partir das sugestões, você decide quais relacionamentos deseja criar, sem precisar localizar e associar cada documento manualmente.

O recurso agiliza a construção da rede de relacionamentos e ajuda a identificar conexões entre documentos que poderiam passar despercebidas.

Telas de dados com visual e navegação renovados 

Reformulamos a aparência e a organização das telas de dados de documento e de protocolo de cópias para oferecer uma experiência mais consistente e fácil de usar.

As principais mudanças são:

• Menu lateral: a antiga barra de ferramentas superior foi substituída por um menu lateral, que reúne as seções "Dados gerais", "Atributos", "Palavra-chave" e “Comentário”, facilitando a localização e o acesso a cada parte do registro.
• Cabeçalho renovado: o topo da tela continua exibindo a identificação do registro e as ações de apoio, agora com um layout mais limpo e legível.
• Cabeçalho fixo com as ações: mesmo com o cabeçalho retraído, as ações do registro, como "Salvar" e "Salvar e sair", ficam fixas, sempre visíveis enquanto você preenche a tela.
• Visual alinhado ao padrão do sistema: cores, espaçamentos e tipografia seguem o padrão visual atual do SoftExpert Suite, garantindo uma aparência uniforme em todo o produto.

O que permanece igual

Todas as informações e ações que você já utilizava continuam disponíveis. A mudança é apenas na forma como a tela é apresentada e organizada; o preenchimento e o funcionamento dos campos permanecem os mesmos.

Novidade para o setor farmacêutico: Assuntos Regulatórios para o FDA (eCTD 4.0)

O SoftExpert Documento agora conta com a oferta Assuntos Regulatórios para o FDA (eCTD 4.0), voltada às equipes regulatórias do setor farmacêutico.

Uma vez contratada, a solução habilita novos menus e funções diretamente no SoftExpert Documento, para preparar, validar e publicar submissões no formato eCTD 4.0 sem sair do seu ambiente de gestão documental.

Acesse e conheça a oferta Assuntos Regulatórios para o FDA (eCTD 4.0).

Portal para gestão de assinaturas do SoftExpert Sign

O SoftExpert Sign passa a contar com um portal próprio de gestão de assinaturas, que reúne em um só lugar todos os envelopes enviados para assinatura. Direto na tela, você consulta o status de cada envelope e, ao abri-lo, vê os detalhes dos signatários sem precisar conferir um a um.

Pela tela de detalhes do envelope, você também executa as ações disponíveis, como reenviar o e-mail ou cancelar o envelope, mantendo todo o acompanhamento em um único fluxo.

Por ser um portal modelo, ele pode ser adaptado conforme a sua operação, seguindo o visual e o padrão de segurança já conhecidos dos portais do sistema.

Relatório de documentos no menu unificado

O relatório de documentos agora também pode ser gerado na nova tela Documento (DC010). Antes, ele estava disponível apenas no antigo menu de cadastro DC003.

Para gerá-lo, basta acessar a opção Relatórios na listagem de documentos e selecionar Relatório de documentos.

O relatório considera exatamente os documentos exibidos na tela, respeitando os filtros aplicados, e fica indisponível quando não há nenhum documento na listagem.

No rodapé, o relatório apresenta o responsável pela exportação e a data em que foi realizada. Essas informações são úteis quando o documento é usado como evidência, por exemplo, em processos de auditoria.

Desbloquear arquivo eletrônico no menu unificado

Agora você também pode desbloquear o arquivo eletrônico pela nova tela Documento (DC010). O recurso já existia nas telas anteriores e agora passa a estar disponível no menu unificado.

Para usá-lo, selecione o documento, abra os detalhes e, na aba de revisão, acesse o menu de ações da revisão em andamento. Ao escolher Desbloquear arquivo eletrônico, o sistema pede uma confirmação antes de concluir a ação.

A opção fica disponível quando o documento está em revisão e o arquivo está bloqueado, e exige que você tenha permissão para revisar o documento.

Importar arquivos .zip em container de arquivo complexo no menu unificado

Agora você pode importar arquivos .zip em documentos com container de arquivo complexo, enviando vários arquivos de uma vez, inclusive organizados em pastas.

O recurso já existia nas telas anteriores e agora passa a estar disponível também no menu Documento (DC010).

Após enviar o .zip, você indica em qual pasta do container cada arquivo deve ficar. As pastas do próprio .zip aparecem como referência para ajudar na organização, e você ainda pode criar uma nova pasta no container durante o processo, caso tenha permissão para alterar a estrutura.

Atualização automática de variáveis após revalidação

Ao encerrar uma revalidação, os arquivos convertidos para PDF agora são reconvertidos automaticamente, garantindo que metadados como Data de revalidação e Data de validade fiquem atualizados no documento gerado. Antes, era necessário reconverter manualmente para que essas informações refletissem a revalidação mais recente.

A reconversão automática se aplica aos três tipos de metadados suportados: Docvariable (variáveis nativas do Word), Replace (delimitadores configurados nos parâmetros gerais) e Variáveis (disponíveis na tela de arquivo eletrônico). Ela também é acionada quando a revalidação vigente é excluída.

A reconversão acontece quando todas as condições abaixo são atendidas:

• A categoria do documento está configurada para converter para PDF.
• O arquivo possui uma extensão configurada para conversão.
• A categoria possui exportação de metadados contendo "Data de revalidação" ou "Data de validade".
• O arquivo não possui assinatura ativa (apenas arquivos sem assinatura ou com assinatura cancelada são reconvertidos).
• Arquivos com assinatura em andamento, assinada, rejeitada, expirada ou incompleta não são reconvertidos, preservando a integridade da assinatura. Quando o arquivo possui assinatura cancelada e é reconvertido, o status da assinatura passa para "Sem assinatura".

A reconversão é avaliada individualmente por arquivo: em um mesmo documento, alguns arquivos podem ser reconvertidos e outros não, dependendo do status de assinatura de cada um.

Geração de alterações da revisão com IA para arquivos DOCX

A funcionalidade de gerar alterações da revisão com IA, lançada na versão 3.1, passa a reconhecer também arquivos no formato .docx, além do .pdf já suportado.

Antes, a IA analisava apenas arquivos .pdf. Como na etapa de elaboração da revisão o arquivo geralmente ainda está em .docx, as alterações do conteúdo não eram identificadas nesse momento.

Agora, ao gerar as alterações da revisão com IA, o sistema analisa os dois formatos. Quando o documento possui arquivos .pdf e .docx, as alterações são sugeridas para cada arquivo.

A IA continua identificando alterações nos demais pontos do documento: identificador, nome, responsável, atributos, categoria, palavra-chave, validade, relacionamentos, comentários, arquivo eletrônico e associações.

Filtro rápido por categoria na Central de tarefas

Agora você pode filtrar as tarefas do SoftExpert Documento por categoria diretamente no menu lateral da Central de tarefas.

Ao selecionar um tipo de tarefa, as categorias com pendências aparecem logo abaixo, cada uma com a quantidade de itens para execução.

Clicando em uma categoria, a listagem é filtrada automaticamente. Para remover o filtro, basta clicar novamente na mesma categoria.

O recurso está disponível para as seguintes tarefas:

• Aprovação de documento
• Aprovação de revalidação
• Avaliação de aplicabilidade
• Cancelamento de cópias obsoletas
• Confirmação de recebimento de cópias
• Conhecimento de publicação
• Conhecimento de revisão
• Envio de cópias impressas
• Expurgo de documento
• Indexação de documento
• Registro de treinamento
• Revisão de documento
• Revisão de tradução
• Solicitação de revisão de documento
• Solicitação de impressão de documento
• Solicitação de cancelamento de documento

A tarefa Vencimento de documento já havia recebido esse filtro na versão anterior.

Exigir ou dispensar a imagem de assinatura no SoftExpert Sign

Agora é possível definir se o signatário deve incluir a imagem da assinatura ao assinar documentos pelo SoftExpert Sign, por meio da nova opção Adicionar imagem de assinatura, disponível tanto no envio manual (Documento > Assinar) quanto na atividade de assinatura eletrônica do processo.

Antes, todo documento enviado para assinatura exigia que o signatário posicionasse a imagem na página, mesmo em fluxos onde esse passo não era necessário.

Com a novidade, você escolhe o comportamento: com a opção marcada, o fluxo segue como antes e o signatário posiciona a assinatura no documento. Ao desmarcá-la, o signatário assina diretamente, sem precisar fazer o posicionamento.

Filtro de destinatário de cópia na Central de tarefas

Agora você pode filtrar pelo destinatário de cópia nas tarefas Envio de cópias impressas, Cancelamento de cópias obsoletas e Confirmação de recebimento de cópias.

O filtro fica disponível em Filtros > Avançados > Destinatário de cópia e permite refinar a busca por usuário, área ou posto de cópias, de forma combinada ou individual.

Filtrar por categorias inativas

O filtro de categoria no menu Documento (DC010) agora conta com a opção Exibir inativos. Por padrão, apenas as categorias ativas aparecem. Ao ativar a opção, as categorias inativas também são listadas e podem ser usadas como filtro.

O recurso é útil para localizar documentos associados a categorias que já foram desativadas, sem precisar reativá-las.

Pesquisa de usuários na distribuição eletrônica

As seções Usuário e Aplicabilidade da aba Distribuição eletrônica, na tela de dados do documento, agora contam com um campo de pesquisa. Você localiza o usuário desejado buscando por matrícula ou nome, sem precisar percorrer a lista inteira.

Edição simplificada de arquivos assinados durante a revisão

Quando a revisão de um documento retorna para elaboração e o arquivo possui uma versão convertida para PDF com assinatura, o botão Editar arquivo eletrônico agora fica habilitado.

Antes, o usuário precisava remover manualmente o arquivo convertido por meio de vários passos antes de conseguir editar o arquivo original.

Agora, ao clicar em Editar arquivo eletrônico, o sistema exibe uma confirmação informando que o arquivo PDF convertido será removido. Ao confirmar, o PDF é removido automaticamente, a assinatura é descartada e o editor é aberto em seguida. Ao cancelar, tudo permanece como está.

A opção fica disponível quando o usuário tem permissão de edição e a etapa da revisão permite alterações no arquivo. O recurso se aplica a arquivos com assinatura nos status: assinado, aguardando assinatura, rejeitada, tempo expirado ou incompleta.

Para arquivos apenas convertidos (sem assinatura ou com assinatura cancelada), o comportamento de edição permanece o mesmo de antes.

Cancelar documento com cópias em uso via web service

O web service cancelDocument agora aceita o parâmetro CANCELCOPY, que permite cancelar as cópias em uso junto com o documento em uma única chamada.

Antes, quando o documento tinha cópias em uso, o cancelamento via API falhava e era necessário acessar o sistema para cancelar as cópias manualmente. Com o novo parâmetro, o processo pode ser feito inteiramente por integração.

Para utilizar o parâmetro, o usuário da integração precisa ter a permissão de distribuir cópia no documento. Sem ela, a chamada retornará um erro informando que o usuário não possui permissão para a operação.

Novos filtros no widget de revisão do catálogo de serviços

A tela de busca agora conta com filtros adicionais ao criar uma revisão pelo caminho Catálogo de serviços > Documento > Revisão.

Antes, havia apenas um campo de pesquisa rápida, o que dificultava encontrar o documento certo em bases maiores.

Agora, além da pesquisa rápida, você pode filtrar por:

• Categoria — permite seleção hierárquica e exibir subníveis.
• Identificador — permite busca direta pelo identificador do documento.
• Título — permite busca pelo título do documento.
• Atributos — permite filtrar por atributos do documento. Quando uma categoria já está selecionada, a lista de atributos disponíveis é filtrada automaticamente de acordo.

Os filtros podem ser combinados para refinar a busca e localizar o documento com mais precisão.

Novidades no serviço de conversão para PDF

Conversão para PDF em conformidade com o eCTD

Os PDFs gerados pelo serviço de conversão agora atendem nativamente aos requisitos de abertura exigidos pelo eCTD, padrão adotado pela indústria farmacêutica em submissões regulatórias. A conformidade é aplicada automaticamente, sem ajustes manuais ou ferramentas externas. Cada PDF gerado passa a incluir:

• Marcadores de navegação automáticos: quando o documento possui títulos e subtítulos, o PDF é gerado com marcadores (bookmarks) correspondentes, já expandidos por padrão, o que permite localizar rapidamente cada parte do conteúdo.
• Abertura no painel de navegação: ao abrir o arquivo em leitores compatíveis, o painel de marcadores é exibido automaticamente quando houver, ou o painel de miniaturas de páginas quando não houver marcadores, facilitando a leitura desde o primeiro momento.
• Exibição rápida (Fast Web View): os PDFs são gerados com visualização progressiva, o que agiliza a abertura em ambientes online, mesmo em arquivos grandes.
• Compatibilidade com a fonte Zapf Dingbats: símbolos de "concluído", setas e caixas de seleção, que antes podiam ser perdidos ou substituídos durante a conversão, agora são mantidos fielmente no PDF gerado.

Comparação de revisões por palavra

Agora é possível escolher como as diferenças entre revisões de um documento são identificadas — por palavra ou por letra — diretamente na janela de comparação de revisões.

Antes, a comparação era feita sempre letra por letra, o que em alguns casos deixava trechos com aparência irregular e dificultava a leitura das mudanças.

Com a novidade, ao abrir a comparação de revisões, você encontra o campo Tipo de comparação na seção Configuração, onde pode optar entre comparar por palavras completas (padrão) ou letra por letra, conforme o que fizer mais sentido para o documento em análise.

Novas opções de ordenação nas tarefas de revisão e envio de cópias

As tarefas Revisão de documento e Envio de cópias impressas, na Central de tarefas, agora oferecem mais critérios de ordenação, além do Prazo já disponível.

Na tarefa de revisão de documento, você pode ordenar por:

• Etapa da revisão
• Categoria
• Identificador
• Título
• Revisão
• Identificador do workflow
• Título do workflow

Na tarefa de envio de cópias impressas, você pode ordenar por:

• Tipo de destinatário
• Identificador do destinatário
• Nome do destinatário
• Categoria
• Identificador
• Título
• Revisão

Com mais formas de organizar a lista, fica mais fácil priorizar as tarefas conforme a sua rotina de trabalho.

Cópia de arquivos de container complexo ao criar documento a partir de existente

Ao criar um documento a partir de um existente pelo assistente, os arquivos eletrônicos de documentos com container de arquivo complexo agora são copiados para o novo documento.

Antes, a cópia dos arquivos acontecia apenas para conteúdo do tipo simples ou múltiplo. Com a novidade, o tipo complexo passa a ter o mesmo comportamento, evitando que você precise incluir esses arquivos manualmente no documento recém-criado.

Versões anteriores dos menus descontinuadas

Nas últimas versões, os menus Documento (DC003), Revisão (DC007), Revalidação (DC008), Indexação (DC056), Documento (DC021) e Revalidação (DC023) foram migrados para um novo modelo com interface mais moderna, rápida e unificada, centralizando operações que antes ficavam distribuídas em menus separados.

Até a versão 3.1, o uso da nova versão era opcional e os usuários podiam voltar às versões anteriores a qualquer momento.

A partir da versão 3.2, as versões anteriores desses menus deixam de estar disponíveis e o menu Documento (DC010) passa a ser o padrão do componente. A mudança não altera funcionalidades e todas as operações continuam acessíveis no menu atualizado.

Migração das tarefas de solicitação

O SoftExpert Solicitação passou por uma reestruturação na versão 3.2 do sistema.

Com essa mudança, as seguintes tarefas de atendimento de solicitação deixam de fazer parte do SoftExpert Documento:

• Solicitação de documento
• Solicitação de cancelamento de documento
• Solicitação de revisão de documento
• Solicitação de impressão de documento

A partir de agora, essas solicitações são atendidas diretamente pelo componente Solicitação por meio da tarefa Execução de solicitação.

Além disso, a associação de solicitações deixa de ser realizada em uma seção separada e passa a fazer parte da aba Associações.

Centralização de menus

A gestão de dados segue sendo padronizada na versão 3.2 com a centralização de menus no SoftExpert Administração.

Os seguintes menus foram removidos do SoftExpert Documento:

• Roteiro responsável (DC032)
• Roteiro (DC037)
• Modelo de e-mail (DC062)
• Validade (DC044)

O cadastro passa a ser realizado exclusivamente nos menus do SoftExpert Administração:

• Roteiro responsável (AD026)
• Roteiro (AD027)
• Modelo de e-mail (AD085)
• Validade (AD086)

Com essa mudança, a manutenção das informações ocorre em um único local, proporcionando maior consistência entre os componentes e mais agilidade na administração dos dados.

Novas telas principais

A versão 3.2 do SoftExpert Suite traz uma nova interface moderna e padronizada para os menus Tipo de guia de remessa (DC048) e Posto de cópias (DC046).

Com filtros otimizados e uma nova listagem funcional, ficou muito mais fácil visualizar, localizar e gerenciar registros.

Benefícios imediatos da tela:

• Exportação de dados da listagem para reaproveitamento em outros ambientes.
• Integração com APIs para automação.

Essas melhorias foram desenvolvidas para eliminar etapas repetitivas e tornar sua rotina ainda mais produtiva.

Com a nova tela, o SoftExpert Suite oferece uma experiência de uso mais ágil e eficiente, alinhada às necessidades da sua organização.

Consulte as últimas melhorias realizadas neste componente:

• SoftExpert Suite 3.1
• SoftExpert Suite 3.0.0
• SoftExpert Suite 2.2.4
• SoftExpert Suite 2.2.3
• SoftExpert Suite 2.2.2
• SoftExpert Suite 2.2.1
• SoftExpert Suite 2.2.0
• SoftExpert Suite 2.1.9