Documento - 3.1
Clientes on-premise que utilizam assinatura digital ou marca d’água devem configurar os respectivos serviços para serem executados junto ao SoftExpert Suite. A ausência de configuração pode impedir a execução dessas funcionalidades. Clique aqui e siga os passos da documentação técnica para saber como realizar a configuração.
Comparar revisões com IA
A comparação entre revisões de arquivos ficou mais intuitiva com o uso de inteligência artificial.
Ao clicar em Comparar com IA, o sistema abre um visualizador com o documento e os destaques das alterações identificadas entre as revisões.
O recurso Converse com o seu documento também é iniciado automaticamente, com a IA apresentando um resumo das mudanças realizadas.
Assim, é possível compreender rapidamente o que foi alterado, trazendo mais agilidade e clareza para a análise das revisões.
Recurso disponível apenas para clientes Cloud, que possuem licença ativa do SoftExpert Copilot e uma API de Gen AI & NLP configurada.
Gerar alterações de revisão com IA
Agora é possível contar com a inteligência artificial para agilizar o processo de revisão.
Disponível na seção Revisão > Alteração, a opção de geração automática analisa os dados da revisão e do objeto, sugerindo uma lista de alterações relevantes.
Com essa melhoria, você reduz o esforço manual e ganha mais agilidade na identificação de ajustes necessários.
As alterações geradas podem ser revisadas, editadas ou removidas antes de serem salvas, garantindo total controle sobre o resultado final.
- Recurso disponível apenas para clientes Cloud, que possuem licença ativa do SoftExpert Copilot e uma API de Gen AI & NLP configurada.
- Para o recurso funcionar corretamente, é necessário que o serviço de conversão para PDF esteja devidamente configurado.
- Nesta versão, o recurso terá suporte apenas para arquivos eletrônicos no formato PDF com o tamanho máximo de 10 MB.
Preservação de rótulos Microsoft MIP/IRM na conversão para PDF
A conversão de documentos para PDF passa a considerar rótulos de confidencialidade definidos por políticas de DLP do Microsoft Information Protection (MIP/IRM).
Para utilizar o recurso, é necessário habilitar a opção Habilitar Microsoft DLP na conversão para PDF na seção de conversão para PDF do menu Parâmetros gerais (DC035), configurar a integração com a Microsoft e definir se os rótulos devem ser preservados no PDF.
Ao optar por não manter os rótulos, o sistema identifica a classificação de confidencialidade no arquivo original e realiza a conversão, removendo essas proteções no PDF.
Já ao manter os rótulos, a classificação de sensibilidade é preservada também no arquivo convertido, garantindo maior segurança e conformidade das informações.
Com essa melhoria, é possível escolher se os rótulos de proteção serão mantidos ou removidos no arquivo convertido.
Ao manter o rótulo, por se tratarem de arquivos protegidos, algumas ações ficam restritas, como envio para assinatura eletrônica ou digital, aplicação de marca d’água e abertura diretamente no visualizador do sistema, sendo necessário utilizar o navegador ou aplicativo padrão do computador.
Exportação e importação de categorias
A gestão de categorias foi ampliada com a possibilidade de exportação e importação entre ambientes, facilitando a replicação de configurações.
Ao selecionar uma ou mais categorias para exportação, o sistema gera um arquivo contendo seus dados, com exceção dos eventos acionáveis.
Já na importação, é possível definir correspondências necessárias, como mapeamentos de metadados, garantindo a correta adaptação das informações no ambiente de destino.
Com essa funcionalidade, torna-se mais simples padronizar estruturas e agilizar a configuração em diferentes ambientes.
Suplemento para o Word Online
O suplemento do SoftExpert Documento possibilita inserir os blocos de conteúdo cadastrados no sistema diretamente no texto do Word Online, sem precisar copiar e colar informações manualmente.
Isso permite reutilizar cláusulas, trechos padronizados e outros conteúdos aprovados pela organização, garantindo mais consistência e conformidade na elaboração de documentos.
No dia a dia, o recurso reduz retrabalho, evita erros e facilita a criação de documentos mais estruturados e alinhados com os padrões definidos pela empresa.
Acesse o manual completo de instalação do Suplemento para o Word Online em nossa Central de Ajuda!
Novidades no Editor SoftExpert
O Editor SoftExpert foi atualizado com um novo visual e melhorias que tornam a experiência de edição mais fluida e colaborativa.
A área de conteúdo foi ampliada e o sumário de títulos pode ser contraído e posicionado à direita ou à esquerda.
Além disso, é possível marcar o arquivo como favorito diretamente no cabeçalho do editor e utilizar o modo apresentação para facilitar interações em equipe.
Edição off-line
O editor passa a contar com suporte à edição off-line, garantindo continuidade do trabalho mesmo em casos de instabilidade de conexão. As alterações são salvas localmente e sincronizadas assim que a conexão for restabelecida.
Comentários
Foi adicionado suporte a comentários diretamente no conteúdo em edição, permitindo inserir observações, responder interações em formato de thread e acompanhar discussões de forma organizada.
Histórico de versões
O controle de versões foi aprimorado com a introdução de microversões automáticas durante a edição. Ao final de cada dia, essas alterações são consolidadas em uma única versão diária, representando o estado final do arquivo.
O sistema passa a manter até 15 versões consolidadas por arquivo, removendo automaticamente as mais antigas para preservar as mais recentes.
Arquivos de áudio
O editor agora permite incorporar arquivos de áudio nos formatos .ogg e .mp3, possibilitando a reprodução direta no conteúdo. Basta inserir o link do áudio por meio da opção disponível no menu.
Excluir bloco de conteúdo
O editor agora conta com a opção de excluir um bloco inteiro de conteúdo. A ação pode ser realizada ao clicar no botão de mover, correspondente ao bloco de conteúdo, e utilizar a opção de excluir.
Durante a edição off-line, alguns recursos ficam temporariamente indisponíveis, como funcionalidades de IA, inclusão de imagens e arquivos, e a opção de importar conteúdos.
Novidades de regra de negócio para documentos
O SoftExpert Regra de negócio foi ampliado com novos recursos para automação envolvendo documentos, proporcionando maior flexibilidade e inteligência na criação de regras.
Agora, é possível utilizar os gatilhos Quando um documento vence e A cada período de tempo, facilitando o acompanhamento de prazos e a execução automática de ações.
Além disso, documentos podem ser utilizados como condição na definição de regras, permitindo criar automações mais completas e alinhadas ao contexto dos processos.
Também foram adicionadas palavras dinâmicas nas ações de notificação (e-mail, SMS e notificações), que são preenchidas automaticamente no momento do disparo, tornando as comunicações mais contextualizadas e eficientes.
Alteração em massa de categoria
A atualização em massa de categorias foi ampliada para oferecer ainda mais flexibilidade na administração dos registros.
Além do arquivamento, agora também é possível alterar os parâmetros Bloquear cadastro de registros homologados e Enviar conhecimento para registros já existentes de forma conjunta.
Com essa melhoria, a gestão de categorias se torna mais ágil e eficiente, reduzindo a necessidade de ajustes manuais individuais.
Tabela de temporalidade padrão
A definição de tabela de temporalidade foi aprimorada, permitindo configurar uma tabela padrão para preenchimento automático no cadastro de categorias.
Com essa funcionalidade, ao criar uma nova categoria, a tabela de temporalidade definida como padrão já será sugerida, agilizando o processo e garantindo maior padronização.
É possível definir apenas uma única tabela como padrão.
Melhorias na associação de documentos
A tela de associação de documentos foi aprimorada para facilitar a busca e seleção de registros.
Agora, ao utilizar a busca avançada, estão disponíveis os filtros Identificador, Título, Situação, Categoria e Filtrar por atributos, tornando a localização de documentos mais precisa e eficiente.
Além disso, as informações exibidas na tabela de listagem foram melhoradas, proporcionando maior clareza e apoio na escolha dos documentos a serem associados.
Novidades nos protocolos de cópias
A gestão de protocolos de cópias foi aprimorada com a inclusão da aba Associações, permitindo vincular ou criar objetos diretamente a partir do protocolo.
Com essa funcionalidade, é possível associar ou criar itens dos componentes Kanban e Workflow, ampliando a integração entre processos e facilitando o acompanhamento das atividades relacionadas.
Além disso, agora também é possível definir uma área como responsável pelo protocolo de cópias, garantindo maior organização e clareza na gestão.
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Web service downloadElectronicFile2
O web service downloadElectronicFile2 traz melhorias importantes em relação à versão atual.
A nova versão conta com ajustes de nomenclatura e padronização, além de uma alteração no comportamento de retorno, passando a gerar sempre um link para download do arquivo.
Vale destacar que o web service downloadElectronicFile será descontinuado em versões futuras, sendo recomendada a adoção da nova versão assim que disponível.
Melhorias em web services
Os web services newDocument2 e newRevision foram atualizados para permitir a utilização de participantes do tipo Convidado no processo de revisão de documentos.
Com essa melhoria, torna-se possível incluir usuários externos ou não previamente vinculados ao processo, ampliando a flexibilidade e colaboração nas revisões.
Alteração do autor do documento via workflow
A alteração do autor de documentos foi ampliada, permitindo que essa informação seja atualizada via workflow por meio do webservice editDocument.
Com a disponibilização do parâmetro NMAUTHOR, torna-se possível definir ou alterar o autor do documento de forma automatizada, proporcionando mais flexibilidade e aderência aos fluxos de processo.
Novos recursos na Central de tarefas
A tarefa Vencimento de documento na Central de tarefas foi aprimorada com a inclusão de um novo filtro por categoria, disponível no menu lateral esquerdo.
Com essa melhoria, é possível refinar a visualização dos documentos conforme a categoria, facilitando a organização e priorização das atividades relacionadas aos vencimentos.
A tarefa Registro de treinamento na Central de tarefas passa a contar com a nova ação Associar curso.
A novidade torna possível vincular cursos diretamente durante a execução da tarefa, tornando o processo mais ágil e garantindo maior consistência no registro das informações de treinamento.
Novas telas principais com recursos inteligentes
A versão 3.1 do SoftExpert Suite traz uma nova interface moderna e padronizada para os menus:
- Tipo de bloco de conteúdo (DC065).
- Regra (DC055).
- Máscara de identificação (DC033).
- Modelo de e-mail (DC062).
- Perfil de permissão (DC063).
- Navegador dinâmico (DC034).
Com filtros otimizados e uma nova listagem funcional, ficou muito mais fácil visualizar, localizar e gerenciar registros.
Benefícios imediatos da tela:
- Exportação de dados da listagem para reaproveitamento em outros ambientes.
- Edição individual de registros.
- Alteração e exclusão em massa.
- Integração com APIs para automação.
- Acesso direto a registros em dois cliques.
Exclusivamente nos menus Tipo de bloco de conteúdo (DC065) e Regra (DC055), é possível criar registros “Com assistente de IA”, além de criar itens do zero e importar de um arquivo modelo.
Essas melhorias foram desenvolvidas para eliminar etapas repetitivas e tornar sua rotina ainda mais produtiva.
Com a nova tela, o SoftExpert Suite oferece uma experiência de uso mais ágil e eficiente, alinhada às necessidades da sua organização.
O recurso “Com assistente de IA” somente estará disponível para organizações que são clientes Cloud e possuem licença ativa do SoftExpert Copilot.
Migração do menu Documento (AR033)
As funcionalidades do menu de consulta Documento (AR033) do SoftExpert Arquivo Físico foram incorporadas aos menus (DC003), (DC010) e (DC021) do SoftExpert Documento, promovendo maior centralização e eliminando a necessidade de navegação entre diferentes componentes.
Com a melhoria, foram adicionados novos filtros, colunas e relatórios relacionados ao arquivo físico, além de um atalho para solicitação de arquivo físico diretamente no menu de ações.
No menu (DC010), passa a ser exibida uma nova seção na tela de dados do documento com os cards de arquivamento, como corrente, intermediário, gravação em mídia e destinação final, facilitando a visualização das informações.
Filtros |
Colunas |
Relatórios |
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Com essa unificação, o menu (AR033) deixa de ser exibido quando a tela (DC010) está ativada. Já ao utilizar o menu (DC003), o acesso ao menu (AR033) permanece disponível no componente SoftExpert Arquivo físico.
Definir papel do signatário no SoftExpert Sign
O SoftExpert Sign passa a permitir a definição da qualificação do signatário no momento do envio para assinatura.
Com essa melhoria, é possível indicar em que papel o usuário está assinando o documento, como parte, testemunha, representante legal, entre outros.
Para utilizar o recurso, basta informar o signatário e selecionar o papel desejado no campo Assinar como.
A qualificação escolhida será registrada no documento assinado, garantindo mais clareza e validade às assinaturas realizadas.
Envio de anexos no envelope de assinatura do D4Sign
A integração com o assinador D4Sign passa a permitir o envio de arquivos adicionais como anexos em um único envelope de assinatura.
Ao enviar múltiplos arquivos de um documento, o primeiro será considerado o principal, enquanto os demais serão incluídos como anexos.
Para utilizar o recurso, basta marcar a opção Enviar arquivos adicionais como anexos no envelope de assinatura na configuração da integração com D4Sign, no menu Assinatura digital (AD077), e seguir o processo normal de envio para assinatura.
Caso a opção não esteja selecionada, cada arquivo será encaminhado individualmente, em envelopes separados.
Remoção dos menus de revalidação
Os menus de consulta e gestão de revalidação (DC008) e (DC023) foram descontinuados, visando simplificar a navegação e eliminar duplicidades no sistema.
As funcionalidades anteriormente disponíveis nessas telas passam a estar concentradas no menu unificado Documento (DC010), proporcionando uma experiência mais organizada e centralizada para a gestão de revalidações.
Consulte as últimas melhorias realizadas neste componente: