Documento - 3.1
Clientes on-premise que utilizan firma digital o marca de agua deben configurar los respectivos servicios para ser ejecutados junto a SoftExpert Suite. La falta de configuración puede impedir la ejecución de esas funcionalidades. Acceda a la documentación técnica para saber cómo realizar la configuración:
- Linux: Firma digital - Marca de agua
- Windows: Firma digital - Marca de agua
Comparar revisiones con IA
La comparación de revisiones de archivos ahora es más intuitiva gracias al uso de inteligencia artificial.
Al hacer clic en Comparar con IA, el sistema abre un visualizador con el documento y resalta las modificaciones identificadas entre las revisiones.
El recurso Chatee con su documento también es iniciado automáticamente, con la IA presentando un resumen de los cambios realizados.
Así, es posible comprender rápidamente qué ha sido modificado, trayendo más agilidad y claridad para el análisis de las revisiones.
Este recurso está disponible exclusivamente para clientes en entornos Cloud con licencia activa de SoftExpert Copilot y una API Gen AI & NLP configurada.
Generar cambios de revisión con IA
Ahora es posible contar con inteligencia artificial para agilizar el proceso de revisión.
La opción de generación automática, disponible en la sección Revisión > Modificación, analiza los datos de la revisión y del objeto para sugerir una lista de modificaciones relevantes.
Con esta mejora, reduce el esfuerzo manual y gana mayor agilidad a la hora de identificar los ajustes necesarios.
Los cambios generados se pueden revisar, editar o eliminar antes de guardarlos, lo que garantiza un control total sobre el resultado final.
- Este recurso está disponible exclusivamente para clientes en entornos Cloud con licencia activa de SoftExpert Copilot y una API Gen AI & NLP configurada.
- Para que el recurso funcione correctamente, es necesario que el servicio de conversión a PDF esté debidamente configurado.
- En esta versión, el recurso admite únicamente archivos electrónicos en formato PDF con un tamaño máximo de 10 MB.
Preservación de etiquetas Microsoft MIP/IRM en la conversión a PDF
La conversión de documentos a PDF ahora considera las etiquetas de confidencialidad definidas por las políticas DLP de Microsoft Information Protection (MIP/IRM).
Para utilizar el recurso, es necesario activar la opción Habilitar Microsoft DLP en la conversión a PDF en la sección de conversión a PDF del menú Parámetros generales (DC035), configurar la integración con Microsoft y definir si las etiquetas deben preservarse en el PDF.
Al optar por no mantener las etiquetas, el sistema identifica la clasificación de confidencialidad en el archivo original y realiza la conversión, eliminando esas protecciones en el PDF.
En cambio, al mantener las etiquetas, la clasificación de sensibilidad también se preserva en el archivo convertido, garantizando una mayor seguridad y conformidad de las informaciones.
Con esta mejora, es posible elegir si las etiquetas de protección se mantendrán o eliminarán en el archivo convertido.
Al mantener la etiqueta, debido a que se trata de archivos protegidos, algunas acciones quedan restringidas, como el envío para firma electrónica o digital, la aplicación de marca de agua y la apertura directa en el visualizador del sistema, siendo necesario utilizar el navegador o la aplicación predeterminada de la computadora.
Exportación e importación de categorías
La gestión de categorías se ha ampliado con la posibilidad de exportar e importar entre entornos, facilitando la replicación de configuraciones.
Al seleccionar una o más categorías para exportación, el sistema genera un archivo que contiene sus datos, con excepción de los eventos accionables.
En la importación, es posible definir correspondencias necesarias, como mapeos de metadatos, garantizando la correcta adaptación de la información en el entorno de destino.
Con esta funcionalidad, se vuelve más simple estandarizar estructuras y agilizar la configuración en diferentes entornos.
Complemento para Word Online
El complemento de SoftExpert Documento permite insertar los bloques de contenido registrados en el sistema directamente en el texto de Word Online, sin necesidad de copiar y pegar información manualmente.
Esto permite reutilizar cláusulas, fragmentos estandarizados y otros contenidos aprobados por la organización, garantizando mayor consistencia y conformidad en la elaboración de documentos.
En el día a día, el recurso reduce el retrabajo, evita errores y facilita la creación de documentos más estructurados y alineados con los estándares definidos por la empresa.
¡Acceda al manual completo de instalación del complemento para Word Online en nuestra Central de ayuda!
Novedades en el Editor SoftExpert
El Editor SoftExpert fue actualizado con una nueva interfaz y mejoras que hacen que la experiencia de edición sea más fluida y colaborativa.
El área de contenido fue ampliada y el índice de títulos puede contraerse y posicionarse a la derecha o a la izquierda.
Además, es posible marcar el archivo como favorito directamente desde el encabezado del editor y utilizar el modo presentación para facilitar las interacciones en equipo.
Edición offline
El editor pasa a ofrecer soporte para edición fuera de línea, permitiendo continuar el trabajo incluso cuando haya inestabilidad en la conexión. Los cambios se guardan localmente y se sincronizan tan pronto como se restablezca la conexión.
Comentarios
El editor ahora admite comentarios directamente en el contenido, permitiendo registrar observaciones, responder interacciones en formato de thread y monitorear discusiones.
Historial de versiones
El control de versiones fue mejorado con la introducción de microversiones automáticas durante la edición. Al final de cada día, estos cambios se consolidan en una única versión diaria, representando el estado final del archivo.
El sistema pasa a mantener hasta 15 versiones consolidadas por archivo, eliminando automáticamente las más antiguas para preservar las más recientes.
Archivos de audio
El editor ahora permite incorporar archivos de audio en los formatos .ogg y .mp3, posibilitando la reproducción directa dentro del contenido. Basta con insertar el enlace del audio mediante la opción disponible en el menú.
Excluir bloque de contenido
El editor ahora cuenta con la opción de eliminar un bloque completo de contenido. La acción puede realizarse haciendo clic en el botón de mover correspondiente al bloque de contenido y utilizando la opción de excluir.
Durante la edición offline, algunos recursos quedan temporalmente indisponibles, como las funcionalidades de IA, la inclusión de imágenes y archivos, y la opción de importar contenidos.
Novedades de regla de negocio para documentos
SoftExpert Regla de negocio fue ampliado con nuevos recursos de automatización relacionados con documentos, proporcionando mayor flexibilidad e inteligencia en la creación de reglas.
Ahora, es posible utilizar los disparadores Cuando un documento vence y En cada período de tiempo, facilitando el seguimiento de plazos y la ejecución automática de acciones.
Además, los documentos pueden utilizarse como condición en la definición de reglas, permitiendo crear automatizaciones más completas y alineadas con el contexto de los procesos.
También se agregaron palabras dinámicas en las acciones de notificación (e-mail, SMS y notificaciones), las cuales se completan automáticamente al momento de la ejecución, haciendo que las comunicaciones sean más contextualizadas y eficientes.
Modificación en masa de categoría
La actualización masiva de categorías se ha ampliado para proporcionar mayor flexibilidad en la gestión de registros.
Además del archivado, ahora también es posible modificar los parámetros Bloquear inscripción de registros homologados y Enviar conocimiento a los registros existentes de forma conjunta.
Con esta mejora, la gestión de categorías se vuelve más ágil y eficiente, reduciendo la necesidad de ajustes manuales individuales.
Tabla de temporalidad estándar
La definición de la tabla de temporalidad fue mejorada, permitiendo configurar una tabla predeterminada para el llenado automático en el registro de categorías.
Con esta funcionalidad, al crear una nueva categoría, la tabla de temporalidad definida como predeterminada ya será sugerida, agilizando el proceso y garantizando una mayor estandarización.
Solo es posible definir una única tabla como predeterminada.
Mejoras en la asociación de documentos
La pantalla de asociación de documentos fue mejorada para facilitar la búsqueda y selección de registros.
Ahora, al utilizar la búsqueda avanzada, están disponibles los filtros Identificador, Título, Situación, Categoría y Filtrar por atributos, haciendo que la localización de documentos sea más precisa y eficiente.
Además, la información mostrada en la tabla de lista fue mejorada, proporcionando mayor claridad y apoyo en la selección de los documentos que serán asociados.
Novedades en los protocolos de copias
La gestión de protocolos de copias fue mejorada con la inclusión de la pestaña Asociaciones, permitiendo vincular o crear objetos directamente desde el protocolo.
Con esta funcionalidad, es posible asociar o crear elementos de los componentes Kanban y Workflow, ampliando la integración entre procesos y facilitando el seguimiento de las actividades relacionadas.
Además, ahora también es posible definir un área como responsable del protocolo de copias, garantizando una mayor organización y claridad en la gestión.
.
Web service downloadElectronicFile2
El web service downloadElectronicFile2 incorpora mejoras importantes en relación con la versión actual.
La nueva versión cuenta con ajustes de nomenclatura y estandarización, además de un cambio en el comportamiento de retorno, pasando a generar siempre un enlace para la descarga del archivo.
Cabe destacar que el web service downloadElectronicFile será descontinuado en futuras versiones, por lo que se recomienda la adopción de la nueva versión tan pronto como esté disponible.
Mejoras en web services
Los web services newDocument2 y newRevision fueron actualizados para permitir el uso de participantes del tipo Invitado en el proceso de revisión de documentos.
Con esta mejora, ahora es posible incluir usuarios externos o no previamente vinculados al proceso, ampliando la flexibilidad y la colaboración en las revisiones.
Modificación del autor del documento vía workflow
La modificación del autor de documentos fue ampliada, permitiendo que esta información se actualice mediante workflow a través del web service editDocument.
Con la disponibilidad del parámetro NMAUTHOR, ahora es posible definir o modificar el autor del documento de forma automatizada, proporcionando mayor flexibilidad y alineación con los flujos de proceso.
Nuevos recursos en la Central de tareas
La tarea Vencimiento de documento en la Central de tareas fue mejorada con la inclusión de un nuevo filtro por categoría, disponible en el menú lateral izquierdo.
Con esto, es posible refinar la visualización de los documentos según la categoría, facilitando la organización y priorización de las actividades relacionadas con los vencimientos.
La tarea Registro de capacitación en la Central de tareas ahora cuenta con la nueva acción Asociar curso.
Esta novedad permite vincular cursos directamente durante la ejecución de la tarea, haciendo el proceso más ágil y garantizando una mayor consistencia en el registro de la información de capacitación.
Nuevas pantallas principales con recursos inteligentes
La versión 3.1 de SoftExpert Suite trae una nueva interfaz moderna y estandarizada para los menús:
- Tipo de bloque de contenido (DC065).
- Regla (DC055).
- Máscara de identificación (DC033).
- Modelo de e-mail (DC062).
- Perfil de permiso (DC063).
- Navegador dinámico (DC034).
Con filtros optimizados y una nueva lista funcional, ahora es mucho más fácil visualizar, localizar y gestionar registros.
Beneficios inmediatos de la pantalla:
- Exportación de datos de la lista para su reutilización en otros entornos.
- Edición individual de registros.
- Modificación y exclusión en masa.
- Integración con APIs para la automatización.
- Acceso directo a los registros con dos clics.
Exclusivamente en los menús Tipo de bloque de contenido (DC065) y Regla (DC055), es posible crear registros "Con asistente de IA", además de crear ítems desde cero e importar de un archivo modelo.
Estas mejoras se han desarrollado para eliminar pasos repetitivos y hacer que su rutina sea aún más productiva.
Con la nueva pantalla, el sistema ofrece una experiencia de uso más ágil y eficiente, alineada con las necesidades de su organización.
El recurso "Con asistente de IA" solo estará disponible para organizaciones que sean clientes Cloud y tengan licencia activa de SoftExpert Copilot.
Migración del menú Documento (AR033)
Las funcionalidades del menú de consulta Documento (AR033) de SoftExpert Archivo físico fueron incorporadas a los menús (DC003), (DC010) y (DC021) de SoftExpert Documento, promoviendo mayor centralización y eliminando la necesidad de navegación entre diferentes componentes.
Con esta mejora, se agregaron nuevos filtros, columnas y reportes relacionados con el archivo físico, además de un acceso directo para la solicitud de archivo físico directamente desde el menú de acciones.
En el menú (DC010), ahora se muestra una nueva sección en la pantalla de datos del documento con los cards de archivo, como corriente, intermedio, grabación en dispositivo multimedia y destino final, facilitando la visualización de la información.
Filtros |
Columnas |
Reportes |
|
|
|
La unificación realizada hace que el menú (AR033) deje de visualizarse cuando la pantalla (DC010) está habilitada. Por otro lado, al utilizar el menú (DC003), el acceso al menú (AR033) permanece disponible en el componente SoftExpert Archivo físico.
Definir rol del signatario en SoftExpert Sign
SoftExpert Sign ahora permite definir la calificación del signatario al momento de enviar el documento para la firma.
Con esta mejora, es posible indicar el tipo de participación del firmante en el documento, incluyendo opciones como parte, testigo y representante legal.
Para utilizar esta funcionalidad, basta seleccionar el signatario y definir el rol correspondiente en el campo Firmar como.
La calificación definida será registrada en el documento firmado, proporcionando más transparencia y validez a las firmas realizadas.
Envío de adjuntos en el sobre de firma de D4Sign
La integración con la herramienta de firma D4Sign ahora permite enviar archivos adicionales como adjuntos en un único sobre de firma.
Al enviar múltiples archivos de un documento, el primero será considerado el principal, mientras que los demás serán incluidos como adjuntos.
Para utilizar el recurso, basta marcar la opción Enviar archivos adicionales como adjuntos en el sobre de firma en la configuración de la integración con D4Sign, en el menú Firma digital (AD077), y seguir el proceso normal de envío para la firma.
Si la opción no está seleccionada, cada archivo será enviado individualmente en sobres separados.
Remoción de los menús de revalidación
Los menús de consulta y gestión de revalidación (DC008) y (DC023) fueron descontinuados con el objetivo de simplificar la navegación y eliminar duplicidades en el sistema.
Las funcionalidades anteriormente disponibles en estas pantallas pasan a concentrarse en el menú unificado Documento (DC010), proporcionando una experiencia más organizada y centralizada para la gestión de revalidaciones.
Consulte las últimas mejoras realizadas en este componente: