Configurar notificações via SMS e WhatsApp
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Processo (PM063).
- Licença ativa do SoftExpert Copilot.
- API de integração configurada no menu SoftExpert Copilot > Configuração > Central de integrações (CO010).
- Conta ativa e corretamente configurada na Twilio ou na Zenvia, utilizadas como interface de disparo de mensagens.
Apresentação
A funcionalidade de notificações via SMS e WhatsApp permite automatizar o envio de mensagens personalizadas diretamente a partir do fluxo BPMN, oferecendo comunicação imediata e em tempo real com usuários internos e externos ao sistema.
Totalmente integrada ao SoftExpert Copilot e a provedores de mensageria como Twilio e Zenvia, a funcionalidade garante uma automação completa, eliminando etapas manuais em fluxos críticos e assegurando que o envio ocorra de forma segura, rastreável e padronizada.
As mensagens podem ser personalizadas dinamicamente, utilizando variáveis do processo ou de formulários, permitindo que o conteúdo se adapte automaticamente ao contexto de cada instância. Além disso, todas as notificações enviadas são registradas, proporcionando rastreabilidade e controle de logs para fins de auditoria e monitoramento.
Veja como configurar o envio de notificações via SMS e WhatsApp:
Configurar notificação via atividade de sistema
1. Acesse o menu Processo (PM063).
2. Crie um processo BPMN ou utilize o botão 
para abrir o fluxograma do processo existente no qual deseja configurar a notificação.
3. Adicione uma atividade de sistema ao fluxo. Clique no botão Salvar para habilitar os dados da atividade.
4. Dê um duplo clique sobre a atividade de sistema ou selecione-a e clique na opção Dados.
5. Nos dados gerais da atividade, selecione o campo Integrações e escolha a opção Notificação.
6. Clique na opção Configurar notificação.
7. Na janela que será aberta, escolha se a notificação será via SMS ou WhatsApp e clique em Criar em branco.
8. Execute todas as etapas para configurar corretamente a notificação:
Notificação
Nesta etapa, deve ser configurada a mensagem que será enviada via SMS ou WhatsApp. As configurações variam conforme a forma de envio escolhida.
Configurar mensagem SMS:
1. Clique no botão Preencher.
2. Na seção Conteúdo da mensagem, insira o texto que será enviado. Se desejar, utilize Palavras dinâmicas para complementar o conteúdo com dados do processo ou campos do formulário. Basta clicar no dado ou campo desejado para que a variável correspondente seja automaticamente inserida no conteúdo.
3. Clique no botão Salvar e voltar.
4. Após configurar o texto da mensagem, clique no botão Próximo.
Configurar mensagem do WhatsApp:
1. Clique no botão Preencher.
2. Selecione o template da mensagem. O sistema permite escolher a versão do template em português, inglês ou espanhol.
3. Na seção Palavras-chave, selecione se as variáveis serão substituídas por dados do processo ou por valores preenchidos em campo do formulário.
4. Clique no botão Salvar e voltar.
5. Após configurar o texto da mensagem, clique no botão Próximo.
Não é possível avançar para as próximas etapas sem preencher o conteúdo do idioma padrão da mensagem.
Destinatários
Nesta etapa, informe os destinatários da mensagem.
1. Clique no botão 
.
2. Na tela que será aberta, clique no campo Controle para definir se o destinatário será um usuário, uma área, uma função, uma equipe ou um campo de origem dos dados de destino, como, por exemplo, um número de telefone informado em um formulário do processo.
3. Utilize os demais campos para buscar e selecionar o destinatário desejado.
4. Clique no botão 
.
5. Após informar todos os destinatários necessários. Clique no botão Próximo.
Não há limite para a quantidade de destinatários. Insira quantos forem necessários.
Retorno
Nesta etapa, defina se deseja receber confirmação de entrega ou resposta.
Clique no botão Configurar para selecionar o atributo do processo ou o campo do formulário em que a resposta do usuário ficará gravada.
Tratamento de exceção
Nesta etapa, configure o comportamento do processo em caso de falha de envio.
- Ignorar e continuar o processo: o processo prossegue normalmente, mesmo que a mensagem não seja enviada.
- Parar a execução do processo: a execução do processo é interrompida imediatamente em caso de falha no envio.
- Acionar um evento de erro: ao selecionar esta opção, o sistema acionará um evento de erro definido no fluxo BPMN. No campo Alvo, selecione o evento de erro que será disparado caso o envio falhe.
9. Clique em Finalizar.
10. Salve os dados da atividade de sistema e homologue o processo. O envio da mensagem será realizado automaticamente durante a execução da atividade de sistema, conforme os parâmetros definidos.
Configurar notificação via evento de mensagem
1. Acesse o menu Processo (PM063).
2. Crie um processo BPMN ou utilize o botão para abrir o fluxograma do processo existente no qual deseja configurar a notificação.
3. Adicione um evento Mensagem (enviar) ao fluxo. Clique no botão Salvar para habilitar os dados do evento.
4. Dê um duplo clique sobre o evento ou selecione-o e clique na opção Dados.
5. Selecione a opção SMS e WhatsApp.
6. Na aba Conteúdo, escolha se a notificação será via SMS ou WhatsApp e clique em Criar em branco.
7. Configure a mensagem que será enviada via SMS ou WhatsApp. As configurações variam conforme a forma de envio escolhida.
Configurar mensagem SMS
1. Clique no botão Preencher.
2. Na seção Conteúdo da mensagem, insira o texto que será enviado. Se desejar, utilize Palavras dinâmicas para complementar o conteúdo com dados do processo ou campos do formulário. Basta clicar no dado ou campo desejado para que a variável correspondente seja automaticamente inserida no conteúdo.
3. Clique no botão Salvar e voltar.
4. Após configurar o texto da mensagem, clique no botão Próximo.
Configurar mensagem do WhatsApp
1. Clique no botão Preencher.
2. Selecione o template da mensagem. O sistema permite escolher a versão do template em português, inglês ou espanhol.
3. Na seção Palavras-chave, selecione se a variável será substituída por um dado do processo ou por um valor preenchido em um campo do formulário.
4. Clique no botão Salvar e voltar.
5. Após configurar o texto da mensagem, clique no botão Próximo.
8. Utilize a aba Notificado para informar os destinatários da mensagem. Clique no botão .
9. Na tela que será aberta, clique no campo Controle para definir se o destinatário será um usuário, uma área, uma função, uma equipe ou um campo de origem dos dados de destino, como, por exemplo, um número de telefone informado em um formulário do processo.
10. Utilize os demais campos para buscar e selecionar o destinatário desejado. Com o destinatário selecionado, clique no botão .
11. Salve os dados do evento utilizando o botão e homologue o processo. Ao ser atingido no fluxo, o evento enviará automaticamente a mensagem configurada pelo canal escolhido.
• Utilize os botões 
e 
se deseja editar ou excluir o texto inserido para a mensagem.
• Se desejar inserir a tradução da mensagem para outros idiomas, clique em Incluir/Remover idiomas e, no campo Idioma(s) da mensagem, selecione todos os idiomas para os quais o texto será traduzido.
- Após a seleção, clique em Configurar mensagem e, em seguida, em Preencher para inserir o conteúdo no idioma correspondente.
- O SMS ou a mensagem de WhatsApp será enviada no idioma definido no perfil do usuário. Caso não exista uma tradução configurada para o idioma do destinatário, a mensagem será enviada no idioma padrão.
- Se o número de telefone for obtido a partir de um atributo ou de um campo de tabela, o destinatário receberá a mensagem no idioma padrão.
• Se forem inseridas versões da mensagem para SMS e WhatsApp, ambas serão enviadas quando a atividade de sistema for executada.
• Confira mais informações sobre a configuração das APIs de integração no SoftExpert Copilot clicando aqui.
• Para mais informações sobre a configuração e modelagem dos processos, consulte a documentação do SoftExpert Processo.
• As mensagens enviadas seguem os padrões de segurança das APIs da Twilio e da Zenvia, respeitando a autenticação via token configurado na Central de Integrações (COP010).
• É importante garantir que o campo de número de telefone seja validado para o formato internacional (ex: +55XXXXXXXXXX).
• O SoftExpert Suite não armazena o conteúdo das mensagens enviadas, apenas os registros de disparo e status.
• É recomendável que a configuração das integrações com Twilio ou Zenvia seja validada pelo administrador técnico do sistema antes da utilização nas atividades de sistema ou eventos de mensagem.
Conclusão
Pronto! Agora você já sabe como integrar canais de mensagem diretamente ao fluxo BPMN, garantindo eficiência, rastreabilidade e agilidade na comunicação de eventos e status de processos.